Umsetzung des Audit Managements in BITqms

Die strukturierte Umsetzung des Audit Managements stellt einen wesentlichen Bestandteil der kontinuierlichen Verbesserung im Qualitätsmanagement dar.

Je nach Bereich wird bei einem Audit entweder der Ist-Zustand analysiert oder ein Vergleich des ursprünglichen Soll-Zustands mit den tatsächlich erreichten Zielen ermittelt. Hierbei muss das Audit Management sicherstellen, dass die Anforderungen verschiedener Normen und Regelwerke (beispielsweise bezüglich Arbeitssicherheit, Qualität oder Ressourcen) erfüllt werden.

  • Audit gezielt planen.
  • Schwerpunkte setzen.
  • Verbesserungspotentiale erkennen.
  • Maßnahmen ableiten.

Damit das Audit Management aber nicht erheblichen Mehraufwand mit sich bringt, gibt es ein paar Punkte, die bei der Auditplanung und auch – Durchführung beachtet werden sollten:

Ein Teil der Umsetzung des Audit Managements: Auditplanung.

Im Einrichtungsalltag existieren viele verschiedene Audits mit jeweils anderen Zielsetzungen, Zielgruppen und Fragestellungen: Risikoaudit, Hygieneaudit, Internes Audit, Finanzaudit, Projektaudit sowie Lieferantenaudit sind nur einige Beispiele.

Gerade wegen dieser Vielzahl an Audits ist eine strukturierte Auditplanung und Analyse vorhergehender Bewertungsergebnisse so wichtig:

Wie wird festgelegt, welche Auditdurchführungen in welchem Turnus wiederholt werden? Welche Unternehmensbereiche und Themen werden häufiger als andere auditiert? Welche vorangegangenen Ergebnisse werden besonders berücksichtigt?

Eine zentrale und übersichtliche Auditplanung ist daher von großer Wichtigkeit. Werden Audits regelmäßig wiederholt, kann der Pflegeaufwand durch eine strategisch sinnvolle Auditplanung deutlich reduziert werden.

Besonders hervorzuheben ist hierbei die regelbasierte Auditplanung basierend auf Ergebnissen der vorangegangenen Auditdurchführung. Mit BITqms können erneute Auditdurchführungen beispielsweise automatisch geplant werden, wenn bei einem internen Audit weniger als 50% der Punkte erreicht wurden. Oder es kann festgelegt werden, dass ein bestimmtes Audit mindestens alle drei Jahre stattfinden muss.

Die Regeln, nach denen die Auditdurchführungen geplant werden, können dabei individuell definiert werden.

So wird der Aufwand für die Auditplanung deutlich reduziert und gleichzeitig sichergestellt, dass Audits unter bestimmten Kriterien erneut durchgeführt werden.
Die Auditplanung kann hierbei manuell (durch den Benutzer nach vorgegebenem Plan) oder automatisch, nach Prioritäten unterteilt, erfolgen.

Koordination und Kommunikation im Audit Management.

Wie erfolgt die Koordination der Abläufe? Wie werden Kommunikation und Informationsweitergabe zwischen den Bearbeitern und Verantwortlichen sichergestellt?

Die systematische Arbeitsorganisation aller Auditphasen sowie die Sicherstellung reibungsloser Kommunikation kann unkompliziert durch die Software BITqms erfolgen.

Termine, Verantwortlichkeiten, Aufgaben, Dokumente, Fragen und Ergebnisse werden zu einem Audit hinterlegt und der Auditablauf durch frei definierbare Workflows gesteuert.

Klare Strukturen bewirken, dass alle wichtigen Informationen den zuständigen Personen und Abteilungen zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen und die Verantwortlichen bei Verzögerungen oder Ergebnisabweichungen sofort automatisch benachrichtigt werden.

Von entscheidender Wichtigkeit für ein erfolgreiches Auditmanagement ist zudem die interne Kommunikation. Nur so kann transparent bleiben, welche Resultate ein Audit gebracht hat und wie daraus erfolgte Maßnahmen in den Arbeitsalltag integriert werden können.

BITqms hilft dabei, den Informationsfluss zu fördern und Reibungsverluste zu minimieren – während der Auditdurchführung gewonnene Erkenntnisse stehen allen Verantwortlichen zentral am Vorgang zur Verfügung, resultierende Maßnahmen werden transparent kommuniziert und deren Abarbeitung über verschiedene Übersichtslisten und Berichte überwacht.

So können nicht nur Auditergebnisse sinnvoll genutzt, sondern auch interner Widerstand gegenüber Audits abgebaut werden.

Wichtiger Faktor: Vergleichbarkeit der Auditergebnisse.

Wie kann auch bei verschiedenen Bearbeitern und Auditoren die Vergleichbarkeit der Ergebnisse gewährleistet werden?

Auditfragen, Antwortmöglichkeiten, Feststellungen und Korrekturmaßnahmen können mit BITqms vorab zentral vordefiniert werden. Während der Auditdurchführung werden dann die passenden Antwortmöglichkeiten und zutrefffenden Feststellungen ausgewählt.

So wird auch bei verschiedenen Bearbeitern eine Vergleichbarkeit der Ergebnisse gewährleistet.

Detailliert und zeitsparend: Die mobile Datenerfassung.

Wie kann bei der Auditdurchführung Zeit eingespart werden und trotzdem eine detaillierte Dokumentation der Erkenntnisse erfolgen?

Die Prüfung und Bewertung der Auditfragen erfolgt über BITqms2Go mobil direkt vor Ort. Die Beantwortung des Fragenkatalogs kann mit BITqms völlig standortunabhängig erfolgen.

Der Vorteil: Die Ergebnisse der Audits können mit wenigen Klicks jederzeit überall dokumentiert und um Bild- oder Sprachaufnahmen ergänzt werden. So kann eine detailgetreue Dokumentation erfolgen und dennoch Bearbeitungszeit eingespart werden.

Ausführliche Beschreibungen werden unkompliziert mit einer Sprachnachricht aufgezeichnet, statt mühsam eingegeben – oder durch eine aussagekräftige Bildaufnahme ersetzt.

Das Highlight: Zudem kann BITqms2Go offline betrieben werden. Gerade in Produktionsstätten und abgelegenen oder sicherheitsrelevanten Bereichen steht eine Internetverbindung nicht immer zur Verfügung. Mit BITqms2Go haben Sie mit diesen externen Eventualitäten nicht zu kämpfen.

Die Synchronisation der Daten mit BITqms erfolgt im Anschluss an eine erneute Internetverbindung automatisch, sodass ein manuelles Nachtragen der Ergebnisse entfällt.

Praktisch: Alle relevanten Informationen stehen dem Auditor in Form von Mitgeltenden Unterlagen direkt am Prozess zur Verfügung (Arbeitsanweisungen, Richtlinien, Hintergrundinformationen, etc.).

Effiziente Nutzung der Auditergebnisse.

Wie kann ich gewährleisten, dass die Auditergebnisse systematisch ausgewertet und Verbesserungspotenziale zeitnah umgesetzt werden? Wie können Bereiche mit besonderem Handlungsbedarf unkompliziert identifiziert werden?

In Abhängigkeit der Auditergebnisse werden entsprechende Verbesserungsmaßnahmen vom System vorgeschlagen. Diese können durch den zuständigen Bearbeiter auf Knopfdruck angestoßen werden, so wird auch bei verschiedenen Auditoren und Bearbeitern eine einheitliche Vorgehensweise gewährleistet und Verbesserungspotentiale werden umgehend genutzt.

Der Auditbericht kann nach Beenden der Auditdurchführung auf Knopfdruck erstellt werden. Außerdem stehen verschiedene Berichte (Trendauswertung, Benchmark etc.) für die weitere Analyse der Auditergebnisse zur Verfügung.

Maßgeschneidert für Ihre Einrichtung.

Bedeutet die Nutzung einer Software aber nicht automatisch, dass wir unsere Unternehmensprozesse an die Standardprozesse und Vorgaben der Software anpassen müssen?

Nicht mit BITqms: Arbeitsabläufe (Workflows) können ganz individuell auf Ihre Einrichtungen zugeschnitten werden.  Egal ob parallele oder nacheinander geschaltete Bearbeitungsvorgänge, die Weitergabe benötigter Zusatzinformationen oder ein speziell gestalteter Auditbericht – mit BITqms ist all das kein Problem.

Die Software passt sich dank flexibel definierbarer Abläufe, individuell gestaltbarer Berichte und der Definition von benutzerdefinierten Feldern jeder Einrichtungsanforderung an.

Audit Management mit BITqms umsetzen.

  • Zentrale Auditplanung und -durchführung.
  • Bei Ergebnisabweichungen automatische Maßnahmeneinleitung.
  • Zuverlässige Kontrolle der abgeleiteten Maßnahmen (Wirksamkeitsprüfung).
  • Nutzensteigerung und Kosteneinsparung durch systematisches, durchgängiges Auditmanagement.
  • Reduzierter Pflegeaufwand bei periodischer Durchführung von Audits.
  • Verbesserte Information und Vermeidung interner Reibungsverluste durch automatisierte Kommunikation.