Identifikation von Schwachstellen und Optimierungspotenzial durch Fachberatungs-Audits (Externes Audit).

Wie sie ein externes Audit bzw. ein Fachberatungs-Audit mit BITqms durchführen, erfahren Sie im Folgenden.

Mithilfe der Audits wird der Soll- mit dem Ist-Zustand der Einrichtung verglichen. Dabei aufgedeckte Differenzen bieten Verbesserungspotenziale und gewährleisten die kontinuierliche Qualitätssicherung für die Zukunft.

Denn gerade im Gesundheitswesen spielt die Qualitätssicherung eine entscheidende Rolle. So könnten Defizite im Hygienebereich einer Einrichtung, die an die Öffentlichkeit gelangen, zu einem erheblichen Imageverlust und damit zu einer Verschlechterung der Marktposition einer gesamten Klinikgruppe führen.
Klinikgruppen haben daher ein großes Interesse die Einhaltung der Richtlinien in allen Einrichtungen zu gewährleisten.

Aus diesen Gründen ist die Durchführung von Fachberatungs-Audits (Externes Audit) eine sinnvolle Maßnahme, um Vergleichbarkeit zwischen den Einrichtungen zu schaffen und die Einhaltung der Vorgaben zu gewährleisten.

Der Fachberater verfügt als Experte aus der Branche verfügt nicht nur über enormes Fachwissen, sondern bringt auch den benötigten objektiven Blick von Außen mit: Er kann die Situation in den einzelnen Einrichtungen neutral bewerten, Schwachstellen analysieren und Verbesserungspotentiale identifizieren.

Zu den Inhalten externer Audits durch Fachberater können beispielsweise die Überprüfung von Prozessen zur Qualitätssicherung gehören. Die Ergebnisse des Fachberatungs-Audits sollten als Grundlage für zukünftige Entscheidungen und Konsequenzen dienen und daher allen Verantwortlichen zeitnah zur Verfügung gestellt werden

Doch wie kann Vergleichbarkeit zwischen den Einrichtungen gewährleistet werden?

Gerade im Gesundheitswesen ist die Vergleichbarkeit der Auditergebnisse ein großes Problem. Kommt noch der Einsatz unterschiedlicher externer Auditoren hinzu, ist die Vergleichbarkeit mehrerer Einrichtungen nahezu unmöglich. Denn jeder Auditor hat seine ganz eigenen Maßstäbe, gibt eigene Antworten und achtet auf unterschiedliche Nuancen und Abweichungen.

Auch eine nachvollziehbare Dokumentation und Bereitstellung der Auditergebnisse kann problematisch werden: Per Mail oder in Papierform herumgereichte Auditberichte und Prüfergebnisse birgen das Risiko, verloren zu gehen. Zentral gespeicherte Informationen, die auch im zeitlichen Verlauf übersichtlich nachvollziehbar und auswertbar sind, sind in diesem Fall auch nicht mehr gegeben.

Das manuelle Erfassen und anschließende Übertragen von Auditergebnissen bringt neben dem hohen zeitlichen Aufwand auch die Gefahr mit sich, Daten zu vergessen oder falsch aufzufassen.

Wie können Fachberatungs-Audits nachvollziehbar und vergleichbar durchgeführt und sinnvoll ausgewertet werden?

Die richtige Vorbereitung für ein externes Audit.

Der Grundstein für eine systematische Auswertung der Fachberatungs-Audits kann mit der Qualitäts- und Managementsoftware BITqms bereits bei der Planung der Audits gelegt werden: Mit BITqms wird im Vorfeld an die Fachberatungsaudits ein standardisierter Fragenkatalog für die Auditdurchführung erstellt – Fragen, Antwortmöglichkeiten sowie mögliche Feststellungen und Abweichungen können so vorab völlig frei definiert werden.

Bei der Durchführung des Fachberatungsaudits wählt der Auditor dann die zutreffende vordefinierte Antwort aus und überprüft, ob die möglichen Feststellungen zutreffen.

So wird das Augenmerk des Fachberatungs-Auditors auf alle relevanten Aspekte gelenkt. Antworten, Einschätzungen und Bewertungen werden jeweils mit demselben Wortlaut angegeben (durch Auswahl des Zutreffenden) – auch bei unterschiedlichen Auditoren wird so eine Vergleichbarkeit der Auditergebnisse gewährleistet.

Subjektive Einschätzungen und Eindrücke kann der Auditor zudem durch Kommentare in eigenen Worten festhalten.

Unkomplizierte Datenerfassung direkt vor Ort.

Die Durchführung eines Fachberatungsaudit kann mit BITqms2Go direkt vor Ort erfolgen. So können Antworten, Feststellungen und weitere Erkenntnisse unmittelbar festgehalten und bei Bedarf sogar mit Bild- und Sprachaufnahmen weiter dokumentiert werden.

Gerade über Bildaufnahmen können viele Sachverhalte präzise und dennoch zeitsparend erfasst und dokumentiert werden.
So werden die Auditergebnisse und Bewertungen auch für die Verantwortlichen oder weitere Bearbeiter nachvollziehbar festgehalten.

Dabei kann die Auditdurchführung sogar offline, also ohne bestehende Internetverbindung erfolgen. Die Übertragung der Daten in BITqms erfolgt im Anschluss an die Auditdurchführung auf Knopfdruck, sobald eine Internetverbindung besteht. Eine manuelle Übertragung bzw. ein Nachtragen der Auditergebnisse ins System ist somit nicht nötig.

Sobald die Synchronisation erfolgt ist, stehen die Auditergebnisse sowie verschiedene Auswertungsmöglichkeiten für das Fachberatungsaudit für alle Verantwortlichen zur Verfügung.

Auditergebnisse für ein externes Audit gezielt kommunizieren und effektiv nutzen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Nachbereitung der Audits. Hierbei geht es darum, die gewonnenen Daten und Erkenntnisse auszuwerten und aus den Ergebnissen Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten.

Abhängig von den Auditergebnissen, bestimmten Antworten oder Feststellungen werden passende Verbesserungs- und Korrekturmaßnahmen direkt durch BITqms vorgeschlagen. Dies trägt erheblich zu einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess bei.

Sobald die Auditergebnisse vorliegen, können Verantwortliche und nachfolgende Bearbeiter automatisch per E-Mail-Benachrichtigung informiert werden.
Zudem können Kenntnisnahmen der Auditergebnisse angefordert werden. Über die Kenntnisnahmen kann gewährleistet werden, dass Verantwortliche, Abteilungsleiter, etc. über die Auditergebnisse und die daraus hergeleiteten Maßnahmen informiert sind.

Bei Bedarf kann diese Information und Abgabe der Kenntnisnahmen auch über ein flexibel zusammenstellbares Extranetportal erfolgen. So können die relevanten Informationen sogar für Externe passgenau zusammengestellt werden und jeder sieht nur die Informationen und Vorgänge, die ihn auch betreffen.

Doch nicht nur für Externe ist der Einsatz des Extranetportals geeignet: Verantwortliche mit Einblick in viele Einrichtungen können über die Extranetdarstellung gezielt die für sie relevanten Informationen angezeigt bekommen und müssen sich nicht durch die gesamte Struktur und Vorgänge klicken.

Detaillierte Auswertung für ein externes Audits auf Knopfdruck.

Durch eine Vielzahl an Berichten und Auswertungsmöglichkeiten bietet BITqms optimalen Umgang und Aufbereitung der Ergebnisse:

Individuelle Auditberichte.

Der Auditbericht kann individuell gestaltet werden – sowohl was Layout als auch den Inhalt betrifft. So können bestimmte Ergebnisse für spezielle Zielgruppen aufbereitet werden.

Den verantwortlichen Abteilungsleiter, der mit der Umsetzung der Verbesserungsmaßnahmen betraut ist, interessieren deutlich mehr Details als den verantwortlichen Leiter der Klinikgruppe, der sich die Auditberichte aller Einrichtungen in seinem Bereich ansehen wird.

Mit BITqms können die Inhalte der Auditberichte entsprechend für jede Zielgruppe optimal abgestimmt werden. Dabei können alle gewünschten Details des Fachberatungsaudits, alle Fragen und Antworten, Kommentare, etc. eingebunden werden.

Aussagekräftige Graphiken und Auswertungen.

Das Auditergebnis wird basierend auf den Antworten und vorab definierten Bewertungskriterien automatisch berechnet. Graphische Auswertungen, Punkteübersichten und Statistiken werden direkt am Fachberatungsaudit angezeigt.

Darüber hinaus stellt BITqms weitere Berichte für die detaillierte Auswertung des Fachberatungsaudits zur Verfügung. Dabei können die Auswertungen u.a. auf bestimmte Einrichtungen, spezielle Fragen oder wenige Aspekte des Fachberatungsaudits eingeschränkt, Ergebnisse beliebig aggregiert oder im zeitlichen Verlauf (Trendanalyse) eingesehen werden.

Bei Bedarf können die Auswertungen auch in MS Excel exportiert werden.

Unternehmensbereich-Benchmarking: Vergleichbare Ergebnisse.

Ein Vergleich der Ergebnisse über mehrere Einrichtungen hinweg ist mit BITqms auf Knopfdruck möglich: Gerade bei Fachberatungs-Audits können Unternehmensbereich-Benchmarking und weitere vergleichende Auswertungen äußerst interessante Erkenntnisse bieten.

Verschiedene Berichte stellen die Ergebnisse der Fachberatungsaudits für die einzelnen Einrichtungen oder aggregiert für Gebiete, etc. vergleichbar dar.
Der Verantwortliche erhält so schnell einen Überblick über die Bewertungen der einzelnen Einrichtungen im Gesamtvergleich.

Detaillierte Listen enthalten zudem prozentuale Ergebnisse, die Anzahl erstellter und davon bereits abgeschlossener Verbesserungsmaßnahmen, etc. pro Einrichtung.

Diese Berichte zeigen deutlich, wie die einzelnen Einrichtungen aufgestellt sind und wo Verbesserungspotenziale liegen. So können beispielsweise Prozesse aus den erfolgreicheren Einrichtungen in die schwächeren übernommen werden.

BITqms bietet umfangreiche Unterstützung in allen Phasen eines Fachberatungs-Audits (Externes Audit).

  • Schaffen von Vergleichbarkeit durch vordefinierte Standardantworten und Feststellungen.
  • Unkomplizierte mobile Datenerfassung mit BITqms2Go.
  • Automatische Datensynchronisation von BITqms2Go in BITqms, sobald eine Internetverbindung besteht.
  • Automatisiertes Ableiten von Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen.
  • Grafische Auswertung der Ergebnisse auf Knopfdruck.
  • Unternehmensbereich-Benchmarking macht Einrichtungen vergleichbar.