Gezielte und durchdachte Informationsbereitstellung in BITqms.

Wie kann eine effiziente Informationsbereitstellung mit BITqms gewährleistet werden, sodass alle Mitarbeiter Zugriff auf die Informationen haben, die sie für ihre Arbeit wirklich benötigen?

Dabei sollte natürlich sichergestellt werden, dass jeder nur das sieht, was er benötigt und wofür er auch leseberechtigt ist. Denn wenn Mitarbeiter Zugriff auf zu viele Informationen haben, die sie gar nicht benötigen, wird der Überblick im System nur unnötig erschwert.

Daher ist es wichtig, dass die Informationsbereitstellung durchdacht und systematisch erfolgt. Und das mit so geringem administrativem Aufwand wie möglich.

Für BITqms ist Informationsbereitstellung kein Problem: Jeder sieht genau das, was er benötigt.

Durch das feingliedrige Rollen- und Berechtigungskonzept in BITqms können genau diese Anforderungen problemlos umgesetzt werden.

So kann genau unterschieden werden: Welche Mitarbeiter bzw. Mitarbeitergruppen (Abteilungsleiter, Führungsebene, Angestellter, etc.) dürfen welche Vorgänge einsehen, bearbeiten oder daran mitarbeiten? Wer darf welche Dokumente einsehen?

So kann beispielsweise der Abteilungsleiter Produktion Kapitel und Dokumente, die seiner Abteilung zugeordnet sind, bearbeiten und sogar löschen, wohingegen er die Dokumente aus anderen Abteilungen nur lesen kann, wenn diese für ihn freigeschaltet wurden.

Minimaler Verwaltungsaufwand.

Dennoch wird für die Benutzer- und Gruppenverwaltung kein erhöhter Zeitaufwand benötigt. Die Mitarbeiter werden bestimmten Gruppen, Abteilungen oder Teams zugeordnet. Diese Gruppen können flexibel definiert werden.

So können beispielsweise übergreifende Mitarbeitergruppen (Führungsebene, Abteilungsleiter, Angestellte, etc.) oder abteilungsbezogene Untergruppen (Leitung Neurologie, Neurologie Mitarbeiter, etc.) angelegt und jeweils mit den entsprechenden Berechtigungen versehen werden. Die Berechtigungen einer Gruppe werden automatisch an ihre Gruppenmitglieder vererbt.

Zusätzlich zu Berechtigungen auf bestimmte Funktionen und Module benötigen die Mitarbeiter noch spezielle Berechtigungen auf die einzelnen Vorgänge und Dokumente, um diese einsehen bzw. bearbeiten zu können.

Dabei ist es möglich, zwischen Lese- und Bearbeitungsrechten zu unterscheiden.
Auch hierbei gilt: Bekommt ein Mitarbeiter bzw. eine Gruppe Berechtigungen auf einen Unternehmensbereich bzw. ein Kapitel, werden diese Berechtigungen auf alle Vorgänge bzw. Dokumente darunter vererbt. So können mit wenigen Klicks auch übergreifend Rechte verteilt werden.

Praktisch: Gerade bei Dokumenten kann es jedoch vorkommen, dass einzelne Dokumente einer Abteilung nicht für alle Augen bestimmt sind. Hierfür gibt es eine spezielle Option an den Dokumenten, die diese von der Vererbung der Berechtigungen (aus dem übergeordneten Kapitel) ausschließen.

So können diese Dokumente in der Struktur eingebettet bleiben – und dennoch können die Berechtigungen für diese Dokumente separat geregelt werden. Mit der Funktion Berechtigung aufheben direkt an einem Kapitel, können auch die Berechtigungen für ein ganzes Kapitel verändert werden.

Genaueres hierzu können Sie im Praxistipp „Vererbung von Berechtigungen für bestehende Kapitel und Dokumente aufheben“ nachlesen.