Lenkung im 4- oder Mehr-Augenprinzip

Dokumente sollten vor der Freigabe sorgfältig geprüft werden. Da vier Augen bekanntermaßen mehr sehen als zwei Augen, kann gerade bei wichtigen Dokumenten die Prüfung durch mehrere Personen sinnvoll sein. Wie Sie das 4- oder Mehr-Augenprinzip in BITqms anwenden können, erfahren Sie im Folgenden.

Die Lenkung von Dokumenten wird außerdem auch in der ISO 9001 gefordert. Das bedeutet, dass die betroffenen Dokumente bewertet und genehmigt werden müssen. Des weiteren sollen Änderungen an den Dokumenten sichtbar sein und sichergestellt werden, dass immer die aktuelle Version verwendet wird. Nachdem die Dokumente einmal erstellt und freigegeben wurden, sollen diese nicht mehr verändert werden können. Daher können sie in BITqms mit Versionen arbeiten.

Doch wie kann eine Prüfung, bei der mehrere Personen eingebunden sind, koordiniert werden? Wie wird sichergestellt, dass die Freigabe erst erfolgt, wenn wirklich alle Prüfer das Dokument abgesegnet haben?

BITqms bietet hierfür eine durchdachte und praxistaugliche Lösung:

Flexible Prüf- und Freigabeprozesse mit dem 4- oder Mehr-Augenprinzip.

Durch flexibel gestaltbare und frei definierbare Workflows am Dokument ist es Ihnen ganz einfach möglich, die einzelnen Prüf-Schritte für ein Dokument zu planen und zu überwachen. Mit parallelen Workflowschritten können Sie so festlegen, dass ein Arbeitsschritt, z.B. die Freigabe, erst dann abgeschlossen werden kann, wenn zwei vorherige Prüfschritte bearbeitet wurden.

Dabei können Sie beliebig viele parallele oder nacheinander folgende Workflowschritte anlegen.

Bei der Bestimmung der Reihenfolge der Prüfschritte müssen sie beachten, dass nacheinander folgende Schritte auch erst nacheinander bearbeitet werden können und parallele Schritte dabei parallel bearbeitet werden können.

So ist die Dokumentenlenkung im 4-Augen-Prinzip oder auch im Mehr-Augen-Prinzip mit BITqms kinderleicht umzusetzen.

Der Prüf- und Freigabeprozess für Dokumente kann also mithilfe des Workflows beliebig komplex gestaltet werden und somit perfekt auf Ihre Anforderungen zugeschnitten werden.

Je nach Dokument kann der Prüf- und Freigabeprozess entsprechend angepasst werden: Durch die Dokumentenlenkung mit mehreren Schritten wird gewährleistet, dass die Dokumenteninhalte aus mehreren Perspektiven beleuchtet, geprüft und ggf. korrigiert werden.

Den Lesern werden die Dokumentenversionen erst angezeigt, wenn diese freigegeben wurden. Sobald der Prozess durchlaufen und das Dokument damit freigestellt ist, kann an dieser Version nichts mehr verändert werden. Bei einer Überarbeitung des Dokumentes wird dann eine neue Version erstellt. Dadurch behalten Sie auch immer den Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand eines Dokuments und können sich zudem die Änderungen am Dokument übersichtlich im Versionsvergleich anzeigen lassen.

Mehr zu diesem Thema erfahren Sie in unserem Anwendungsfall “Informationen über Neuerungen und Änderungen”.

Und wenn ein komplexer Freigabeprozess nicht für jedes Dokument benötigt wird?

Für Dokumente, die keiner gesonderten Prüfung unterzogen werden müssen, kann das Prüf- und Freigabeverfahren auch deaktiviert werden.
BITqms bietet flexibel definierbare Dokumenttypen, für die Eigenschaften wie Freigabeprozess, Review, etc. einzeln festgelegt werden können.

So können beispielsweise Dokumente vom Typ “Permanente Bearbeitung” keinen Workflow besitzen – stattdessen können diese jederzeit durch die berechtigten Mitarbeiter angepasst werden; Prüf- und Freigabeschritte entfallen hierbei.