Interne Prozessaudits in BITqms verwenden

Prozesse sind die Kernstücke der Wertschöpfung innerhalb von Einrichtungen. Laufen Prozesse nicht rund, kann dies erhebliche Auswirkungen auf das Einrichtungsziel oder Dienstleistungserbringung und die übrigen Abläufe in der Einrichtung haben. Interne Prozesse mit dem Prozessaudit zu prüfen & zu überwachen ist deshalb sehr wichtig.

In einem solchen Prozessaudit wird grundlegend kontrolliert, ob der betrachtete Prozess auch das tut, was er tun soll.

Dadurch können die kritischen Prozessvariablen zusammen mit den zulässigen Grenzwerten bestimmt und mögliche Störquellen analysiert werden. Somit werden systematische Fehler im Verfahren erkannt und beseitigt. Aus diesen Audits resultieren beherrschte Prozesse in den Einrichtungen, die einer kontinuierlichen Verbesserung unterliegen

BITqms bietet die Möglichkeit, ganz einfach die Einrichtungsprozesse grafisch abzubilden und diese zu dokumentieren.

Dadurch kann sichergestellt werden, dass kein Prozess aus den Augen verloren wird und Probleme frühzeitig an ihrem Entstehungsort festgestellt und behoben werden.

Einrichtungsprozesse beherrschen.

Beherrschte und gut überwachte Einrichtungsprozesse bringen zahlreiche Vorteile mit sich. Ein grundlegender Vorteil für die Einrichtung hierdurch ist die Kostenreduktion. Durch mehrfach optimierte Prozesse werden Auftrittswahrscheinlichkeiten von Dienstleistungsfehler, längeren Wartezeiten und schlussendlich Beschwerden minimiert.

Zudem sorgen die Prozessoptimierungen dafür, dass sich die Dienstleistungsqualität stetig erhöht.

Im Prozessaudit werden außerdem die jeweils kritischen Prozessvariablen identifiziert und die dafür zulässigen Grenzwerte festgelegt. Das ermöglicht es, potenziellen Fehlern im Prozess vorzubeugen, indem früh entsprechende Schwachstellen erkannt werden.

Frei definierbare Fragenkataloge für das Prozessaudit.

BITqms bietet den gestalterischen Freiraum, der für die Erstellung eines umfassenden Fragenkatalogs benötigt wird. Alle Fragen und Antworten können dadurch so aufeinander und auf den Auditgegenstand abgestimmt werden, dass genau die Daten erhoben und geprüft werden, die wirklich für Ihre Prozesse relevant sind.

Fragenkataloge werden in BITqms zentral definiert. Für jede neue Ausführung kann dann entschieden werden, ob der gesamte Fragenkatalog übernommen werden soll oder die passenden Fragen manuell ausgewählt werden sollen. Die Struktur des Fragenkatalogs kann in Themenbereiche gegliedert werden, damit auch bei einer großen Anzahl an Fragen der Überblick bewahrt wird.

Für jede Frage können die Antwortmöglichkeiten frei definiert sowie mit Punkten versehen werden, die bei entsprechender Auswahl in die Bewertung des Audits einfließen. Bei der Gestaltung von Antwortmöglichkeiten werden hierbei Text-, Datums- und Zeiteingaben sowie die Einfach- und Mehrfachauswahl und viele weitere bereitgestellt.

So können sowohl Fragen als auch Antworten beliebig definiert werden, um eine optimale Informationserfassung durch das Audit zu ermöglichen.

Mit den Fragenkatalogen als Grundlage des Audits wird somit eine einheitliche Vorgehensweise gewährleistet. Durch diese Standardisierung wird sichergestellt, dass das Audit in richtigen Umfang ausgeführt wird und keine Punkte ausgelassen werden.

Außerdem vereinfacht die Standardisierung es, unterschiedliche Bereiche, Standorte oder Abteilungen zu vergleichen, da diese nach dem gleichen Schema beurteilt werden.

Jede Frage des Fragenkatalogs können Sie mit Abhängigkeiten versehen, wodurch Sie beispielsweise bewirken können, dass als Folge einer bestimmten Antwort die darauffolgende Frage ausgeblendet wird.

Auf diese Weise können Sie durch das kontrollierte Ausblenden bestimmter Themenbereiche sogar während dem Audit entscheiden, welche Themen für den überprüften Prozess relevant sind.

Schnelles Handeln mithilfe von Feststellungen.

Zusätzlich zu den Antwortmöglichkeiten können bei der Beantwortung der Fragen auch Feststellungen ausgewählt werden. Diese dienen dazu, die Antwort weiter zu spezifizieren und zuvor definierte Folgemaßnahmen einleiten.

Bei den Folgemaßnahmen, die durch Feststellungen ausgelöst werden, wird zwischen Maßnahmen- und Sofortmaßnahmenvorlagen unterschieden. Sofortmaßnahmen stellen die schnellstmögliche Einleitung von Maßnahmen dar, die automatisch mit Abschluss des Audits eingeleitet werden. Maßnahmenvorlagen werden hingegen nur im Anschluss an das Audit vorgeschlagen.

Auf Knopfdruck kann hier die gewünschte Maßnahme gewählt und eingeleitet werden.

Wann welche Feststellung zum Tragen kommt, wird in der Feststellungsverwaltung definiert. Mit dem größtmöglichen gestalterischen Freiraum können hier beliebig viele unterschiedliche Vorlagen für Folgemaßnahmen definiert werden. Damit sichergestellt wird, dass nur sinnvolle Feststellungen an der Frage zur Auswahl stehen, können diese individuell zugeordnet werden.

Außerdem werden somit, die vorgeschlagenen Folgemaßnahmen entsprechend reduziert, was zur guten Übersicht und schnellen Bearbeitung führt.

So wird es möglich, schnell auf erkannte Missstände zu reagieren, indem ohne Verzögerung die richtigen Maßnahmen zur Behebung angestoßen werden.

Künftiges Prozessaudit bereits im Vorfeld planen.

Künftige Ausführungen und Bestandteile von Audits wie dem Prozessaudit können mit BITqms unkompliziert im Vorfeld geplant werden.
Dazu kann eine neue Auditplanung im Strukturbaum angelegt werden, welche dann die entsprechenden Audits, die sich in der Struktur unterhalb befinden, selektiert.

Eine flexible Auditplanung von manuellen sowie periodischen Audits wird auf diese Weise mithilfe von BITqms ermöglicht.

Auf diese Weise können Audits geplant werden, die beispielsweise in einem jährlichen Intervall durchgeführt werden sollen. Dabei wird auch der entsprechende Bearbeitungszeitraum automatisch angepasst und vorangegangene Auditergebnisse automatisch berücksichtigt.

Audits wie das Prozessaudit mit BITqms2Go überall beantworten.

BITqms bietet die Möglichkeit, die angelegten Prozessaudits mobil an Tablet-PCs durchzuführen und zu dokumentieren.

Da hierbei keine bestehende Internetverbindung benötigt wird, kann BITqms2Go in jede Abteilung der Einrichtung mitgenommen und offline ausgeführt werden. So kann das Audit auch in sicherheitsrelevanten Bereichen direkt vor Ort durchgeführt werden, wo nicht immer eine Internetverbindung zur Verfügung steht.

Im Anschluss an eine Internetverbindung erfolgt dann eine automatische Synchronisation der Daten mit BITqms, wodurch die Ergebnisse nicht manuell nachgetragen werden müssen.

Auch bei der Offline-Durchführung können dem Auditor alle auditrelevanten Informationen mit an die Hand gegeben werden. Dazu werden diese Informationen als mitgeltende Unterlagen hinterlegt, wodurch sie direkt am Prozess zur Verfügung stehen. So können beispielsweise Arbeitsanweisungen oder Richtlinien mit BITqms direkt vor Ort eingesehen werden.

Um eine bestmögliche Informationserfassung zu gewährleisten, können Kommentare sowie Bild- und Sprachaufnahmen direkt an den entsprechenden Punkten des Audits hinterlegt werden. Bildaufnahmen verleihen den dokumentierten Ergebnissen mehr Aussagekraft, wogegen es Sprachaufnahmen ermöglichen, mühelos auch umfangreiche Beschreibungen festzuhalten.

Auf diese Weise wird Zeit eingespart und gleichzeitig eine detaillierte und umfassende Dokumentation der Erkenntnisse gewährleistet.

Vergleiche von Audits an verschiedenen Standorten.

Jedes abgeschlossene Audit wird in BITqms nach vorab individuell definierten Bewertungskriterien ausgewertet. Mithilfe der Durchführung einheitlicher Audits wird es daher möglich, Daraus werden die geeigneten Korrektur- oder auch Präventionsmaßnahmen automatisch vorgeschlagen und können so mühelos abgeleitet werden.

So werden Verbesserungspotenziale erkannt und direkt im Anschluss daran die geeigneten Maßnahmen angestoßen.

In BITqms kann innerhalb des Moduls Unternehmensverwaltung die Struktur Ihres Unternehmens realistisch abgebildet werden. So können Sie beispielsweise verschiedene Standorte, Einrichtungsbereiche, Abteilungen und vieles mehr unterscheiden. Standardisierte Audits können so beispielsweise an verschiedenen Standorten durchgeführt und die Ergebnisse anschließend miteinander verglichen werden.

Anhand der automatischen grafischen Auswertung und Punktevergabe lässt sich schnell und einfach ein Überblick über mögliche Differenzen und Optimierungspotenziale gewinnen. Basierend auf den Ergebnissen werden individuelle Auditberichte, Benchmarking und Trendanalysen per Knopfdruck ermöglicht.