Mitgeltende Unterlagen bei der Prozessbearbeitung

In gesundheitlichen Einrichtungen und Unternehmen laufen tagtäglich viele verschiedene Prozesse ab: Egal ob in der Rehaklinik, dem Akutkrankenhaus oder in einem Pflegeheim. Für die Prozessbearbeitung gibt es dabei wichtige Dokumente und Informationen wie Verfahrensanweisungen, Arbeitsrichtlinien oder Checklisten, die für die Durchführung der Prozesse beachtet werden sollten.

In der Praxis ergeben sich bei der Verwendung dieser mitgeltenden Unterlagen jedoch immer wieder Probleme: Die Mitarbeiter wissen überhaupt nicht, welche Unterlagen für welche Prozesse verwendet werden sollen oder wo sie diese Dokumente finden. Mit der zunehmenden Zahl an relevanten Dokumenten, wird es immer schwieriger den Überblick zu behalten.

Daher sollte sichergestellt werden, dass allen Mitarbeitern die notwendigen mitgeltenden Unterlagen immer genau dann zur Verfügung stehen, wenn ein Prozess durchgeführt wird. Doch wie kann das praxistauglich umgesetzt werden?

Optimal bei der Prozessbearbeitung unterstützt: Alle relevanten Informationen direkt am Vorgang.

Mit BITqms können Unternehmensprozesse und deren Abläufe strukturiert und dokumentiert werden.
Dabei unterstützt BITqms eine breite Palette verschiedener Prozesstypen und Vorgänge – ganz egal ob Maßnahme oder Wartungsaufgaben, Wareneingangsprüfung, Produktvergleich, Stichprobenprüfung, Betriebsbegehung, Hygienecheck, Revisionen, Audit, u.v.m..
Die Planung, Durchführung und Auswertung der Prozesse kann mit BITqms optimal unterstützt bzw. abgewickelt werden.

Die zugehörigen mitgeltenden Unterlagen für den jeweiligen Prozess können dabei direkt am Vorgang hinterlegt werden und sind somit jederzeit für alle zuständigen Bearbeiter verfügbar. Dadurch wird sichergestellt, dass der jeweilige Bearbeiter die zugehörigen Informationen auch zur Kenntnis nimmt und berücksichtigt.

Das langwierige Durchsuchen der Dokumentation oder schlimmstenfalls sogar des Aktenschranks fällt somit weg – alle relevanten Dokumente für den jeweiligen Prozess sind mit einem Klick zur Hand.

Besonders praktisch: Die relevanten Dokumente können geöffnet werden, ohne den Arbeitskontext verlassen zu müssen. Die mitgeltende Unterlage wird dabei einfach in einem neuen Browserfenster geöffnet, sodass kein Wechsel zwischen den Modulen und Elementen in BITqms erforderlich ist.

Und vice versa: Transparente Dokumentenverwendung.

Für jedes Dokument, das als mitgeltende Unterlage an einem Prozess hinterlegt wurde, kann eingesehen werden, in welchen Prozessen es verwendet wird.
So bleibt die Dokumentenverwendung transparent und Zusammenhänge zwischen Vorgängen und zugehörigen Dokumenten werden deutlich.