Schnelles und effizientes Urlaubsmanagement?

Die Bearbeitung und Genehmigung von Urlaubsanträgen sowie die Einteilung passender Vertretungen ist in den meisten Unternehmen & Einrichtungen ein langwieriger und lästiger Prozess. Dabei ist ein gut organisiertes und lückenloses Urlaubsmanagement mit BITqms wichtig für den reibungslosen und entspannten Ablauf des Arbeitsalltags.

Ein Antrag auf Urlaub wird meist nach folgendem Schema durchlaufen: Der Urlaubsantrag wird vom Antragssteller mit entsprechendem Urlaubswunsch ausgefüllt, von der Personalabteilung formell geprüft und anschließend vom Vorgesetzten möglichst zeitnah genehmigt oder abgelehnt. Danach startet die Organisation der Urlaubsvertretung, damit nicht zu viel Arbeit während des Urlaubs liegen bleibt. Viele kleine und mittelgroße Einrichtungen arbeiten dabei mit Anträgen in Papierform, was zusätzlich Zeit in Anspruch nimmt und oft eine Quelle für Fehler ist. Der Antrag muss mehrere Abteilungen und Schreibtische passieren – Transparenz sowie eine kurze Prozesslaufzeit werden damit unmöglich.

Im Handumdrehen mit BITqms.

Mit der Qualitäts- und Managementsoftware BITqms kann hingegen im Handumdrehen ein individueller und völlig flexibler Urlaubsantrag in elektronischer Form erstellt werden.

In BITqms können Sie individuell ein Urlaubsantragsformular erstellen. Beim Ausfüllen des elektronischen Formulars Urlaubsantrag wird automatisch eine Maßnahme mit allen benötigten Informationen zur Prüfung und Genehmigung des Antrags erstellt.

Der jeweilige Mitarbeiter sowie dessen Vorgesetzter und der passende Sachbearbeiter werden dabei automatisch vom System in den Workflow der Maßnahme eingeteilt und erhalten jeweils Benachrichtigungen über die anstehende Aufgabe.

Das Formular landet also direkt bei den dafür zuständigen Bearbeitern – zeitliche Verzögerungen und liegen gebliebene Anträgen werden so reduziert. Darüber hinaus gewährleistet der automatisierte Prozess mit BITqms nicht nur verkürzte Prozesslaufzeiten, sondern auch eine verbesserte Übersichtlichkeit.

Dabei ist das Formular für den Urlaubsantrag individuell gestaltbar: Alle erforderlichen Informationen können problemlos eingeholt und in entsprechende Prozesse umgewandelt werden.
Und auch die resultierenden Prozesse können flexibel an die Unternehmensstrukturen angepasst werden: Anzahl und Reihenfolge sowie Bearbeiter der Workflowschritte können beliebig angepasst, Workflowvorlagen für bestimmte Abteilungen und Teams hinterlegt und Platzhalter wie Erfasser des Formulars oder Vorgesetzte(r) des Erfassers verwendet werden.

Flexible Formulare im Urlaubsmanagement von BITqms: Welche Angaben benötigen Sie?

Ein Urlaubsantrag kann durch das Ausfüllen eines entsprechenden elektronischen Formulars gestellt werden.
Das Antragsformular kann hierbei individuell nach den jeweiligen Ansprüchen der Einrichtung gestaltet sein und verschiedene Formularelemente (Texteingabe, Einfachauswahl, Datumeingabe, Listenauswahl, etc.) enthalten. Im Folgenden sehen Sie ein Beispiel für ein mögliches Antragsformular in BITqms.

Das Antragsformular kann einfach in BITqms ausgefüllt oder Ihren Mitarbeitern über ein Mitarbeiterportal zur Verfügung gestellt werden. Extranets können hierbei für einen erleichterten Umgang der Mitarbeiter von BITqms sorgen, da diese im Portal nur die für Sie wichtigen Informationen sehen. Der Prozess zur Bearbeitung des Urlaubsantrags wird auch bei dieser Option wie gewohnt eingeleitet.

Automatische Weiterbearbeitung im Urlaubsmanagement von BITqms.

Nachdem der Antragsteller das Formular ausgefüllt hat, startet der Bearbeitungsprozess zur Genehmigung automatisch.

Die gewünschten Maßnahmen und Bearbeitungsvorgänge werden direkt am Formular hinterlegt. Auch hier kann der Workflow des Bearbeitungsprozesses individuell definiert und somit perfekt an die Prozessstruktur der Einrichtung angepasst werden. Durch das Ausfüllen des Formulars ist es somit möglich, eine Maßnahme zur Genehmigung des Urlaubsantrags durch den Vorgesetzten zu starten.

Mithilfe von frei definierbaren Workflows wird die Maßnahme in BITqms einfach und unkompliziert gesteuert. Außerdem können Anzahl und Reihenfolge sowie Bearbeiter der Workflowschritte beliebig gestaltet und Workflowvorlagen für bestimmte Abteilungen und Teams hinterlegt werden. Damit auch keine wichtigen Informationen verloren gehen und diese auch dem nächsten Benutzer zur Verfügung stehen, ist es möglich, Umlaufbelege in Workflowschritte zu integrieren. Dies ausgefüllten Umlaufbelege werden dann an der Maßnahme gespeichert und stehen dem nächsten Benutzer zur Verfügung. Dabei ist es möglich, die Organisation einer Vertretung in den Workflow zu integrieren, der entsprechende Workflowschritt beginnt nur, wenn im Umlaufbeleg angegeben wird, dass eine Vertretung benötigt wird. Wird keine Vertretung benötigt, wird der Workflowschritt zur Organisation der Vertretung übersprungen.

Zuständige Bearbeiter werden automatisch im Urlaubsmanagement von BITqms ergänzt.

Mithilfe von Platzhaltern können die Workflowschritte flexibel verschiedenen Bearbeitern zugewiesen werden – je nachdem von welchem Mitarbeiter der Urlaubsantrag gestellt wurde. So können beispielsweise automatisch der jeweilige Vorgesetzte oder der passende Sachbearbeiter in den Workflow der Bearbeitungsmaßnahme eingeteilt werden. Diese erhalten dann jeweils eine Benachrichtigung über die anstehende Aufgabe, um die rechtzeitige Bearbeitung zu gewährleisten. Falls keine Vertretung notwendig ist, kann der damit überflüssige Workflowschritt automatisch übersprungen werden. Lediglich das Setzen eines Häkchens im Umlaufbeleg ist erforderlich, um Workflowschritte zu überspringen.

Den Überblick behalten – mit dem Urlaubsmanagement von BITqms.

Die Abteilungsleitung oder Geschäftsleitung möchten wissen, wie viele Mitarbeiter in diesem Monat bereits Urlaub beantragt haben?
Auch das ist kein Problem mit BITqms. Durch flexible Übersichtslisten, die auch Statistiken wie Balken- oder Tortendiagrammen enthalten können, verlieren Sie nie den Überblick und können sofort alle wichtigen Informationen auf einen Blick sehen, ohne alle Anträge einzeln aufrufen zu müssen.

Durch Listenansichten können auch die Mitarbeiter sehen, wann sie Urlaub genommen oder wie viele Resturlaubstage sie noch übrig haben. So haben auch Ihre Mitarbeiter schnell und einfach alle wichtigen Informationen auf einem Blick.
Dabei bekommt jeder Mitarbeiter nur seine Urlaubsanträge angezeigt, Vorgesetzte hingegen können die Anträge all ihrer Mitarbeiter sehen.

Alle Kommunikationsvorgänge sowie die Bearbeitung des Antrags laufen dabei über das Urlaubsmanagement in BITqms, werden zentral dokumentiert und bleiben somit nachvollziehbar.