Verteilung und Überwachung von Aufgaben mit BITqms

Mit dem richtigen Projektmanagement & Verteilung von Aufgaben immer den Überblick über anstehende Aufgaben in BITqms bewahren.

Eine große Fülle an Aufgaben ist in unserem Arbeitsalltag oftmals nichts Ungewöhnliches. Den Überblick über alle anstehenden Fristen, Termine und sonstigen offenen To-Dos zu behalten, ist dabei allerdings gar nicht so einfach. Wie Sie die Verteilung von Aufgaben in BITqms optimal verwenden können, erfahren Sie hier.

Insbesondere wenn dann noch ein Teil der Aufgaben an Mitarbeiter delegiert wird:

Wie weit ist Frau Nadel mit dem neuen Projekt? Hat Herr Herzog schon die relevanten Informationen für das Abteilungsleiter-Meeting nächste Woche zusammengetragen oder benötigt er weiteren Input? Ist die Präsentation für die Investoren für morgen vorbereitet? Herr Wolpert hat sich krank gemeldet – wo finde ich alle wichtigen Informationen für das heutige Meeting?

Die Verteilung und Überwachung von Aufgaben – mit BITqms ein Kinderspiel.

BITqms ermöglicht eine umfassende Organisation rund um die Aufgabenverteilung.

So können Verantwortliche die anfallenden Aufgaben mit wenigen Klicks in BITqms an ihre Mitarbeiter delegieren und den aktuellen Stand der Ausführung dieser Aufgaben überprüfen. BITqms behält dabei Fälligkeiten im Blick und erinnert bei Bedarf Mitarbeiter sowie Vorgesetzte in flexibel definierbaren Abständen an die offenen Aufgaben.

Benachrichtigungs-E-Mails bei anstehenden Aufgaben, persönliche Aufgabenlisten, Erinnerungsfunktion, u.v.m. – BITqms gewährleistet, dass jeder Mitarbeiter jederzeit über seine anstehenden Aufgaben informiert ist. Damit keine Aufgabe in Vergessenheit gerät.

Aufgabenverteilung leicht gemacht.

Verantwortliche Mitarbeiter können die Arbeitsabläufe (Workflows) flexibel gestalten und den einzelnen Arbeitsschritten Mitarbeiter oder Gruppen aus verschiedenen Abteilungen und Bereichen zuordnen.

Mit wenigen Klicks können so komplexe Projekte übersichtlich strukturiert und die Verantwortlichkeiten für einzelne Arbeitsschritte transparent verteilt werden.

Praktisch: Für häufig wiederkehrende Vorgänge können unkompliziert Workflowvorlagen definiert werden – in diesen können die Ablaufstruktur (Anordnung Workflowschritte) sowie bei Bedarf auch die zuständigen Bearbeiter bereits hinterlegt werden. Somit muss die Aufgabenzuteilung nicht immer wieder manuell erfolgen und eine einheitliche Vorgehensweise wird sichergestellt.

Den Überblick behalten.

Mit verschiedenen Berichten und Auswertungsfunktionen können sich Verantwortliche jederzeit einen Überblick über den Stand der offenen Aufgaben in ihren Bereichen verschaffen.
Zudem können bei überschrittenen Fälligkeitsdaten für bestimmte Aufgaben automatisch Benachrichtigungs-E-Mails an die Vorgesetzten versendet werden.

So wird gewährleistet, dass Aufgaben nicht in Vergessenheit geraten.

Der Bericht Dokumente in Arbeit, zeigt z.B. alle Dokumente auf, an deren Bearbeitung ein Nutzer beteiligt ist. Das Fälligkeitsdatum gibt dabei an, bis was das Dokument fertiggestellt werden soll.

Aufwandsplanung und Soll/Ist-Vergleiche.

Darüber hinaus bietet BITqms weitere praktische Auswertungsfunktionen in Zusammenhang mit dem Aufgaben- und Projektmanagement: Arbeitszeiten können direkt an den einzelnen Vorgängen erfasst werden.

So können Auswertungen bzgl. geplanten und tatsächlich erfolgten Arbeitszeiten für einzelne Vorgänge vorgenommen und Optimierungspotenziale unkompliziert ermittelt werden. Mit dem Soll/-Ist-Vergleich sehen Sie dann auf Anhieb, welche Vorgänge (in diesem Fall Begehungen) den geplanten Aufwand bereits überschritten haben. Auch die Anzahl der Überschreitung kann sofort eingesehen werden.

Auswertung von abgeschlossenen Projekten und Aufgaben im Projektmanagement.

Zudem bietet BITqms eine Vielzahl an Berichten, die Informationen über abgeschlossene Projekte und Aufgaben enthaltenen.

Ob eine flexible Zusammenstellung von mittels Umlaufbelegen (Formularen) erhobenen Informationen oder Statistiken zu erfassten Daten, bearbeiteten Aufgaben, Zeitbuchungen und Aufwandsübersichten, Soll/Ist-Vergleiche, Benchmarking oder unternehmensweite Kennzahlen – mit BITqms können alle relevanten Aspekte des Aufgaben- und Projektmanagements ausgewertet werden.

Umfassende Unterstützung in der Aufgabenkoordination.

  • Individuelle Aufgabenverteilung an interne und externe Mitarbeiter mit flexibel gestaltbaren Workflows.
  • Ständiger und aktueller Überblick über mitarbeiterbezogene Aufgaben im Infocenter abrufbar.
  • E-Mail Benachrichtigungen informieren Mitarbeiter über anstehende Aufgaben und Vorgesetzte bei Überschreitung der Fälligkeitsfrist.
  • Übersicht über offene Aufgaben für Vorgesetzte einsehbar.
  • Überprüfung und Auswertung ausgeführter Aufgaben durch verschiedene individuell zusammenstellbare Berichte.