Warenprüfungen in BITqms durchführen

Strenge gesetzliche Regulierungen gemäß Handelsgesetzbuch (HGB) sowie der Nachweis der Sorgfaltspflicht erfordern sowohl die quantitative als auch die qualitative Kontrolle beim Wareneingang und Warenausgang, als auch die Prüfung von Zwischenprodukten in den Einrichtungen.

Hierbei spielen standardisierte und automatisierte Verfahren zur Prüfung eine ebenso große Rolle wie die Definition von Maßnahmen und Vorgehensweisen im Falle von Mängeln und/oder Reklamationen. Wie Sie Warenprüfungen in unserer QM Software BITqms durchführen, erfahren Sie hier:

Wird ein Produkt beispielsweise in einem Krankenhaus empfangen, ist es Pflicht, die angenommene Ware unverzüglich auf Vollständigkeit und Mängel bezüglich Menge, Richtigkeit der Angaben und Qualität zu überprüfen und gegebenenfalls für eine Reklamation bzw. Regulierung des Schadens zu sorgen.

Um die Gewährleistungsrechte nicht zu verlieren, muss im Problemfall der Untersuchungs- und Rügepflicht auf der Stelle nachgekommen werden. Nur so lässt es sich vermeiden, dass ein fehlerhaftes Produkt voll bezahlt werden muss bzw. sich schlimmstenfalls sogar Qualitätsminderungen am Endprodukt ergeben.

Prüfungen werden in Einrichtungen des Gesundheitswesens vielfältig eingesetzt: in unterschiedlichen Abteilungen, mit verschiedenen Prüfmaßnahmen, auf Basis unterschiedlicher Prüfformulare, kundenorientiert oder intern. Aber mit allen Prüfungen wird ein übergreifendes Ziel verfolgt:

Den aktuellen Stand überprüfen. Die Qualität langfristig verbessern.

BITqms unterstützt Sie bei der Durchführung solcher Prüfungen im Betriebsalltag durch die Bereitstellung passgenauer Prüfabläufe mit entsprechenden Bearbeitern und Prüfprotokollen. BITqms organisiert und unterstützt die Prüfung von Wareneingang und Warenausgang, Dienstleistungen, Produkten, Prozessen, etc. und verfolgt die erforderlichen Maßnahmen und Reklamationen.
Die Software verwaltet die Prüfaufträge, damit verbundene Aufgaben und Maßnahmen und überwacht deren Umsetzung.

Mit unserer QM Software BITqms kann jede Warenprüfung genau auf das Prüfvorhaben zugeschnitten werden – egal ob Produkt, Dienstleistung, Lieferant oder Prozess.

Flexibel. Der Ablauf der Prüfung kann mit BITqms völlig frei gestaltet werden: So können bei Bedarf auch mehrere parallele oder nachgelagerte Prüfschritte definiert werden. Die Prüfformulare können individuell auf die jeweilige Prüfung zugeschnitten werden – hierfür stehen viele verschiedene Formularfelder wie Losprüfungen (Stichproben), Texteingaben, Auswahlfelder, Einfach- oder Mehrfachauswahl, Bewertungsskala, etc. zur Verfügung.
Auch eine Anpassung des Prüfformulars bei Änderungen der Anforderungen ist problemlos möglich.

Unabhängig. Die Prüfung kann mobil über BITqms2Go erfolgen. Die Ergebnisse können so direkt vor Ort dokumentiert und durch Bilder oder Sprachaufnahmen ergänzt werden. Eine Synchronisation der Daten mit BITqms erfolgt automatisch, sodass ein manuelles Nachtragen entfällt.

Effizient. Die Eingabe wird erleichtert durch Eingabehilfen wie Erfassungsassistenten, Barcode-Leser oder Plausibilitätsprüfungen. Außerdem ist eine automatische Punktebewertung über das Prüfformular möglich – hierbei werden vordefinierte Bewertungskriterien angewendet, um die Prüfung auf Knopfdruck auszuwerten. Nach Durchführung der Prüfung werden von BITqms entsprechende Maßnahmen vorgeschlagen, um evtl. aufgetretene Schwachstellen zu korrigieren oder notwendige Reklamationen abzuwickeln.

Ein großes Plus: BITqms stellt die erforderliche Datenqualität durch die zentral definierten und einheitlichen Prüfformulare problemlos sicher. Jeder Bearbeiter weiß so genau, worauf es bei der Prüfung ankommt, auf welchen Eigenschaften die Schwerpunkte liegen und welche Bewertungsskala vorgegeben ist.