Soll-Ist Vergleich mit BITqms durchführen

Die Arbeitszeit der Mitarbeiter ist eine der wertvollsten und kostspieligsten Ressourcen im Krankenhausalltag. Umso wichtiger ist es, dass die Arbeitszeit effizient eingeplant und genutzt wird.

Mit unseren QM Software BITqms ist es ein Leichtes, eine effiziente Aufwandsplanung und Soll-Ist-Vergleiche für einzelne Aufgaben und Prozesse durchzuführen.
Das System ermöglicht die Vorgabe geplanter Bearbeitungszeiten für Prozesse und einzelne Workflow-Schritte.

Während der Bearbeitung der einzelnen Prozessschritte erfassen die Mitarbeiter dann ihre real benötigte Arbeitszeit. Differenzen von tatsächlichem Aufwand und geplantem Aufwand werden anschließend im Soll-Ist-Vergleich nachvollziehbar und übersichtlich angezeigt.

Individuell zusammenstellbare Listenansichten und Aufwandsübersichten für bestimmte Prozesse, Abteilungen, Bereiche oder einzelne Mitarbeiter verhelfen so nicht nur zu einem Gesamtüberblick über die aufgewendete Arbeitszeit in Ihrer Einrichtung, sondern helfen langfristig dabei, Optimierungspotenziale zu identifizieren und die Arbeitszeit der Mitarbeiter effektiver zu nutzen. Denn Problemstellen in den Prozessen werden schnell identifiziert und können so schnell optimiert werden.

Konkrete Aufwandsplanung für einzelne Prozessschritte.

Für alle Vorgänge und Prozessschritte in BITqms kann eine konkrete Aufwandsplanung und Terminierung vorgenommen werden. So können Deadlines, geplante Bearbeitungszeiten, etc. im Vorfeld für jeden Arbeitsschritt klar definiert werden.

Dies bringt gleich mehrere Vorteile mit sich: Die zuständigen Bearbeiter haben diese Termine und Vorgaben direkt am Prozess jederzeit im Blick. Zudem werden diese per E-Mail an ausstehende Aufgaben erinnert – bei überschrittenen Fälligkeitsdaten kann automatisch eine Eskalation an die Vorgesetzten erfolgen.
Zum Anderen können diese Informationen für die Prozess- und Aufwandsanalyse verwendet werden.

Unkomplizierte Aufwandsplanung und -auswertung.

Aufwandsübersichten können in BITqms für alle Prozesse eines bestimmten Bereichs, einer Abteilung oder mit bestimmten Eigenschaften ausgewertet und eingesehen werden.

Mit der Aufwandsübersicht können erfolgte Arbeitszeiten sowie Abweichungen von geplantem Aufwand übergreifend für Bereiche, Abteilungen und bestimmte Prozessgruppen eingesehen werden. Die Anzeige der Liste kann durch eine Vielzahl an Filtermöglichkeiten eingeschränkt werden, um nur die jeweils relevanten Informationen zu erhalten.

Aufgaben, die sich innerhalb des geplanten Aufwandes befinden, werden in der Spalte Differenz in Grün dargestellt und weisen die noch verbleibende Zeit bis zum Erreichen der Plan-Vorgabe auf. Überschrittene Plan-Vorgaben dagegen werden in Rot dargestellt und zeigen die überschrittene Zeit an. Sie finden diesen Bericht im entsprechenden Modul unter dem Menüpunkt „Berichte“.

Soll-Ist-Vergleich direkt am Vorgang in der QM Software.

BITqms stellt zudem direkt an jedem Prozess einen Soll-Ist-Vergleich zur Verfügung. Dieser vergleicht die geplanten Fälligkeitstermine und Bearbeitungszeiten mit den tatsächlichen Durchführungsdaten. Die Auswertung wird dabei farblich hervorgehoben und Überschreitungen auf einen Blick verdeutlicht.

Mit Hilfe dieser Abweichungsanalyse können Sie auf einfachste Weise Rückschlüsse auf Verbesserungspotenziale der Unternehmensprozesse ziehen.

Wertvolle Informationen für die Prozesssteuerung und -Analyse stehen auf Knopfdruck bereit und müssen nicht mühsam recherchiert und zusammengetragen werden.

Zeitbuchungen.

Mit verschiedenen Berichten zu Zeitbuchungen kann zudem die erbrachte Arbeitszeit für einzelne Einrichtungsbereiche, Abteilungen oder Prozesse ausgewertet werden:

Wie viele Manntage sind in das neue Projekt der Marketingabteilung geflossen? Welche Zeit wurde insgesamt für die Umstellung des Consulting-Konzeptes benötigt? Im folgenden Beispiel sehen Sie alle Zeitbuchungen auf Maßnahmen des Typs Austausch, die aus einer Begehung entstanden sind, in einem vorgegebenen Zeitraum.

Aber auch die geleistete Arbeitszeit der einzelnen Mitarbeiter kann pro Tag, Woche, Monat, … übersichtlich ausgewertet werden. Über verschiedene Berichte kann so nachvollzogen werden, auf welche Aufgabenschritte und Prozesse der jeweilige Mitarbeiter wie viel Zeit verbucht hat.

Der Mitarbeiter selbst findet die Übersicht über die eigenen Zeitbuchungen im InfoCenter und kann sich so einen Überblick über seine Arbeitszeiten machen.

BITqms unterstützt die Aufwandsplanung durch:

  • Aufwandsübersichten mit allen relevanten Informationen zur Aufwandsplanung und -auswertung.
  • Soll-Ist-Vergleiche, die Differenzen zwischen geplantem und tatsächlichem Aufwand und daraus resultierend Optimierungspotenziale in den Prozessen aufzeigen.
  • Zeitbuchungen, die zur Erfassung des tatsächlichen Arbeitsaufwands dienen.