“Wir sind an keinerlei Grenzen gestoßen, fachliche Anforderungen mit BITqms abzubilden.”

BITqms als optimale Unterstützung bei den ALB-FILS-KLINIKEN.

Die ALB-FILS-KLINIKEN bieten an zwei Standorten mit einem Team von über 2500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie einer Vielzahl an medizinischen Zentren höchste Qualität und Leistungsfähigkeit für Patienten und Einweiser.
Sicherheit und Qualität in der Patientenversorgung sind dabei für die Klinikengruppe besonders wichtig. Diese Qualität wird seit über zehn Jahren regelmäßig überprüft und zertifiziert. Zur Überprüfung der Qualität führt die Klinikengruppe unter anderem auch regelmäßige Patienten- und Einweiserbefragungen durch. Diese Transparenz ist für die ALB-FILS-KLINIKEN ein wichtiger Motor für Analyse und Steigerung der Qualität in der Patientenversorgung.

Seit November 2015 werden die ALB-FILS-KLINIKEN dabei von der Qualitäts- und Managementsoftware BITqms unterstützt.

Die Software wird in den ALB-FILS-KLINIKEN mittlerweile flächendeckend eingesetzt. “Der Fokus bei der Implementierung lag bei uns erst im medizinisch-pflegerischen Bereich. In einem zweiten Schritt wurden dann auch alle Dokumente der Verwaltung in BITqms übertragen.
Dank ihrer großen Flexibilität kann die Software in allen Abteilungen eingesetzt werden”, berichtet Philipp Thöni, Geschäftsbereich Unternehmensentwicklung bei den ALB-FILS-KLINIKEN.

Mit der Einführung von BITqms konnte in den ALB-FILS-KLINIKEN eine hohe Standardisierung der Bereiche erreicht werden.

“Wir haben unter anderem eine bestimmte Ordnerstruktur zentral in BITqms vorgegeben”, erzählt Thöni. “Darin gibt es einen Ordner “Prozesse”, in dem jeweils relevante Prozesse pro Abteilung beschrieben werden. Weiter gibt es “Standards und Verfahrensanweisungen”, die mit den Prozessen als mitgeltende Unterlagen verknüpft sind. Außerdem gibt es einen Order “Formulare”, in dem alle weiteren Unterlagen wie Checklisten, aber auch elektronische Formulare enthalten sind.
So haben wir alle wichtigen Prozessbeschreibungen, Anweisungen und zugehörigen Dokumente zentral beisammen.”

“Durch die zentrale Ablage aller relevanten Dokumente in einem System wurde vor allem die Suche nach Dokumenten stark erleichtert – vor allem auch dank der guten Suchfunktion in BITqms”, ergänzt Thöni.

“Weiter schätzen unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor allem den hinterlegbaren Workflow inklusive der Erinnerungsfunktion, wenn Dokumente überarbeitet werden müssen. Das ist wirklich praktisch.”
Die Freigabe von Dokumenten sowie Vorgänge allgemein werden in BITqms jeweils über einen Workflow gesteuert. Dieser besteht aus mehreren Bearbeitungsschritten und gibt so den Prozessablauf bzw. das Freigabeverfahren vor.
Mitarbeiter werden dabei über anstehende Aufgaben per E-Mail informiert und bei Überschreitung des Fälligkeitsdatums an ihre Aufgabe erinnert.
Für Dokumente kann zudem eine automatische Aktualitätsprüfung (Review) definiert werden – das Dokument wird dann nach Ablauf eines bestimmten Zeitraums automatisch zur Aktualitätsprüfung vorgelegt.


Thöni ergänzt: “Durch die so sichergestellte Aktualität aller zur Verfügung stehenden Dokumente ist das Vertrauen der Mitarbeiter in die Vorgaben der Leitungsebene und somit auch deren Verbindlichkeit weiter gestiegen.”

Alb Fils Kliniken BITqms

“Ein weiterer großer Vorteil ist die Verknüpfung verschiedener Module innerhalb von BITqms”, erläutert Philipp Thöni weiter. “So benutzen wir nicht nur die Dokumentation, sondern auch die Module Auditmanagement, Maßnahmenmanagement und Formulare.”
Durch das Zusammenspiel dieser Module können viele unterschiedliche Prozesse problemlos abgebildet werden.

Mit dem Auditmanagement können Überprüfungen auf Basis zuvor definierter Fragenkataloge durchgeführt werden – bei Bedarf können Punkte für die einzelnen Antworten sowie ein Bewertungsschema hinterlegt werden, sodass die Auditergebnisse direkt von BITqms berechnet werden. Maßnahmen können dann basierend auf bestimmten Auditergebnissen automatisch angestoßen werden.

Die elektronischen Formulare können mit BITqms völlig flexibel definiert werden. Aufbau und Inhalt der Formularfelder können so an jede Voraussetzung angepasst werden. Abhängig von bestimmten Formulareingaben können ebenfalls weitere Maßnahmen angestoßen werden.

Auch die Einführung von BITqms in den ALB-FILS-KLINIKEN verlief reibungslos:

“Vor der Einführung von BITqms hat sich das Projektteam Zeit genommen, viele inhaltlich-strukturelle Fragen zu beantworten. Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren für das Projekt war die Festlegung einer einheitlichen Ablagestruktur”, erinnert sich Thöni.

“In einem zweiten Schritt wurde ein Projektplan erstellt, in dem die Reihenfolge der Fachabteilungen festgelegt wurde. In jeder Fachabteilung wurden 1-2 verantwortliche Mitarbeiter (üblicherweise die Qualitätsmanagementbeauftragten) benannt, die dann individuell geschult wurden, um die Dokumente zu übertragen.
Beim Übertragen der Dokumente lag ein Hauptaugenmerk darauf, dass diese zuerst auf einen aktuellen Stand gebracht, bevor sie nach BITqms überführt wurden. Sobald alle Dokumente in einer Fachabteilung überführt waren, wurde zu einem definierten Zeitpunkt BITqms den restlichen Mitarbeitern vorgestellt und alle anderen Datenquellen gelöscht, um einen sauberen „Schnitt“ von alten und neuen Dokumenten zu erreichen.”
So wurde BITqms nach und nach erfolgreich in allen Abteilungen und Standorten der ALB-FILS-KLINIKEN eingeführt.

“Die Abteilung Unternehmensentwicklung und Qualitätsmanagement, die BITqms betreut, schätzt am meisten die einfache Bedienung sowie die hohe Flexibilität der Software”, berichtet Thöni weiter.
Mit BITqms können Strukturen und Prozessabläufe sowie Dokumenteninhalte, Druckvorlagen, elektronische Formulare, Auditfragebögen, Bewertungsschemata und vieles mehr völlig flexibel erstellt werden.

Diese hohe Flexibilität zahlt sich aus:

“Bis zum heutigen Tag sind wir an keinerlei Grenzen gestoßen, wenn es darum ging, fachliche Anforderungen mit BITqms abzubilden”, resümiert Thöni begeistert.