“Durch BITqms können neue Fachkompetenzen gewonnen und Prozesse optimiert werden.”

Systematische Unterstützung für die gesamte Klinikengruppe.

Die Hamm-Kliniken-Gruppe ist eine Fachklinikengruppe für onkologische Rehabilitation und Anschlussrehabilitation (AHB). Die vier Kliniken mit deutschlandweiten Standorten verfügen über etwa 700 Betten und 550 Mitarbeiter. Bereits 1973 gründete Fritz Hamm mit der Klinik Bellevue die erste Hamm-Klinik. Es folgten im Jahre 1977 die Klinik Nahetal in Bad Kreuznach und im Jahre 1988 die Klinik Park-Therme in Badenweiler. Als jüngste Hamm-Klinik wurde 1995 die Klinik Nordfriesland in St. Peter-Ording eröffnet.

Das Ziel aller Hamm-Kliniken ist es, die onkologische Rehabilitation und Anschlussrehabilitation (AHB) auf höchstem Niveau und richtungsweisend zu gestalten. Daher ist auch das Qualitätsmanagement von herausragender Bedeutung. Alle Hamm-Kliniken beteiligen sich seit 1995 am Qualitätssicherungsprogramm des Verbandes der deutschen Rentenversicherer.
2003 wurden die Hamm-Kliniken als EFQM-Mitglied aufgenommen. Das EFQM-Modell wird als ganzheitliches Modell zur Unternehmensführung gesehen. Anhand des Modells entwickeln sich die Hamm-Kliniken als lernende Organisation zu einem Unternehmen mit exzellenten Leistungen.

Daher ist das Ziel, Qualität nicht nur zu gewährleisten, sondern auch kontinuierlich zu verbessern.
Alle Hamm-Kliniken nehmen erfolgreich an mehreren Zertifizierungsverfahren teil. Derzeit sind die Hamm-Kliniken nach IQMP, DIN ISO 9001:2008 und MAAS-BGW zertifiziert. Durch den erfolgreich installierten Kreislauf der kontinuierlichen Verbesserung entwickeln sich alle vier Kliniken von einem hohen Qualitätsniveau aus ständig weiter.

Seit Ende April 2016 setzen alle Hamm-Kliniken BITqms als Managementsoftware ein. Dabei unterstützt BITqms vor allem die interne Informationsdokumentation.

„Es ist für mich ein wichtiges Arbeitsmedium, mit dem man sehr komfortabel arbeiten kann. Ich muss mir nicht mehr alles merken, ich kann meine Informationen einfach ablegen und weiß, wo ich finde, was ich suche. Außerdem ist das Suchen nach Informationen sehr leicht und übersichtlich”, berichtet Silke Schmidt, Abteilungsleitung Pflege in der Klinik Bellevue.

So wird unter anderem auch das Qualitätsmanagementhandbuch über die Dokumentation in BITqms abgebildet. Für jede Abteilung bzw. jeden Bereich wurden Verantwortliche/Redakteure benannt, die für die Aktualisierung der Dokumente verantwortlich sind.

“Die Erstellung von Dokumenten in BITqms funktioniert einfach und zuverlässig”, loben die Qualitätsmanagementbeauftragten und Projektleiter Dirk Bauernschmitt und Sophia Stegmeier.

“Die sehr gute MS Office-Integration erleichtert zudem das Anlegen und Bearbeiten von Dokumenten und führt zu einer hohen Akzeptanz von BITqms durch die Mitarbeiter. Auch die Suchfunktion ist schnell und einfach und erleichtert den Umgang mit einer großen Zahl an Dokumenten.”

Aber auch die Informationsverbreitung konnte durch BITqms verbessert und effektiver gestaltet werden. Alle Mitarbeiter der vier Kliniken können auf BITqms zugreifen. So werden alle Informationen zentral über das System bereitgestellt und können jederzeit von allen Mitarbeitern eingesehen werden.
Darüber hinaus wurde im Rahmen der internen Unternehmenskommunikation ein Newsletter-System eingeführt, welches aktuelle Nachrichten und Projektstände für alle Mitarbeiter zugänglich macht.

Mit dem Modul Maßnahmenmanagement werden Arbeitsabläufe und Projektprozesse systematisch angelegt. Dies ist vor allem bei komplexen oder langfristigen Projekten hilfreich, an denen mehrere Mitarbeiter beteiligt sind.

„Das Anlegen von Maßnahmen und Maßnahmenplänen steigert die Transparenz für die Führungskräfte. Es bietet eine bessere Übersicht über aktuelle Projekte und Projektstände und schafft in Zukunft sicherlich noch viele Weiterentwicklungsmöglichkeiten”, so Tina Possel-Dölken, Prokuristin der Hamm-Kliniken GmbH & Co. KG.

Hamm Kliniken BITqms

Auch die Qualitätsmanagementbeauftragten der Hamm-Kliniken sind begeistert: “Das interne Projektmanagement wird systematisiert über BITqms abgebildet und ist so für beteiligte Mitarbeiter und Führungskräfte transparent. Projekte können nun – auch im Team – systematisiert und detailliert bearbeitet werden. Das Berichtswesen und diverse selbst definierbare Ansichten lassen einen dabei trotzdem nicht die Übersicht verlieren, da hier Projektzusammenhänge, aktuelle Bearbeitungsstände und vieles mehr auf Knopfdruck angezeigt werden können.”

Für die bessere Vernetzung und systematische Steuerung von übergreifenden Informationen werden bei den Hamm-Kliniken Formulare zur Steuerung und Abarbeitung der Maßnahmen eingesetzt.

Auch darüber hinaus wurde das BITqms-Formularwesen bereits verstärkt in den Klinikalltag integriert. Die Personalsachbearbeiter etwa nutzen die Formulare, um Ein- und Austrittsmeldungen zu kommunizieren und damit einen Maßnahmenplan anzustoßen.

Das Qualitätsmanagement der Hamm-Kliniken hat es sich zur Aufgabe gemacht, BITqms nachhaltig zu schulen und zeigt ständig neue Entwicklungsmöglichkeiten, inwiefern BITqms zur Erleichterung von Arbeitsprozessen eingesetzt werden kann.

Das Modul Auditmanagement wird vom Qualitätsmanagement dabei für die Durchführung interner Audits eingesetzt. Die in den internen Audits festgestellten Verbesserungspotentiale werden über das BITqms Maßnahmenmanagement an die jeweiligen Mitarbeiter zur Bearbeitung weitergegeben.

Das Extranet in Verbindung mit dem Modul Kontaktverwaltung erlaubt es den Hamm-Kliniken, externe Stakeholder an den klinikinternen Abläufen teilhaben zu lassen, Dokumente einzusehen und gemeinsame Projekte über Maßnahmen zu bearbeiten.

Über die Einführungsphase berichten die Qualitätsmanagementbeauftragten und Projektverantwortlichen, Dirk Bauernschmitt und Sophia Stegmeier:
“Da bereits ein Vorsystem bestand, galt es zunächst, die vorhandenen Doumente (13.000), Aufzeichnungen und Maßnahmen vom Vorsystem in BITqms zu übertragen und weitgehend neu zu formatieren. Die Übertragung begann im Januar 2016 und wurde mit der Umstellung der letzten Klinik Ende April 2016 abgeschlossen. Die Einführung in den vier Hamm-Kliniken erfolgte innerhalb von 8 Wochen.”

Dabei konnten die Hamm-Kliniken auf die Unterstützung von BITWORKS zählen:
“Während der Umstellung auf BITqms waren die Ansprechpartner immer gut erreichbar und konnten unsere Fragen beantworten”, erzählen die beiden Qualitätsmanagementbeauftragten weiter. “Besonders hervorheben möchten wir dabei die Erreichbarkeit und Kompetenz des Supports von BITqms. Das gesamte Team ist sehr hilfsbereit und freundlich und unterstützt bei diversen Fragestellungen rund um das System BITqms. Auf eine Rückmeldung kann man sich hier immer verlassen.”

“Der Aufbau des Systems, das Erwerben neuer Fähigkeiten, die Einführung in den vier Kliniken und die Schulung unserer Mitarbeiter haben uns viel Spaß bereitet und wir sind sicher, dass wir mit den vielfältigen Möglichkeiten, die BITqms bietet, für die Zukunft sehr gut aufgestellt sind“, resümieren die Qualitätsmanagementbeauftragten und Projektverantwortlichen, Dirk Bauernschmitt und Sophia Stegmeier.