„Automatisierte Arbeitsabläufe führen zu erheblichen Zeitersparnissen.“

K&R verlässt sich bei sicherheitstechnischen Kontrollen von Medizinprodukten auf BITqms.

Das Unternehmen K&R Industrieservice GmbH aus Bochum ist spezialisiert auf sicherheitstechnische Kontrollen sowie die Pflege, Wartung und Reparatur von Medizinprodukten und medizintechnischen Einrichtungen. Diese Überprüfungen werden seit 2014 von den BITqms-Modulen Prüfungen und Formulare gestützt.
Innerhalb von einem halben Jahr erfolgte die Anpassung und Einführung der Software, für K&R bedeutet es die komplette Umstellung von Papier auf elektronische Bearbeitung.

„Vor dem Einsatz der Software waren die Arbeitsabläufe wesentlich schwieriger und zeitaufwändiger“, erinnert sich Andreas Eckey, kaufmännischer Leiter von K&R.

Die Erfassung der medizinisch technischen Prüfungen und Elektroprüfungen erfolgte zuvor händisch auf Papierbögen und in Excel-Listen. Bei kurzfristigen Änderungen in der Aufgabenliste mussten Blanko-Papierformulare verwendet werden. Manuelles Nachtragen von Kontakten und Objektdaten kostete im Anschluss viel Zeit und sorgte für Mehraufwand.
Eine Ergänzung der Dokumentation durch Bildaufnahmen war unmöglich oder mit weiterem Aufwand, z.B. durch Mitnahme einer zusätzlichen Kamera verbunden. Inventarnummern der zu überprüfenden Gerätschaften wurden umständlich manuell vergeben und die entsprechenden Inventarlisten aufwändig per Hand gepflegt.
Sortierung und Bearbeitungsreihenfolgen wurden bestenfalls in Form von verschiedenen Papierstapeln vorgegeben.
Die Prüfungsergebnisse wurden alle ein bis zwei Wochen in die Zentrale gebracht, wo ein Mitarbeiter die erfassten Papierbögen abtippen und händisch auswerten musste.

Doch dieses Verfahren führte nicht selten zu erheblichen Problemen und Mehraufwand:  „Bei fehlenden Angaben musste Rücksprachen mit den zuständigen Technikern gehalten werden. Und auch die Entzifferung der in Eile verfassten Angaben war nicht immer einfach. So kam es schnell zu zeitlichem Verzug oder mühsamer Nachbearbeitung.“
Auch die Zuordnung der erfassten Bögen gestaltete sich überaus schwierig, teilweise gingen sogar Belege verloren. Im Anschluss war oftmals zusätzlicher Aufwand für die Auswertung der Angaben notwendig.

„Das softwarebasierte Arbeiten mit BITqms spart uns viel Zeit und Ressourcen.“, lobt Eckey.

Seit K&R die QM-Software BITqms einsetzt, erfolgt die Durchführung und Dokumentation der Prüfungen zeitnah und zentral. Die Techniker können neue Aufgaben anhand der Priorisierungsvorgabe (auf Basis von Routenberechnung und -optimierung) auf einen Blick erkennen und nach Wichtigkeit sortieren. Noch während der Durchführung der Prüfungen erfolgt die Dokumentation durch Eingabe der Daten auf einem Tablet, wobei auch Bildaufnahmen vor Ort problemlos möglich sind. Vergessene Angaben und umständliches Abtippen gehören bei K&R der Vergangenheit an.

Außerdem hat sich die Qualität der Dokumentation erheblich verbessert:  „Dank der Definition von Pflichtfeldern in den Formularen können bestimmte Angaben und Einträge nicht mehr vergessen werden. Das ist wirklich praktisch!“
Außerdem kann bei der Dokumentation der Aufgaben Arbeitszeit eingespart werden: Mit dem Tablet können Schnellbeurteilungen von über 2.500 Einzelprüfungen durchgeführt werden.
Auch die Dateneingabe erfolgt durch die integrierte Autovervollständigung deutlich schneller. Und bei Änderungen können die zuständigen Bearbeiter schnell reagieren: Änderungen der Bewertungskriterien sind jederzeit von unterwegs direkt auf dem Tablet möglich.

Nachbearbeitungen durch die Zentrale sind seit dem Einsatz von BITqms bei K&R nicht mehr notwendig – alle mobil erfassten Angaben werden bei der Synchronisation automatisch in BITqms übertragen. Die Daten stehen zeitnah und zentral zur Verfügung, die entsprechenden Prüfprotokolle können in wenigen Minuten mit allen Bewertungsdetails und Bildern ausgedruckt werden. Auch die Auswertung der Prüfungen sowie die Erstellung der Abrechnungen erfolgen direkt über BITqms.

K&R Industrieservice GmbH BITqms

Insgesamt kommt das benutzerfreundliche Layout von BITqms bei K&R sehr gut an:

“Die Bedienung von BITqms ist einfach und übersichtlich. Nach ein wenig Einarbeitung findet man sich in der Software gut zurecht.”


Selbst die hochflexible Gestaltung der Prüfformulare ist kein Problem: “Das Erstellen der Formulare erfolgt nach dem Baukastenprinzip. So können auch Pflichtfelder oder Drop-Down-Menüs ohne viel Aufwand eingefügt werden.”