Auditmanagement-Software

BITqms - die Software für mobile Audits und effizientes Auditmanagement.

Die Software unterstützt alle Bereiche des Auditmanagements – von der Planung des Auditprogramms über die mobile Durchführung der Audits mit Tablets bis hin zur anschließenden Nachverfolgung und Auswertung inkl. Auditbericht. Verbesserungspotenziale aus den Audits werden mit der Software zielgerichtet identifiziert und können durch Präventions- und Korrekturmaßnahmen nachhaltig umgesetzt werden.

Dokumentenmanagement

Aufgaben- und Maßnahmenmanagement

Wie läuft Auditmanagement mit der Software BITqms ab?

Unsere Software unterstützt Ihr Auditmanagement optimal: Im Auditprogramm können mit BITqms Audits systematisch geplant und verfolgt werden. Individuelle Auditrahmen in der Software geben den Audits ihre Struktur und ermöglichen eine standardisierte Durchführung. Die mobile Durchführung der Audits mit Tablets bietet eine hohe Flexibilität und eine detailgetreue Dokumentation vor Ort inklusive Bild- und Sprachaufnahmen.

Im Anschluss an die mobile Durchführung der Audits auf Tablets kann der Auditbericht auf Knopfdruck in der Software erzeugt werden. Das Layout sowie inhaltliche Vorgaben für den Auditbericht können dabei vorgegeben werden. Auch die Auswertung der Audits erfolgt automatisch in der Software nach vorab individuell festgelegten Bewertungskriterien. Mit verschiedenen Auswertungsfunktionen erkennen Sie auf den ersten Blick, wo Verbesserungspotenziale liegen bzw. Handlungsbedarf besteht. Für bestimmte Auditergebnisse können vorab Maßnahmenvorlagen definiert werden. Diese Maßnahmen werden dann im Bedarfsfall automatisch von BITqms vorgeschlagen und können zur weiteren Nachverfolgung abgeleitet werden.

Die Prozesse innerhalb Ihres Auditmanagements können mit unserer Software BITqms flexibel gestaltet und damit genauso abgebildet werden wie diese wirklich sind. Die jeweils zuständigen Bearbeiter werden dabei per E-Mail über anstehende Aufgaben benachrichtigt sowie bei Bedarf erinnert.

Planen: Wie unterstützt unsere Software die übergreifende Festlegung des Auditprogramms?

Die Software BITqms unterstützt eine systematische Planung und Nachverfolgung Ihrer Audits im Auditprogramm als Bestandteil des Auditmanagements. Automatisierte Planungsabläufe und entsprechende Regeln zur Planung der einzelnen Audits in der Software sorgen dafür, dass die jeweiligen Audits in der gewünschten Regelmäßigkeit durchgeführt werden. Diese Regeln können Sie frei definieren – beispielsweise intervallgesteuert (Audit wird vierteljährlich durchgeführt) oder abhängig vom Ergebnis des vorangegangenen Audits (Nachfolgeaudit wird angelegt, wenn das Gesamtergebnis unter 80% liegt). Die genaue Planung der Termine und Auditoren für die einzelnen Audits können anschließend bequem in einer Übersicht vorgenommen und eingesehen werden. Verschiedene Berichte und Auswertungen liefern zudem den aktuellen Stand des Auditprogramms auf Knopfdruck.

Strukturierte Planung der Termine und zuständigen Auditoren für das Auditprogramm in der Software BITqms — Planung von Terminen und zuständigen Auditoren für das Auditprogramm

Standardisierte Antwortoptionen zur Beantwortung der Auditfragen in der Auditmanagement Software BITqms — Standardisierte Antwortmöglichkeiten für die jeweiligen Auditfragen

Definition von möglichen Feststellungen und Abweichungen von den Auditfragen im Auditplan in der Software BITqms — Auswählbare Feststellungen und Abweichungen als Orientierungshilfe während des Audits

Vorbereiten: Wie unterstützt unsere Auditmanagement-Software die Gestaltung des Auditrahmens?

Mit der Software BITqms können bereits bei der Vorbereitung der Audits langfristig wichtige Aspekte im Auditmanagement berücksichtigt werden: Flexibel definierbare Voreinstellungen ermöglichen einerseits die passgenaue Ausrichtung des Audits an den jeweiligen Zweck und schaffen gleichzeitig ein gewisses Maß an Standardisierung, das für eine spätere Auswertung unabdingbar ist.

Vorbereitung der Audits
Auditfragen, Antwortmöglichkeiten und Feststellungen werden vorab definiert. Dabei können neue Fragenkataloge in BITqms angelegt oder bereits bestehende Fragenkataloge importiert werden. Auf Basis von zahlreichen Antworttypen können die passenden Antwortmöglichkeiten für Ihre Auditfragen erstellt werden. Für die Fragen können zudem Feststellungen und Abweichungen frei definiert werden. Die vorgegebene Liste an möglichen Feststellungen und Abweichungen in der Software dient später als Orientierungshilfe während des Audits. Auch passende Maßnahmenvorlagen können als Grundlage für die abschließende Maßnahmenableitung bereits im Vorfeld definiert werden. So wird der Fokus bei jedem Audit auf alle wichtigen Aspekte gelegt – unabhängig von wechselnden Auditoren. Dies dient der Standardisierung sowie der Sicherstellung, dass keine wichtigen Punkte vergessen werden.

Zusammenspiel im Auditrahmen
Im Auditrahmen kann der Workflow, also der Ablauf und die Verantwortlichkeiten für das Audit in der Software definiert werden. Die einzelnen Ablaufschritte können hierbei flexibel abgebildet werden. Die zuständigen Bearbeiter werden über ihre Aufgaben per Mail benachrichtigt. Zudem sind Terminzusagen der (Ko-)Auditoren über die Software möglich.

Beantworten: Wie unterstützt unsere Software die mobile Durchführung der Audits mit Tablets?

Besonders praktisch ist die mobile Durchführung der Audits mit der Software BITqms direkt vor Ort auf dem Tablet. Hierfür bieten wir die App BITqms2Go für die Plattformen iOS, Android und Windows.

Der Vorteil: Die Beantwortung der Auditfragen kann mit wenigen Klicks jederzeit überall – direkt am Ort des Geschehens – auf dem Tablet dokumentiert werden. Ausführliche Beschreibungen werden unkompliziert mit Sprachaufnahmen aufgezeichnet, statt mühsam eingegeben – oder durch aussagekräftige Bildaufnahmen ersetzt. So kann eine detailgetreue Dokumentation direkt an der jeweiligen Auditfrage erfolgen und dennoch Bearbeitungszeit eingespart werden. Zudem entfällt dabei ein lästiges Zuordnen von Bildern und Aufnahmen im Nachgang, da die Informationen von BITqms2Go automatisch an der richtigen Frage hinterlegt werden.

Gerade in Produktionsstätten und abgelegenen oder sicherheitsrelevanten Bereichen steht eine Internetverbindung nicht immer zur Verfügung. Deshalb kann die mobile App BITqms2Go problemlos auch offline auf dem Tablet genutzt werden.

Alternativ zur mobilen Durchführung mit einem Tablet ist natürlich auch das Ausdrucken des Auditfragebogens sowie eine Beantwortung der Auditfragen am PC möglich.

Direkte Übersicht über die Ergebnisse eines Audits mit der Software BITqms — Auditergebnisse sofort im Überblick

Übersicht über identifizierte Feststellungen und Abweichungen der Auditfragen im Rahmen der Durchführung eines Audits — Nachvollziehbare Dokumentation der Feststellungen an einzelnen Auditfragen

Auswerten: Wie unterstützt unsere Software die Darstellung der Ergebnisse im Auditmanagement?

Für ein vollumfängliches Auditmanagement wertet die Software BITqms die Audits automatisch nach vorab individuell festgelegten Bewertungskriterien aus. Die Auditergebnisse stehen somit direkt nach Abschluss der Durchführung zur Verfügung.

Unter anderem erhalten Sie einen vollständigen Überblick über die gewählten Antworten, Punktequoten und Feststellungen, wobei Sie die Ergebnisse nach Themenbereichen, Bewertung oder Antwortmöglichkeit filtern können. Zudem stehen direkt spezifische Auswertungen des Audits zur Verfügung, bspw. die Punktequoten der einzelnen Themenbereiche. So sind Sie in der Lage Erkenntnisse, Maßnahmen und Erfolgspotenziale abzuleiten sowie Häufungen für bestimmte Fragestellungen zu analysieren.

Nachverfolgen: Wie unterstützt unsere Software die Ableitung von Maßnahmen aus dem Auditmanagement?

Basierend auf den Auditergebnissen schlägt BITqms automatisch passende Verbesserungs- und Korrekturmaßnahmen vor, die der verantwortliche Bearbeiter auf Knopfdruck anstoßen kann. Die neu gewonnenen Erkenntnisse werden so direkt als Aufgaben den jeweiligen Bearbeitern zugeteilt und können zeitnah umgesetzt werden.

Alle Maßnahmen, die aus den Ergebnissen eines Audits resultieren, werden mit dem entsprechenden Ergebnis und Bearbeitungsstatus in einer Übersicht am Audit angezeigt. So hat der Verantwortliche jederzeit den Überblick, welche Maßnahmen bereits durchgeführt wurden bzw. welche noch ausstehen. Außerdem können Status und Durchführung der Maßnahmen durch verschiedene Auswertungen nachverfolgt werden.
Ein weiterer Vorteil der Verzahnung von Auditmanagement und Maßnahmenmanagement in der Software: Der Auditor des nächsten Audits kann zudem die Maßnahmen und die Beantwortungshistorie direkt vor Ort einsehen und sich so ein Bild über erfolgte Verbesserungen seit dem letzten Audit machen.

Übersicht über offene und abgeschlossene Maßnahmen, die aus den Ergebnissen eines Audits abgeleitet wurden — Übersicht über den Status aller Maßnahmen, die aus den Ergebnissen eines Audits abgeleitet wurden

Erstellung von individuellen Auditberichten auf Knopfdruck nach der Durchführung eines Audits mit der Software BITqms — Automatisch generierte Auditberichte mit individuellem Layout

Nachweisen: Wie unterstützt unsere Auditmanagement-Software die Erstellung des Auditberichts?

Der Auditbericht kann nach Beenden der Auditdurchführung auf Knopfdruck erstellt und als MS Word- oder PDF-Dokument exportiert werden. Layout und Inhalt der Auditberichte können flexibel zusammengestellt werden – so kann der Auditbericht je nach Zielgruppe bspw. eine andere Informationstiefe enthalten oder eine andere Designvorlage verwenden. Abhängig von den gewählten Einstellungen können dabei alle Informationen aus der Auditdurchführung berücksichtigt werden: Ergebnisse, Beantwortung der Fragen, Feststellungen und Abweichungen, Bilder etc.

Praktisch: Die Druckversion des Auditberichts kann automatisch an die Verantwortlichen weitergeleitet oder über Portale zur Verfügung gestellt werden – so erhalten auch Gebiets- oder Bereichsleiter schnell einen Überblick über ihre Verantwortungsbereiche.

Analysieren: Wie unterstützt unsere Software die systematische Auswertung und Identifikation von Verbesserungspotenzialen?

Mit dem umfangreichen Berichtswesen unserer Software behalten Sie anstehende Audits und überfällige Maßnahmen stets im Blick. Spezielle Berichte erleichtern zudem Ihren Arbeitsalltag: So bietet beispielsweise die Auditliste einen schnellen Überblick über den Stand Ihres Auditprogramm mit allen anstehenden und abgeschlossenen Audits inkl. deren Ergebnis sowie nächsten geplanten Durchführung.

Die Standardisierung der Audits in der Software ermöglicht zudem aufschlussreiche Vergleiche zwischen verschiedenen Audits: Detaillierte Auswertungen wie Ergebnis- und Fragenauswertungen ermöglichen die übergreifende Analyse über Feststellungen, Maßnahmen, Punktequoten, Themenbereiche, Zeiträume, Auditoren, Standorte oder Abteilungen etc.

Vergleich der Auditergebnisse über verschiedene Standorte oder Abteilungen — Vergleich der Auditergebnisse zwischen verschiedenen Standorten

Auswertung der zeitlichen Entwicklung der Auditergebnisse — Entwicklung eines Audits über einen bestimmten Zeitraum

Modulbroschüre

Laden Sie hier die Modulbroschüre für Auditmanagement mit der Software BITqms herunter.

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Selbstverständlich stehen wir Ihnen jederzeit für Fragen oder einen ersten Überblick zur Verfügung. Gerne zeigen wir Ihnen auch im Rahmen einer kurzen Onlinepräsentation oder bei einem Termin vor Ort bei Ihnen im Hause, wie Ihr mobiles Auditmanagement mit der Software BITqms aussehen könnte.

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Keine Sorge, unsere erfahrenen Consultants unterstützen Sie bei der Softwareeinführung sowie in gezielten Projekten, um die Software optimal an Ihre Anforderungen anzupassen - egal, ob Neuaufbau des Auditmanagements oder Import bereits bestehender Fragenkataloge und Strukturen.

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