Dokumenten- und Wissensmanagement

Dokumenten- und Wissensmanagement

Qualitätsbezogenes Dokumentenmanagement

BITqms bildet den gesamten Lebenszyklus eines normkonformen Dokuments ab: Verfassen, Prüfen, Freigeben sowie automatische Wiedervorlage zur Aktualitätsprüfung (Review).

Das individuelle Berechtigungskonzept erlaubt es, den jeweiligen Mitarbeitern die für Sie relevanten Dokumente zur Verfügung zu stellen oder zur Bearbeitung freizugeben.

Um sicherzustellen, dass jeder die für ihn bestimmten Informationen auch tatsächlich und nachvollziehbar liest, stehen Ihnen in BITqms Lesebestätigungen für ausgewählte Gruppen oder auch für einzelne Personen zur Verfügung. So wird nachweisbar dokumentiert, welcher Mitarbeiter das entsprechende Dokument wann gelesen hat.

Das gewünschte Layout kann für jedes Dokument bzw. jede Verknüpfung oder übergreifend für ganze Kapitel und Dokumentationen vorgegeben werden.
Über die Hinterlegung entsprechender Verknüpfungen ist es auch möglich, ein und dasselbe Dokument mit verschiedenen Layout-Vorlagen zu drucken, beispielsweise im Drucklayout der verschiedenen Standorte.

Startseite im Modul Dokumentation BITqms

Startseite in der Dokumentation

Sie können eine individuelle Startseite festlegen, die beim Aufrufen der Software geöffnet wird. Mit Verknüpfungen im Übersichtsdokument gelangen Sie außerdem sehr schnell zum gewünschten Ziel.

Dieses Dokument befindet sich gerade im Schritt “Aktualität prüfen” (Review).

Organigramm in BITqms

Übersichtliche Organisationsstrukturen mit Organigrammen

In BITqms können Organigramme ganz einfach in der Dokumentation verknüpft und somit auch Mitarbeitern ohne Berechtigung auf das Modul “Unternehmensverwaltung” zur Verfügung gestellt werden. Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten können damit übersichtlich dargestellt werden.

Individuelle Freigabeprozesse & Freigabehistorie BITqms

Individuelle Freigabeprozesse an Dokumenten

Mit frei definierbaren Workflows können Sie den Freigabeprozess Ihrer Dokumente ganz individuell gestalten. Profitieren Sie unter anderem von folgenden Vorteilen:

  • Sie können beliebig viele Workflowschritte nacheinander sowie parallel erstellen.
  • In einem Workflowschritt können einzelne Mitarbeiter oder ganze Gruppen hinterlegt werden.
  • Die automatische Wiedervorlage kann mit dem Review gesteuert werden.
  • Sie können mit Vorlagen für bestimmte Bereiche oder Kapitel arbeiten und müssen Workflows nicht jedes Mal händisch anlegen.
  • Mit konditionalen Workflow-Schritten haben Sie noch mehr Gestaltungsspielraum: automatisierter E-Mail-Versand, Setzen eines Bearbeiters, Überspringen von nicht benötigten Arbeitsschritten. (Zu den konditionalen Workflows stehen Praxistipps bereit: E-Mail-Versand, Bearbeiter auswählen, Ersteller als Leseberechtigter, Workflowschritt überspringen)
  • Beim Abschluss eines Workflowschrittes kann der jeweilige Mitarbeiter Anmerkungen hinterlassen.  Im Bereich “Freigabehistorie” können all diese Anmerkungen eingesehen werden.
Mitgeltende Unterlagen BITqms

Wichtige Informationen direkt verfügbar

Oftmals müssen Sie bei der Erstellung bestimmter Dokumente auf wichtige Hintergrundinformationen oder andere Dokumente zugreifen. Um das unnötige Hin- und Herspringen im System zu vermeiden, bietet BITqms die Möglichkeit, mit mitgeltenden Unterlagen zu arbeiten.

Diese können direkt am zu bearbeitenden Dokument verknüpft und eingesehen werden. Um den Inhalt einer mitgeltenden Unterlage zu sehen, müssen Sie nicht einmal den Arbeitskontext verlassen.

Volltextsuche in BITqms

Praktische Suchfunktionen

Dokumente können nicht nur durch die Auswahl in Struktur aufgerufen werden, sondern auch durch eine der folgenden Suchfunktionen:

  • Direktzugriff: Wenn Sie die Dokumentennummer im Kopf haben, können Sie diese in der Schnellsuchleiste eingeben und gelangen direkt zum gewünschten Dokument.
  • Suche: In der Suchmaske können Sie nach beliebigen Schlagworten suchen und die Ergebnisse durch verschiedene Filterfunktionen noch weiter eingrenzen. Die Ergebnisse werden in einer Listenansicht dargestellt.
  • OpenSearch: Sie können die BITqms Suche direkt in Ihren Browser einbinden und so auch direkt im Browser nach BITqms Inhalten suchen.
  • Suche in Portalen: Natürlich kann auch in den BITqms Portalen gesucht werden.
Versionsvergleich in BITqms

Alle Änderungen direkt im Blick

Der Versionsvergleich stellt eine große Arbeitserleichterung im Betriebsalltag dar. Denn Sie können alle Änderungen an einem Dokument direkt sehen und müssen diese nicht mehr aufwendig selbst suchen. Änderungen an Dokumenten können damit wesentlich schneller geprüft werden.

  • Neue Textpassagen und Elemente werden gelb hinterlegt.
  • Entfernte Passagen werden dagegen rot hinterlegt und die Schrift durchgestrichen.
Inhaltserstellung im HTML- & im Diagramm-Editor BITqms

Inhaltserstellung im Diagramm- & im HTML-Editor

Mit dem integrierten Diagramm-Editor können Sie Prozesse und Abläufe aller Art abbilden. So können komplexe Abläufe mit einem Blick erfasst werden. Elemente können schnell angeordnet und in Verbindung gebracht werden. Mit Verknüpfungen auf einzelne Elemente können Sie außerdem identische Teilabläufe verwenden, ohne diese ständig neu anlegen zu müssen.

Neben MS-Word Dokumenten können Sie in BITqms natürlich auch HTML-Dokumente erstellen. Dabei können Sie Formatierungen voreinstellen, um ein einheitliches Erscheinungsbild der Dokumente zu gewährleisten. Tabellen, Bilder oder Verlinkungen sind im Handumdrehen eingefügt. Außerdem können Sie auch mit Vorlagen arbeiten, in denen der Bearbeiter dann nur noch die notwendigen Inhalte einfügen muss.

Darstellung von Dokumenten/Prozessen in BITqms2Go BITqms

Darstellung in BITqms2Go

Der ortsunabhängige Zugriff auf Dokumente, Arbeitsanweisungen, Richtlinien und mehr ist mit BITqms2Go möglich. Mit der mobilen Anwendung haben Sie Ihre Dokumente immer vor Ort verfügbar und sind nicht mehr auf eine bestehende Internetverbindung angewiesen.

Prozesslandschaft in BITqms

Die Prozesslandschaft

Mit der BITqms Prozesslandschaft können Sie individuelle Prozesse aufbauen und mit benötigten Objekten verknüpfen. Mit den Objekten wird dann der Prozessablauf beschrieben und dokumentiert. Die Objekte (Dokumente) können mit einem einfachem Klick aufgerufen werden.

Bericht über Lesebestätigungen in BITqms

Berichte inkl. Übersicht über Lesebestätigungen

Für die Berichte steht im Modul Dokumentation ein eigener Bereich zur Verfügung. In diesem Beispiel sehen Sie einen Überblick über eingeforderte Lesebestätigungen und die Anzahl der bereits bestätigten Dokumente. Lesebestätigungen können für Dokumente eingerichtet werden, die von Ihren Mitarbeitern unbedingt zur Kenntnis genommen werden sollten.

Weiterhin stehen eine Vielzahl an unterschiedlichen Berichten zur Verfügung, z.B.:

  • Dokumente in Arbeit
  • Revisionslisten
  • Übersichten über Kommentare
  • Berichte zu Lesebestätigungen
  • unterschiedliche Statistiken
  • verschiedene inhaltliche Auswertungen

Zusätzlich können Sie aber auch individuelle Berichte erstellen.

Neben dem integrierten HTML-Editor können alle gängigen Dateiformate in BITqms eingebunden und weiterhin über das entsprechende Programm bearbeitet werden. Die direkte Anzeige dieser Dateien in BITqms erfolgt im PDF-Format.

So können auch Mitarbeiter ohne entsprechende Lizenzen für die jeweiligen Programme diese Dateien einsehen.

Dokumente werden mit BITqms zentral für alle Leseberechtigten bereitgestellt. Dabei wird immer die aktuellste freigegebene Version der Dokumente angezeigt – direkt nach Freigabe einer neuen Version können Leser sogar per E-Mail über die Neuerungen benachrichtigt werden.

Regelmäßige Aktualitätsprüfungen sorgen zudem dafür, dass veraltete Inhalte erkannt und entsprechend erneuert werden.

Durch Versionierung der Dokumente wird sichergestellt, dass Änderungen an den Dokumentversionen nachvollziehbar sind. Alte Versionen werden gespeichert und können somit jederzeit in der Versionshistorie aufgerufen werden.

Außerdem stellt der Versionsvergleich Änderungen an den Versionen übersichtlich auf einen Blick dar und ermöglicht damit eine schnelle Auffassung der Änderungen und somit eine erhebliche Zeitersparnis.

Der Ausdruck der Dokumente oder ganzer Dokumentationen erfolgt mittels individuell definierbarer Druckvorlagen. Das Layout der Ausdrucke kann völlig frei gestaltet werden. Auch die Inhalte der Ausdrucke wie Druckkopf, Rahmendaten oder Freigabeinformationen legen Sie selbst fest.

Die zentrale Verwaltung der Druckvorlagen in BITqms ermöglicht es, die Vorlagen für das Layout unabhängig von den Dokumenten zu speichern und übergreifend zu bearbeiten. So können sich die Bearbeiter bei der Erstellung der Dokumente auf das Wesentliche konzentrieren: den Inhalt.

Mit BITqms2Go Doku haben Sie jederzeit auch offline Zugriff auf alle Ihre Dokumente. Auch auf dem Tablet oder Smartphone erfolgt die Navigation wie gewohnt über die Dokumentationsstruktur und bietet somit eine intuitive Bedienbarkeit.

Sie können die Informationen genau dort nutzen, wo Sie sie auch benötigen: Vor Ort auf dem Werksgelände, in der Produktion, etc.

Von Ihnen benötigte Schnittstellen zu bereits bestehenden Systemen sind für uns kein Problem und können gerne inhouse entwickelt werden. Gerne informieren wir Sie über die Möglichkeiten.

Das Module Dokumenten- und Wissensmanagement wird optimal ergänzt durch die Module Intranet und Extranet, Projekt- und Maßnahmenmanagement und elektronische Formulare.



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Hier finden Sie alle Anwendungsfälle, Praxistipps und Success Stories zum Modul Dokumentation und Wissensmanagement:

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