Dokumenten- und Wissensmanagement
Qualitätsbezogenes Dokumentenmanagement
BITqms bildet den gesamten Lebenszyklus eines normkonformen Dokuments ab: Verfassen, Prüfen, Freigeben sowie automatische Wiedervorlage zur Aktualitätsprüfung (Review).
Das individuelle Berechtigungskonzept erlaubt es, den jeweiligen Mitarbeitern die für Sie relevanten Dokumente zur Verfügung zu stellen oder zur Bearbeitung freizugeben.
Um sicherzustellen, dass jeder die für ihn bestimmten Informationen auch tatsächlich und nachvollziehbar liest, stehen Ihnen in BITqms Lesebestätigungen für ausgewählte Gruppen oder auch für einzelne Personen zur Verfügung. So wird nachweisbar dokumentiert, welcher Mitarbeiter das entsprechende Dokument wann gelesen hat.
Das gewünschte Layout kann für jedes Dokument bzw. jede Verknüpfung oder übergreifend für ganze Kapitel und Dokumentationen vorgegeben werden.
Über die Hinterlegung entsprechender Verknüpfungen ist es auch möglich, ein und dasselbe Dokument mit verschiedenen Layout-Vorlagen zu drucken, beispielsweise im Drucklayout der verschiedenen Standorte.
Startseite in der Dokumentation
Sie können eine individuelle Startseite festlegen, die beim Aufrufen der Software geöffnet wird. Mit Verknüpfungen im Übersichtsdokument gelangen Sie außerdem sehr schnell zum gewünschten Ziel.
Dieses Dokument befindet sich gerade im Schritt “Aktualität prüfen” (Review).
Übersichtliche Organisationsstrukturen mit Organigrammen
In BITqms können Organigramme ganz einfach in der Dokumentation verknüpft und somit auch Mitarbeitern ohne Berechtigung auf das Modul “Unternehmensverwaltung” zur Verfügung gestellt werden. Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten können damit übersichtlich dargestellt werden.
Individuelle Freigabeprozesse an Dokumenten
Mit frei definierbaren Workflows können Sie den Freigabeprozess Ihrer Dokumente ganz individuell gestalten. Profitieren Sie unter anderem von folgenden Vorteilen:
- Sie können beliebig viele Workflowschritte nacheinander sowie parallel erstellen.
- In einem Workflowschritt können einzelne Mitarbeiter oder ganze Gruppen hinterlegt werden.
- Die automatische Wiedervorlage kann mit dem Review gesteuert werden.
- Sie können mit Vorlagen für bestimmte Bereiche oder Kapitel arbeiten und müssen Workflows nicht jedes Mal händisch anlegen.
- Mit konditionalen Workflow-Schritten haben Sie noch mehr Gestaltungsspielraum: automatisierter E-Mail-Versand, Setzen eines Bearbeiters, Überspringen von nicht benötigten Arbeitsschritten. (Zu den konditionalen Workflows stehen Praxistipps bereit: E-Mail-Versand, Bearbeiter auswählen, Ersteller als Leseberechtigter, Workflowschritt überspringen)
- Beim Abschluss eines Workflowschrittes kann der jeweilige Mitarbeiter Anmerkungen hinterlassen. Im Bereich “Freigabehistorie” können all diese Anmerkungen eingesehen werden.
Wichtige Informationen direkt verfügbar
Oftmals müssen Sie bei der Erstellung bestimmter Dokumente auf wichtige Hintergrundinformationen oder andere Dokumente zugreifen. Um das unnötige Hin- und Herspringen im System zu vermeiden, bietet BITqms die Möglichkeit, mit mitgeltenden Unterlagen zu arbeiten.
Diese können direkt am zu bearbeitenden Dokument verknüpft und eingesehen werden. Um den Inhalt einer mitgeltenden Unterlage zu sehen, müssen Sie nicht einmal den Arbeitskontext verlassen.
Praktische Suchfunktionen
Dokumente können nicht nur durch die Auswahl in Struktur aufgerufen werden, sondern auch durch eine der folgenden Suchfunktionen:
- Direktzugriff: Wenn Sie die Dokumentennummer im Kopf haben, können Sie diese in der Schnellsuchleiste eingeben und gelangen direkt zum gewünschten Dokument.
- Suche: In der Suchmaske können Sie nach beliebigen Schlagworten suchen und die Ergebnisse durch verschiedene Filterfunktionen noch weiter eingrenzen. Die Ergebnisse werden in einer Listenansicht dargestellt.
- OpenSearch: Sie können die BITqms Suche direkt in Ihren Browser einbinden und so auch direkt im Browser nach BITqms Inhalten suchen.
- Suche in Portalen: Natürlich kann auch in den BITqms Portalen gesucht werden.
Alle Änderungen direkt im Blick
Der Versionsvergleich stellt eine große Arbeitserleichterung im Betriebsalltag dar. Denn Sie können alle Änderungen an einem Dokument direkt sehen und müssen diese nicht mehr aufwendig selbst suchen. Änderungen an Dokumenten können damit wesentlich schneller geprüft werden.
- Neue Textpassagen und Elemente werden gelb hinterlegt.
- Entfernte Passagen werden dagegen rot hinterlegt und die Schrift durchgestrichen.
Inhaltserstellung im Diagramm- & im HTML-Editor
Mit dem integrierten Diagramm-Editor können Sie Prozesse und Abläufe aller Art abbilden. So können komplexe Abläufe mit einem Blick erfasst werden. Elemente können schnell angeordnet und in Verbindung gebracht werden. Mit Verknüpfungen auf einzelne Elemente können Sie außerdem identische Teilabläufe verwenden, ohne diese ständig neu anlegen zu müssen.
Neben MS-Word Dokumenten können Sie in BITqms natürlich auch HTML-Dokumente erstellen. Dabei können Sie Formatierungen voreinstellen, um ein einheitliches Erscheinungsbild der Dokumente zu gewährleisten. Tabellen, Bilder oder Verlinkungen sind im Handumdrehen eingefügt. Außerdem können Sie auch mit Vorlagen arbeiten, in denen der Bearbeiter dann nur noch die notwendigen Inhalte einfügen muss.
Darstellung in BITqms2Go
Der ortsunabhängige Zugriff auf Dokumente, Arbeitsanweisungen, Richtlinien und mehr ist mit BITqms2Go möglich. Mit der mobilen Anwendung haben Sie Ihre Dokumente immer vor Ort verfügbar und sind nicht mehr auf eine bestehende Internetverbindung angewiesen.
Die Prozesslandschaft
Mit der BITqms Prozesslandschaft können Sie individuelle Prozesse aufbauen und mit benötigten Objekten verknüpfen. Mit den Objekten wird dann der Prozessablauf beschrieben und dokumentiert. Die Objekte (Dokumente) können mit einem einfachem Klick aufgerufen werden.
Berichte inkl. Übersicht über Lesebestätigungen
Für die Berichte steht im Modul Dokumentation ein eigener Bereich zur Verfügung. In diesem Beispiel sehen Sie einen Überblick über eingeforderte Lesebestätigungen und die Anzahl der bereits bestätigten Dokumente. Lesebestätigungen können für Dokumente eingerichtet werden, die von Ihren Mitarbeitern unbedingt zur Kenntnis genommen werden sollten.
Weiterhin stehen eine Vielzahl an unterschiedlichen Berichten zur Verfügung, z.B.:
- Dokumente in Arbeit
- Revisionslisten
- Übersichten über Kommentare
- Berichte zu Lesebestätigungen
- unterschiedliche Statistiken
- verschiedene inhaltliche Auswertungen
Zusätzlich können Sie aber auch individuelle Berichte erstellen.
