Maßnahmenmanagement
Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung
Mit dem Modul BITqms Projekt- und Maßnahmenmanagement wird die konsequente Steuerung von Unternehmensprozessen ermöglicht. Maßnahmen werden strukturiert geplant, nachvollziehbar durchgeführt und anschließend wirksam überwacht. Jede Maßnahme wird durch einen individuell definierbaren Workflow abgearbeitet. Auch die Datenerfassung mit Checklisten und Umlaufbelegen wird unterstützt.
Individuelle Workflows
Workflows können völlig flexibel zusammengestellt werden und lassen sich damit für Projekte und Abläufe aller Art verwenden.
- Beliebig viele parallele oder nacheinanderfolgende Arbeitsschritte
- Wahl aus einzelnen Bearbeitern, Gruppen oder Externen
- Terminierung und Aufwandsplanung für einzelne Projekte
- Informationserfassung durch Umlaufbelege
- Dokumentierte Kommunikation mit allen Bearbeitern
- Verwendung von Vorlagen für wiederkehrende Workflows
Den Bearbeitungsstand haben Sie mit BITqms immer im Blick. Die farbliche Markierung zeigt Ihnen in welchem Status sich ein Prozessschritt befindet:
- grün: Der Schritt wurde erledigt.
- weiß: Der Schritt ist noch offen.
- rot: Der Schritt wurde abgelehnt & zurückgegeben an den vorherigen Bearbeiter.
Terminierung ihrer Projekte
Für eine funktionierende Projektplanung ist eine durchdachte Terminierung der Projekte unerlässlich. Sie können in BITqms für jeden einzelnen Workflowschritt einen zeitlichen Rahmen und die geplante Bearbeitungszeit festlegen. Diese Einstellungen können individuell an einzelnen Workflows getroffen werden oder aber auch bei wiederkehrenden Arbeitsabläufen für Workflow-Vorlagen eingestellt werden. Änderungen sind nachträglich natürlich noch möglich.
Durch die Vorgabe einer geplanten Bearbeitungszeit können Sie sich vom System automatisch Soll-Ist-Vergleiche erstellen lassen und behalten somit immer den Überblick über den Stand der Dinge in Bezug auf den Arbeitsaufwand. Mit der Vorgabe des zeitlichen Bearbeitungsrahmens können Sie in BITqms immer deutlich sehen, welche Projekte den zeitlichen Rahmen bereits überschritten haben.
Arbeiten mit Workflowvorlage
Oftmals gibt es im Arbeitsalltag Arbeitsabläufe, die identisch oder ähnlich sind. Für diesen Fall können Sie mit Workflow-Vorlagen arbeiten und von den folgenden Vorteilen profitieren:
- Sie sparen wertvolle Zeit und können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, da die Vorlagen automatisch übernommen werden.
- Auch die Terminierung von Workflowschritten kann für Vorlagen eingerichtet werden.
- Bei ähnlichen Workflows ist es immer noch zeitsparender nur einzelne Elemente als den ganzen Workflow anzupassen.
- Mit dem Zusatzmodul “dynamische Workflows” können Sie Benutzer außerdem automatisch auf Basis der Gruppe, Rollenzuordnung oder Verantwortlichkeit hinterlegen. (Weitere Informationen zu den übergreifenden Modulen)
- Vorlagen werden an zentraler Stelle verwaltet und können dort auch nachbearbeitet werden.
- Sie können auf bestehende Vorgänge auch nachträglich noch Workflows übertragen.
- Auch Umlaufbelege und programmatische Workflowschritte können für die Vorlagen verwendet werden.
Informationserfassung mit Umlaufbelegen
Umlaufbelege dienen dazu, weitere Informationen an Arbeitsabläufen zu erfassen und am Vorgang zu dokumentieren. Diese können flexibel mit unzähligen Formularelementen zusammengestellt werden. Dadurch ist es möglich, höchst individuelle Umlaufbelege zu verwenden und damit zielgerichtet die Informationen zu erfassen, die Sie benötigen.
Des Weiteren können aus Umlaufbelegen heraus weitere Maßnahmen initiiert werden. Dadurch wird die Bearbeitung etwaiger Problemstellen sichergestellt.
Im Bereich Berichte können Sie außerdem verschiedene Statistiken zu den Umlaufbelegen einsehen. Um direkt an einem Vorgang individuelle Bewertungen einsehen zu können, können Sie eine Punktebewertung für das Formular einrichten. So könnte in einem Ideenmanagement-Vorgang zum Beispiel im Umlaufbeleg eine Bewertung der Idee erfolgen, die die Anzeige der Dringlichkeit der Umsetzung direkt am Vorgang ermöglicht.
Workflowhistorie und Zeitbuchungen
Im Bereich Workflowhistorie direkt an einem Vorgang wird die Bearbeitung der Arbeitsschritte sowie die Zeitbuchungen dokumentiert.
- So kann direkt am Projekt der Verlauf der Workflowschritte eingesehen werden. Sie sehen, wenn ein Schritt abgeschlossen, zurückgegeben oder wieder bearbeitet wurde. Außerdem können die Bearbeiter auch Bemerkungen hinterlassen, wenn sie einen Arbeitsschritt abschließen bzw. zurückgeben.
- Im Bereich Zeitbuchungen können alle gebuchten Zeiten eingesehen werden. Dadurch bekommen Sie einen ersten Überblick, wie viel Arbeitsaufwand in welche Arbeitsschritte geflossen ist. Auch beim Buchen einer Zeit kann vom Bearbeiter eine Beschreibung der Tätigkeit angegeben werden.
Umfassende Berichte
Für das Projekt- und Maßnahmenmanagement stehen unzählige Berichte bereit. Neben den voreingestellten Auswertungsmöglichkeiten können auch individuelle Berichte erstellt werden. Die Berichte können auch als PDF- oder Excel-Datei importiert werden.
- Maßnahmen in Arbeit
- Umlaufbeleg-Auswertungen
- Verlaufs-Auswertungen
- Aufwandsübersichten
- Zeitbuchungen
- Umlaufbelegstatistiken
