Slide Projekt- und
Maßnahmenmanagement
Projektmanagement und Maßnahmenmanagement BITqms
Projekt- und Maßnahmenmanagement

Maßnahmenmanagement

Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung im Maßnahmenmanagement

Mit dem Modul BITqms Projekt- und Maßnahmenmanagement wird die konsequente Steuerung von Unternehmensprozessen ermöglicht. Maßnahmen werden strukturiert geplant, nachvollziehbar durchgeführt und anschließend wirksam überwacht. Jede Maßnahme wird durch einen individuell definierbaren Workflow abgearbeitet. Auch die Datenerfassung mit Checklisten und Umlaufbelegen wird unterstützt.

Individuelle Workflows Status BITqms

Individuelle Workflows

Workflows können völlig flexibel zusammengestellt werden und lassen sich damit für Projekte und Abläufe aller Art verwenden.

  • Beliebig viele parallele oder nacheinanderfolgende Arbeitsschritte
  • Wahl aus einzelnen Bearbeitern, Gruppen oder Externen
  • Terminierung und Aufwandsplanung für einzelne Projekte
  • Informationserfassung durch Umlaufbelege
  • Dokumentierte Kommunikation mit allen Bearbeitern
  • Verwendung von Vorlagen für wiederkehrende Workflows

Den Bearbeitungsstand haben Sie mit BITqms immer im Blick. Die farbliche Markierung zeigt Ihnen in welchem Status sich ein Prozessschritt befindet:

  • grün: Der Schritt wurde erledigt.
  • weiß: Der Schritt ist noch offen.
  • rot: Der Schritt wurde abgelehnt & zurückgegeben an den vorherigen Bearbeiter.
Terminierung Ihrer Projekte BITqms

Terminierung ihrer Projekte

Für eine funktionierende Projektplanung ist eine durchdachte Terminierung der Projekte unerlässlich. Sie können in BITqms für jeden einzelnen Workflowschritt einen zeitlichen Rahmen und die geplante Bearbeitungszeit festlegen. Diese Einstellungen können individuell an einzelnen Workflows getroffen werden oder aber auch bei wiederkehrenden Arbeitsabläufen für Workflow-Vorlagen eingestellt werden. Änderungen sind nachträglich natürlich noch möglich.

Durch die Vorgabe einer geplanten Bearbeitungszeit können Sie sich vom System automatisch Soll-Ist-Vergleiche erstellen lassen und behalten somit immer den Überblick über den Stand der Dinge in Bezug auf den Arbeitsaufwand. Mit der Vorgabe des zeitlichen Bearbeitungsrahmens können Sie in BITqms immer deutlich sehen, welche Projekte den zeitlichen Rahmen bereits überschritten haben.

Workflowvorlage bearbeiten BITqms

Arbeiten mit Workflowvorlagen im Maßnahmenmanagement

Für identische Arbeitsabläufe können Sie auch mit Workflow-Vorlagen arbeiten und von den folgenden Vorteilen profitieren:

  • Sie sparen wertvolle Zeit und können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, da die Vorlagen automatisch übernommen werden.
  • Auch die Terminierung von Workflowschritten kann für Vorlagen eingerichtet werden.
  • Mit dem Zusatzmodul “dynamische Workflows” können Sie Benutzer außerdem automatisch auf Basis der Gruppe, Rollenzuordnung oder Verantwortlichkeit hinterlegen. (Weitere Informationen zu den übergreifenden Modulen)
  • Vorlagen werden an zentraler Stelle verwaltet und können dort auch nachbearbeitet werden.
  • Sie können auf bestehende Vorgänge auch nachträglich noch Workflows übertragen.
  • Auch Umlaufbelege und programmatische Workflowschritte können für die Vorlagen verwendet werden.
Umlaufbeleg am Workflowschritt ausfüllen BITqms

Informationserfassung mit Umlaufbelegen

Umlaufbelege dienen dazu, weitere Informationen an Arbeitsabläufen zu erfassen und am Vorgang zu dokumentieren. Diese können flexibel mit unzähligen Formularelementen zusammengestellt werden. Dadurch ist es möglich, höchst individuelle Umlaufbelege zu verwenden und damit zielgerichtet die Informationen zu erfassen, die Sie benötigen.

Des Weiteren können aus Umlaufbelegen heraus weitere Maßnahmen initiiert werden. Dadurch wird die Bearbeitung etwaiger Problemstellen sichergestellt.

Im Bereich Berichte können Sie außerdem verschiedene Statistiken zu den Umlaufbelegen einsehen. Um direkt an einem Vorgang individuelle Bewertungen einsehen zu können, können Sie eine Punktebewertung für das Formular einrichten. So könnte in einem Ideenmanagement-Vorgang zum Beispiel im Umlaufbeleg eine Bewertung der Idee erfolgen, die die Anzeige der Dringlichkeit der Umsetzung direkt am Vorgang ermöglicht.

Workflowhistorie und Zeitbuchungsübersicht BITqms

Workflowhistorie und Zeitbuchungen im Maßnahmenmanagement

Im Bereich Workflowhistorie direkt an einem Vorgang wird die Bearbeitung der Arbeitsschritte sowie die Zeitbuchungen dokumentiert.

  • So kann direkt am Projekt der Verlauf der Workflowschritte eingesehen werden. Sie sehen, wenn ein Schritt abgeschlossen, zurückgegeben oder wieder bearbeitet wurde. Außerdem können die Bearbeiter auch Bemerkungen hinterlassen, wenn sie einen Arbeitsschritt abschließen bzw. zurückgeben.
  • Im Bereich Zeitbuchungen können alle gebuchten Zeiten eingesehen werden. Dadurch bekommen Sie einen ersten Überblick, wie viel Arbeitsaufwand in welche Arbeitsschritte geflossen ist. Auch beim Buchen einer Zeit kann vom Bearbeiter eine Beschreibung der Tätigkeit angegeben werden.
Bericht Maßnahmen in Arbeit BITqms

Umfassende Berichte im Maßnahmenmanagement

Für das Projekt- und Maßnahmenmanagement stehen unzählige Berichte bereit. Neben den voreingestellten Auswertungsmöglichkeiten können auch individuelle Berichte erstellt werden. Die Berichte können auch als PDF- oder Excel-Datei importiert werden.

  • Maßnahmen in Arbeit
  • Umlaufbeleg-Auswertungen
  • Verlaufs-Auswertungen
  • Aufwandsübersichten
  • Zeitbuchungen
  • Umlaufbelegstatistiken

Neben dem integrierten HTML-Editor können alle gängigen Dateiformate in BITqms eingebunden und weiterhin über das entsprechende Programm bearbeitet werden. Die direkte Anzeige dieser Dateien in BITqms erfolgt im PDF-Format. So können auch Mitarbeiter ohne entsprechende Lizenzen für die jeweiligen Programme diese Dateien einsehen.

Dokumente werden mit BITqms zentral für alle Leseberechtigten bereitgestellt. Dabei wird immer die aktuellste freigegebene Version der Dokumente angezeigt – direkt nach Freigabe einer neuen Version können Leser sogar per E-Mail über die Neuerungen benachrichtigt werden.

Regelmäßige Aktualitätsprüfungen sorgen zudem dafür, dass veraltete Inhalte erkannt und entsprechend erneuert werden.

Durch Versionierung der Dokumente wird sichergestellt, dass Änderungen an den Dokumentversionen nachvollziehbar sind. Alte Versionen werden gespeichert und können somit jederzeit in der Versionshistorie aufgerufen werden.

Außerdem stellt der Versionsvergleich Änderungen an den Versionen übersichtlich auf einen Blick dar und ermöglicht damit eine schnelle Auffassung der Änderungen und somit eine erhebliche Zeitersparnis.

Der Ausdruck der Dokumente oder ganzer Dokumentationen erfolgt mittels individuell definierbarer Druckvorlagen. Das Layout der Ausdrucke kann völlig frei gestaltet werden. Auch die Inhalte der Ausdrucke wie Druckkopf, Rahmendaten oder Freigabeinformationen legen Sie selbst fest.

Die zentrale Verwaltung der Druckvorlagen in BITqms ermöglicht es, die Vorlagen für das Layout unabhängig von den Dokumenten zu speichern und übergreifend zu bearbeiten. So können sich die Bearbeiter bei der Erstellung der Dokumente auf das Wesentliche konzentrieren: den Inhalt.

Mit BITqms2Go Doku haben Sie jederzeit auch offline Zugriff auf alle Ihre Dokumente. Auch auf dem Tablet oder Smartphone erfolgt die Navigation wie gewohnt über die Dokumentationsstruktur und bietet somit eine intuitive Bedienbarkeit. Sie können die Informationen genau dort nutzen, wo Sie sie auch benötigen: Vor Ort auf dem Werksgelände, in der Produktion, etc.

Schnittstellen zu bereits bestehenden Systemen bei Ihnen im Haus zu programmieren sind gerne möglich. Sprechen Sie uns hierzu gerne an.

Eine wunderbare Ergänzung des Projekt- und Maßnahmenmanagement stellt das Modul elektronische Formulare dar.



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Hier finden Sie alle Anwendungsfälle, Praxistipps und Success Stories zum Modul Projekt- und Maßnahmenmanagement:

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