Ressourcenverwaltung

BITqms - die Software für strukturierte Termin- und Ressourcenverwaltung.

Mit der Software BITqms gelingt die kapazitätsorientierte Ressourcenverwaltung für Maschinen, Räume, Arbeitsplätze, Fahrzeuge, Ladekapazitäten, Dienstleistungen und alle anderen Ressourcen im Unternehmen. Die verfügbaren Kapazitäten werden für jede Ressource festgelegt und anschließend bei Bedarf intern oder von externen Partnern, Lieferanten oder Kunden angefordert. Die daraus resultierenden Buchungen werden mithilfe von flexiblen Bearbeitungsprozessen strukturiert umgesetzt und können effizient ausgewertet werden.

Prüfmanagement

Dokumentenmanagement

Wie läuft die Ressourcenverwaltung mit der Software BITqms ab?

Unsere Software BITqms unterstützt die Verwaltung Ihrer Ressourcen optimal: In der Software können die verfügbaren Kapazitäten und Zeitfenster sowie die Buchungsformulare für jede Ressource individuell definiert werden. Die Buchung von Ressourcen kann sowohl über das interne BITqms-System als auch über Portale (z.B. Mitarbeiterportal, Kundenportal, Lieferantenportal) erfolgen. Regelmäßig wiederkehrende Buchungen können zudem automatisiert in bestimmten Intervallen vorgenommen werden.

Sobald eine Buchung erfolgt, wird der individuell definierte Bearbeitungsprozess gestartet: Die zuständigen Bearbeiter werden per E-Mail über Ihre Aufgabe informiert, die einzelnen Bearbeitungsschritte werden nachvollziehbar dokumentiert. Zur systematischen Analyse von Nutzungsgrad und Auslastung der Ressourcen sowie weiteren Verbesserungspotenzialen stehen verschiedene Auswertungen in der Software zur Verfügung.

Definieren: Wie unterstützt unsere Software flexible Termin- und Ressourcenbuchungen?

Die buchbaren Zeitfenster und Buchungsvarianten können individuell definiert und für die einzelnen Ressourcen passend hinterlegt werden. Auch das Formular, das bei der Buchung ausgefüllt wird, kann frei definiert werden.
So können die Termin- und Ressourcenbuchungen nicht nur an die Anforderungen Ihres Unternehmens, sondern auch an die Eigenschaften der einzelnen Termine und Ressourcen angepasst werden.

Beispielhafte Zeitfenster-Ansicht von verfügbaren Kapazitäten pro Ressource — Systematische Ressourcenverwaltung: Verfügbare Kapazitäten pro Ressource

Beispielhafte Terminplanung im Portal — Unkomplizierte Buchung der freien Kapazitäten

Beispielhaftes Formular für eine Schulungsbuchung im Portal — ... anhand eines individuellen Buchungsformulars

Buchen: Wie unterstützt unsere Software die Termin- und Ressourcenbuchung?

Die Ressourcenverwaltung bietet für Ressourcen aller Art die Möglichkeit, deren Belegung und Buchung zu steuern. Verfügbare Kapazitäten können für jede Ressource im Unternehmen angegeben und zur Buchung freigeschaltet werden.

Dabei legen Sie fest, von wem die Ressource gebucht werden kann – durch einen eingeschränkten Kreis interner Mitarbeiter, alle Mitarbeiter oder sogar durch externe Kontakte wie Partner, Kunden, Lieferanten oder Dienstleister, … Hierfür kann das Buchungsformular in ein Portal (Mitarbeiterportal, Kundenportal, usw.) eingebunden werden.

Planen: Wie unterstützt unsere Software Regelmäßigkeiten in der Ressourcenverwaltung?

Buchungen, die sich in regelmäßigen Abständen wiederholen, können mit BITqms sogar automatisiert werden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern gewährleistet auch, dass keine Buchung in Vergessenheit gerät. Die Intervalle der jeweiligen Buchung sowie Start- und Endzeitpunkt der Wiederholungen lassen sich hierbei flexibel definieren. Sobald der festgelegte Zeitraum beginnt, legt BITqms zu den entsprechend definierten Terminen automatisch Buchungen an und startet den Bearbeitungsprozess.

Wiederkehrende Buchungen automatisiert einrichten mit der Software BITqms — Wiederkehrende Buchungen vereinfachen die Ressourcenverwaltung

Beispielhafter Bearbeitungsablauf einer Schulungsbuchung mit der Software BITqms — Individuell definierbarer Bearbeitungsablauf für die Buchungen

Bearbeiten: Wie unterstützt unsere Software den Bearbeitungsprozess einer Ressourcenbuchung?

Sobald eine Buchung beantragt wurde, wird automatisch der passende Bearbeitungsprozess innerhalb der Software angestoßen. Dabei werden die zuständigen Bearbeiter per E-Mail über ihre anstehenden Aufgaben informiert. Alle benötigten Informationen werden direkt am Buchungsprozess angezeigt. So wird die Ressourcenbuchung strukturiert durchgeführt und der Mitarbeiter bzw. Kunde abschließend über die erfolgreiche Buchung informiert.

Analysieren: Wie unterstützt unsere Software die systematische Auswertung und Identifikation von Verbesserungspotenzialen?

Die Software bietet individuelle Auswertungsmöglichkeiten für die gesamte Ressourcenverwaltung: Mit frei definierbaren Listenansichten können beispielsweise alle benötigten Informationen aus den Buchungs- und Bearbeitungsvorgängen zusammengestellt und exportiert werden. Darüber hinaus stehen weitere Tools für die systematische Analyse des Nutzungsgrads oder der Ressourcenauslastung zur Verfügung (Nutzerstatistiken, Ressourcenverwendung).

Engpässe und Verbesserungspotenziale innerhalb der Ressourcenverwaltung können mittels Kennzahlen und Trendanalysen identifiziert werden. So kann die Kapazitätsplanung systematisch analysiert und langfristig optimiert werden.

Beispielhafter Überblick über Buchungen in Arbeit in der Ressourcenveraltung mit der Software BITqms — Überblick über alle Buchungen in Arbeit

Listenansicht zu Verwendung und Auslastung von Ressourcen — Verwendung und Auslastung der Ressourcen auf einen Blick

Beispielhafte grafische Auswertung von Buchungsangaben in der Ressourcenverwaltung mit der Software BITqms — Auswertungen von Buchungsangaben

Modulbroschüre

Laden Sie hier die Modulbroschüre für Ressourcenverwaltung mit der Software BITqms herunter.

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Selbstverständlich stehen wir Ihnen jederzeit für Fragen oder einen ersten Überblick zur Verfügung. Gerne zeigen wir Ihnen auch im Rahmen einer kurzen Onlinepräsentation oder bei einem Termin vor Ort bei Ihnen im Hause, wie Ihre Ressourcenverwaltung mit BITqms aussehen könnte.

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