Mit externen Links können Sie direkt auf bestimmte Objekte in BITqms springen. Die Links werden zum Beispiel für die automatischen Benachrichtigungen per Mail verwendet. Mitgeltende Unterlagen können dagegen an Dokumenten oder Vorgängen hinterlegt werden. Hierbei handelt es sich um Zusatzinformationen, die für die Bearbeitung einer Aufgabe relevant sind. Diese können dann unmittelbar am Vorgang eingesehen werden, ohne dass das Arbeitsumfeld verlassen werden muss.

Wo finde ich externe Links?

Um den externen Zugriff auf ein Dokument zu ermöglichen, müssen Sie den externen Link verwenden. Diesen finden Sie unter „Weitere Aktionen“ – „Information“ – „Externer Link“. In den Modulen Begehung und Audit finden Sie den externen Link direkt unter weitere Aktionen. Wählen Sie die Schaltfläche aus, öffnet sich ein neues Fenster mit dem externen Link. Diesen können Sie nun einfach kopieren und verwenden.

Externer Link eines Dokumentes in BITqms

Im Modul Dokumentation steht zudem der Direktlink zur Druckausgabe zur Verfügung.

Externer Link und Druckansicht im Modul Dokumentation in BITqms

Wie hinterlege ich die mitgeltenden Unterlagen?

Um eine mitgeltende Unterlage zu hinterlegen, gehen Sie unter „weitere Aktionen“ auf „Mitgeltende Unterlagen“ – „Bearbeiten“. Im sich nun öffnenden Bearbeitungsdialog wählen Sie den Befehl „Neue mitgeltende Unterlage hinzufügen“ aus. Nun können Sie unter Dokumente beliebige Dokumente aus Ihrer Dokumentation auswählen oder unter Dateien eine externe Datei auswählen oder hochladen. Eine externe Datei können Sie auch mit dem Befehl „Datei als MGU anfügen“ hochladen.

Mitgeltende Unterlage in BITqms hinterlegen

Die mitgeltenden Unterlagen stehen Ihnen dann direkt am Dokument zur Verfügung. Wenn Sie auf das Symbol „Anzeigen“ klicken, öffnet sich die ausgewählte Datei direkt in einem neuen Fenster, sodass Sie den Arbeitskontext nicht verlassen müssen.