Oftmals ist eine Vielzahl an Maßnahmen, Dokumenten, Formulare etc. für die Erledigung einer Aufgabe relevant. Um unnötiges Zusammensuchen von Informationen zu verhindern, bietet BITqms zahlreiche modulübergreifende Möglichkeiten der Verbindungen von Objekten an.

Seien es mitgeltende Unterlagen, Verknüpfungen, Prozessinitiierungen oder andere Möglichkeiten. Dabei sind all diese Funktionen modulübergreifend, was zu einer enormen Arbeitserleichterung führt.

In diesem Praxistipp finden Sie eine Übersicht über alle Optionen, die BITqms bietet, um modulübergreifende Verbindungen von Objekten zu erstellen.

Mitgeltende Unterlagen – wichtige Informationen direkt am Vorgang.

Durch mitgeltende Unterlagen können modulübergreifende Funktionen einfach und effektiv genutzt werden. Für die Durchführung bestimmter Vorgänge im Unternehmen kann die Beachtung bestimmter Arbeitsrichtlinien oder Sicherheitshinweise bedeutend sein.

Damit jeder Zugriff auf diese Informationen hat, ist es möglich, ein Dokument als mitgeltende Unterlagen direkt am Vorgang zu hinterlegen. Diese Funktion steht in unterschiedlichen BITqms Modulen wie dem Maßnahmen- oder Meinungsmanagement bereit und bietet so einfache Verknüpfungsmöglichkeiten.

Dokument anzeige BITqms

Sobald eine mitgeltende Unterlage angelegt wurde, ist diese immer direkt am Vorgang einsehbar und kann aufgerufen werden, ohne dabei den aktuellen Vorgang im System verlassen zu müssen. Das erspart langes Suchen und stellt sicher, dass niemand wichtige Vorschriften vergisst.

So werden mitgeltende Unterlagen angelegt: Wählen Sie unter weitere Aktionen -> Informationen -> mitgeltende Unterlagen aus, um eine neue mitgeltende Unterlage anzulegen. Nun kann mithilfe der Suchfunktion ein bestehendes Dokument ausgewählt und hinterlegt werden.

Modulübergreifende Verknüpfungen – stets den Überblick bewahren.

Die BITqms Module sind vielseitig einsetzbar und optimal aufeinander abgestimmt. Um die modulübergreifende Arbeit noch effizienter zu gestalten, empfiehlt sich der Einsatz von Verknüpfungen. Durch diese können relevante Vorgänge, Übersichtslisten und mehr problemlos miteinander verknüpft werden.

So hat ein Bearbeiter immer alle zusätzlichen relevanten Vorgänge im Blick.

Verknüpfungen Maßnahmen BITqms

So werden Verknüpfungen angelegt:

Auch um eine Verknüpfung von Vorgängen untereinander anzulegen gehen Sie zunächst unter weitere Aktionen auf Informationen und schließlich den Befehl Verknüpfungen. Nun haben Sie die Möglichkeit einen Vorgang aus dem gewünschten Modul z.B. Prüfungen oder Maßnahmen auszuwählen oder bequem mit der Suchfunktion zu finden.

Um eine Verknüpfung in der Dokumentation anzulegen, wählen Sie direkt den Befehl Neue Verknüpfung aus. Hier können Sie den Namen, die Art der Verknüpfung und Lesebestätigungen festlegen. In der Dokumentation können Sie aus den unter anderem aus den Verknüpfungstypen, Übersichtslisten aus Modulen, Organigramm, Formular und mehr wählen.

Maßnahmenursprung – Herkunft von Maßnahmen aus Audits und Begehungen stets im Fokus.

Bei Maßnahmen aus Audits und Begehungen sehen Sie immer direkt bei den Basisinformationen der Maßnahme, wo der Ursprung dieser liegt. Alle wichtigen Daten wie z.B. die Art der Begehung/ des Audits (inkl. Verlinkung), Ausführung, Inventarobjekt, Frage, Feststellung/Mangel etc. bekommen Sie direkt an dieser Stelle angezeigt.

Durch die Verlinkung auf das Audit / die Begehung haben Sie zudem die Möglichkeit, sich alle Details direkt am Vorgang anzusehen.

Objekt Ursprung in Information BITqms

Formulare – gezielte Datenerfassung und Prozessinitiierung im Handumdrehen.

Formulare können zum einen als Initialformular dienen und damit Prozesse für initiieren. So kann beispielsweise durch ein Beschwerdeformular die Bearbeitung der Beschwerde von der zuständigen Abteilung eingeleitet werden.

Zum anderen können Formulare aber auch als Umlaufbelege verwendet werden. In diesem Fall können wichtige Informationen während eines Prozesses dokumentiert werden. Zudem können auch aus Umlaufbelegen weitere Maßnahmen abgeleitet werden.

Durch die Verwendung der Umlaufbelege in Workflows haben die nachstehenden Benutzer immer einen Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand des Vorgangs.

Beschwerde Formular Umlaufbeleg BITqms

Mehr zum Thema Prozessinitiierungen durch Formulare finden Sie im Praxistipp zu den Prozessinitiierungen