Wenn ein Mitarbeiter im Urlaub oder krank ist, sollten dessen wichtigste Aufgaben natürlich nicht liegen bleiben.
Aus diesem Grund bietet BITqms die Vertreter-Regelung, mit der ganz einfach eine Urlaubs- bzw. Krankheitsvertretung für den zu vertretenden Mitarbeiter eingerichtet werden kann.
Der Vertreter kann hat dann für den Abwesenheitszeitraum Zugriff auf die Aufgaben des Nutzers, kann diese bearbeiten und abschließen.

Und wie funktioniert die Vertreter-Regelung im Detail?

Um eine Urlaubsvertretung im System zu hinterlegen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Im Modul Unternehmensverwaltung wird zunächst der Bereich Verwaltung ausgewählt. Hier können Sie dann unter weitere Aktionen-Vertretung die Eingaben zur Urlaubsvertretung vornehmen. Zuerst sehen Sie eine Übersicht über aktuelle Vertretungen. Durch Auswahl der Schaltfläche Neue Vertretung können Sie nun allenEinstellungen zur Vergabe einer neuen Urlaubsvertretung treffen.

Vertreter in BITqms festlegen BITqms

In diesem Dialog geben Sie an, welcher Mitarbeiter durch welchen Mitarbeiter vertreten werden soll und in welchem Zeitraum die Vertretung stattfinden wird.
Sobald der Vertretungszeitraum eintrifft, hat die Vertretung (in diesem Beispiel Franca Farina) die Möglichkeit, sich als Alessia Aqua anzumelden, um deren Aufgaben wahrzunehmen.

Anmelden als zu vertretende Person BITqms

Durch Auswahl der Schaltfläche Vertretung gelangen Sie zu einer Übersicht, über alle Personen, für die Sie momentan als Vertreter definiert wurden. Wenn Sie nun auf den entsprechenden Namen, der zu vertretenden Person klicken, erfolgt ein automatisches Anmelden als diese Person.

Angemeldet als zu vertretende Person mit Zeitbuchung BITqms

Sobald Sie sich als Vertretung angemeldet haben, sehen Sie oben neben der Suchleiste, als welche Person Sie angemeldet sind und dass die Vertretung gerade aktiv ist. An dieser Stelle würden Sie die Vertretung durch Klick auf Vertretung: Aktiv – Vertretung beenden auch wieder abmelden.
Wenn Sie als zu vertretende Person agieren sehen Sie BITqms genau aus der Perspektive dieser Person inklusive aller Aufgaben und Berechtigungen. Wenn eine Aufgabe für den zu vertretenden Mitarbeiter abgeschlossen oder eine Zeit gebucht wird, erflogt dies natürlich für den Vertreter. Dieser kann so z.B. eine Aufgabe abschließen, ohne im Workflow tatsächlich hinterlegt zu sein. Er agiert dann für die zu vertretende Person, unter Zeitbuchung und Aufgabenabschluss steht dann aber dennoch der Name des Vertreters. So gehen gebuchte Zeiten für diesen nicht verloren.