Inhaltsverzeichnis: Extranet in BITqms

Platzierung von Navigationen, RSS-Feeds, Suchleisten oder Freitexten im Extranet

Die Einstellung und Platzierung weiterer Elemente im ist ganz einfach bei der Erstellung oder Bearbeitung von einem Extranet möglich. Dabei können Sie verschiedene Layoutoptionen für das Portal wählen. Wie sie weitere Elemente bei der Erstellung von einem Extranet platzieren, erfahren Sie hier:

Sofern Sie im Tab „Daten“ das „Layout: Design: Individuell“ gewählt haben, erscheint der Tab „Banner“.

Die Funktionen im Reiter Banner ermöglichen es Ihnen die Einstellung und Platzierung weiterer Elemente in Extranets wie der Navigation (Strukturbaum), RSS-Feeds, Suchleisten oder Freitexten im Menü links oder rechts einzubinden.

Um neue Elemente anzulegen, gehen wir auf den Button „neu“, im entsprechenden Bereich (links oder rechts).

Im sich nun öffnenden Dialogfenster kann das neue Element weiter definiert werden.

Platzierung weiterer Elemente im Extranet

Zunächst wird im Feld „Bezeichnung“ ein Name eingetragen. Anschließend wird der Typ ausgewählt, hierbei stehen uns folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:

  • Navigation: Nach der Auswahl dieses Typs öffnen sich automatisch weitere Einstellungsmöglichkeiten. Es kann festgelegt werden, welche Ebene im Strukturbaum als Start verwendet werden soll, die maximale Tiefe der Darstellung, ob die Struktur beim Start geöffnet wird und ob Dokumente in der Struktur angezeigt werden sollen.
  • RSS-Nachrichten: Neben der Bezeichnung kann in den Einstellungen die URL des RSS-Feeds hinterlegt werden. Außerdem gibt es die Auswahl, ob alle Einträge oder nur eine Auswahl erscheinen sollen, sowie ob eine maximale Zeichenlänge für die einzelnen Feedinhalte festgelegt werden soll.
    Freie Definition: Dieser Typ kann genutzt werden, um bestimmte Informationen einzublenden (z. B. generelle Infos, Kontaktdaten für die Hotline, Infos über Betriebsferien usw.).
  • Suche: Mit dieser Auswahlmöglichkeit wird eine Suchleiste eingeblendet. Neben der normalen Bezeichnung der Suche kann auch eine abweichende Bezeichnung angegeben werden, die dann im Extranet erscheint. Das Checkboxfeld „Auf Bereich einschränken“, bewirkt das nur im momentan ausgewählten Menüunterpunkt gesucht wird. Ebenso kann für dieses Checkboxfeld eine abweichende Bezeichnung eingegeben und ausgewählt werden, ob dieses bereits automatisch angehakt ist. Unter Formatierungskennzeichen kann per CSS-Code eine Formatierung hinterlegt werden.

In diesen Screenshots wurde als ein Beispiel ein Portal mit einer Suche, einer freien Definition, und einem RSSFeed ausgestattet. Die Platzierung erfolgt, wie ausgewählt, links oder rechts als Menüleiste.

Im Screenshot rechts wird das Portal beispielsweise mit einer Suchfunktion und einer freien Definition ergänzt.
Die Platzierung dieser erfolgt, wie ausgewählt, links als Menüleiste.

Weiterhin wird in das Portal ein RSSFeed mit relevanten Newsartikeln eingebaut.
Die Platzierung des Feeds erfolgt, wie gewählt, in der rechten Menüleiste.

Individualisieren Sie das Design des Extranets durch HTML & CSS

Der Individualisierung des Extranets bzw. Portals sind mithilfe von HTML & CSS keine Grenzen gesetzt, sie können das Design selbst bis ins Detail gestalten. Dies ist natürlich nur optional. Bei der Erstellung oder Bearbeitung eines Extranets können sie verschiedene Layoutoptionen wählen.

Sofern Sie im Tab „Daten“ das „Layout: Design: Individuell“ gewählt haben, erscheint Ihnen der Tab „Layout“.

Individualisierung des Extranets – Beispiele

Mithilfe der Codezeilen können sie sich beispielsweise links das Logo Ihres Unternehmens im Header des Portals darstellen lassen.

Sie können dabei mithilfe von HTML Attributen unter anderem selber bestimmen, wie groß das Bild sein soll, wo das Bild platziert werden soll oder wie viel Abstand das Bild vom Bildschirmrand hat.

In diesem Beispiel wurde das Motto des Unternehmens rechts unten im Footer angezeigt.

Die Position, Schriftfarbe, sowie alle anderen Möglichkeiten die HTML bietet, können Sie hierbei natürlich auch wieder selbst bestimmen.

Im Bereich „Formatierungen“ (2) ist eine Bearbeitung des CSS-Codes möglich. Der CSS-Code ermöglicht es Ihnen, das Portal an Ihre persönlichen Designvorstellungen anzupassen. Fügen Sie hierzu bitte die von Ihnen gewünschten Anpassungen an die passenden Codezeilen ein, und speichern Sie diese ab.
Im folgenden Bild wurde beispielsweise die Schriftart und die Schriftgröße der Content-Texte (z. B. Text in „Rezepte“-Box) festgelegt.

Weiterhin wurde mithilfe von Hexcodes angegeben, dass die Hintergrundfarbe des Menüs ein spezielles Grün sein soll, sowie die Farbe bestimmter Überschriften auf ein spezielles Rot gesetzt wird. Dies sind natürlich nur Beispiele. Die Individualisierbarkeit kann mithilfe von CSS je nach Wunsch auch deutlich umfangreicher gestaltet werden.

Unkomplizierte Bereitstellung von News für Mitarbeiter, Kunden, Patienten etc.

Mithilfe der Verknüpfungen können News im Handumdrehen erstellt und in einem Newsbereich z.B. im Extranet aufbereitet werden.
Die News können sowohl innerhalb von BITqms (in der Dokumentation), als auch in Portalen bzw. im Extranet bereitgestellt werden. In diesem Beispiel sehen Sie den Newsbereich des PizzBlitz Mitarbeiterportals.

Newsbereich im Mitarbeiterportal BITqms

Wie man einen Newsbereich z.B. im Extranet anlegt

1. Schritt

Die News-Artikel werden am besten als einzelne Dokumente in der Dokumentation angelegt. Der Übersichtlichkeit wegen empfiehlt es sich daher, ein Kapitel „Einzelbeiträge“ anzulegen, in dem die News-Artikel dann im weiteren Verlauf angelegt werden.

Da die News-Artikel für gewöhnlich nur eine begrenzte Gültigkeit haben, kann direkt im Kapitel „Aktuelles/Neuigkeiten“ ein passendes Unterkapitel „Archiv“ angelegt werden. Das Archiv dient dazu, die Beiträge später archivieren zu können.
Dieses Archiv kann alternativ natürlich auch an anderer Stelle in der Dokumentation angelegt werden.

Struktur Newsbereich BITqms

2. Schritt: Dokumententyp „News“.

Als nächstes kann ein spezieller Dokumententyp für die News erstellt werden.
Durch die Definition eines eigenen Dokumenttyps können die Eigenschaften der News, wie z.B. die Archivierung  definiert werden.

Um einen solchen Dokumententyp anzulegen, nutzen Sie in der Verwaltung im Modul Dokumentation die Funktion „Dokumententypen“.

Daraufhin wird Ihnen ein Dialog mit den bestehenden Dokumententypen angezeigt. Hier können Sie in einer bereits bestehenden Kategorie oder in einer neuen Kategorie einen neuen Dokumententyp anlegen.

Dokumenttypen News ohne Dokumentenlenkung BITqms

An dieser Stelle können dann verschiedene Einstellungsmöglichkeiten zur Versionierung, Dokumentenlenkung, Erfassung, permanenten Bearbeitung und Archivierung vorgenommen werden.

Bei der Archivierung wird ein bestimmter Bereich in der Dokumentationsstruktur ausgewählt, in dem die archivierten Neuigkeiten abgelegt werden. In diesem Fall wird das zuvor erstellte Unterkapitel „Archiv“ ausgewählt. Der Archivierungszeitraum kann flexibel definiert werden, in diesem Beispiel liegt er bei 60 Tagen.

Neuer Dokumenttyp News ohne Workflow BITqms

3. Schritt: Inhaltsvorlage am Kapitel News.

Es empfiehlt sich, für die News-Artikel eine Inhaltsvorlage zu erstellen, die das Erscheinungsbild der News vorgibt. Für die Erstellung von Vorlagen kann ein neues Dokument in der Dokumentation „Vorlagen“ (oder jeder anderen Dokumentation) angelegt werden. Als Dokumententyp für das Dokument muss dabei „HTML-Vorlage“ ausgewählt werden.

Der Inhalt der Vorlage wird dann ganz normal über den HTML-Editor hinterlegt.

Inhaltsvorlage in der Dokumentation Vorlagen BITqms

Um diese Vorlage nun für neu anzulegende Dokumente im Kapitel „Einzelbeiträge“ als Inhaltsvorlage zu hinterlegen, wählen Sie zunächst das Kapitel „Einzelbeiträge“ in der Dokumentationsstruktur aus. Wählen Sie anschließend in der Gruppe „Dokumentation“ den Befehl „Kapitel -> Bearbeiten“.
Unter Standard-Dokumenttyp können Sie nun den zuvor erstellen Dokumenttyp „News ohne Workflow“ hinterlegen, unter Inhaltsvorlage die zuvor erstelle Inhaltsvorlage für die News-Artikel.

Hinterlegen der Inhaltsvorlage am Kapitel BITqms

Nun sind alle vorbereitenden Einstellungen getroffen und die Newsartikel können erstellt werden.

Veröffentlichen der Artikel in einem Newsbereich im Extranet

Um einen Newsbereich in der Dokumentation oder einem Portal anzuzeigen, legen Sie eine Verknüpfung in der entsprechenden Dokumentationsstruktur an.
Dazu wird der entsprechende Bereich in der Struktur und der Befehl „Neue Verknüpfung“ ausgewählt. Wählen Sie den Verknüpfungstyp „Kapitelübersicht (Dokumente des Kapitels)“  und das zu verknüpfende Kapitel (in unserem Fall das Kapitel „Einzelbeiträge“) aus. Wichtig ist, dass als Darstellungsform die Option „Fortlaufender Inhalt“ angegeben wird.

Newsbereich erstellen BITqms

Sobald die Verknüpfung erstellt wurde, wird der Newsbereich in der Dokumentationsstruktur bzw. im Portal angezeigt