Inhaltsverzeichnis: Individuelle Auditberichte

Individuelle Auditberichte in BITqms

Um individuelle Auditberichte zu verwenden, benötigen Sie das entsprechende BITqms Zusatzmodul. BITqms bietet Ihnen die Möglichkeit, nach Abschluss Ihres Audits einen Auditbericht zu drucken. Zusätzlich sollten Sie in der Verwaltung unter Einstellungen die entsprechende Funktion aktivieren.

In Ihrem System ist ein standardisierter Bericht hinterlegt. Sie können hier aber auch jederzeit einen individuellen Auditbericht hinterlegen und diesen bei Bedarf ändern, bzw. anpassen. Individuelle Auditberichte spiegeln fortlaufend den aktuellen Stand des Audits wider. Mit ihrer Hilfe können Sie zusätzliche und / oder betriebsbedingte Informationen in den Auditbericht integrieren.

Hierzu gibt es im System mehrere Möglichkeiten: Entweder Sie hinterlegen Druckvorlagen mit individuellem Inhalt oder Sie verwenden die Funktion Individuellen Bericht hochladen. Im Folgenden werden beide Möglichkeiten genauer erläutert.

Individuelle Druckvorlagen für Auditberichte (übergreifend)

Um übergreifend Druckvorlagen für Ihre individuellen Auditberichte zu hinterlegen, wechseln Sie zunächst in den Funktionsbereich Verwaltung. Wählen Sie dort in der Gruppe Verwaltung den Befehl Weitere Aktionen… > Druckvorlagen.

Im nun erscheinenden Dialog wählen Sie die Schaltfläche Neue Druckvorlage anlegen.
Es erscheint ein weiterer Dialog. Wählen Sie dort im Abschnitt Vorlage für die Option Individueller Auditbericht und laden Sie diesen unter Dateiupload hoch.

Hinweis: Wie man Druckvorlagen erstellt und bearbeitet erfahren Sie im Kapitel Druck & Druckvorlagen

Wählen Sie anschließend die Schaltfläche Speichern, um die neue Druckvorlage zu hinterlegen.

Auditberichte können im Workflowschritt Maßnahmen ableiten und nach Abschluss eines Audits gedruckt werden. Hier wird die soeben hinterlegte Druckvorlage dann Verwendung finden. Näheres zum Druck Ihres individuellen Auditberichts lesen Sie im Abschnitt Individuelle Auditberichte nutzen.

Druckvorlagen pro Audit einstellen

Weiterhin gibt es im BITqms System auch noch die Möglichkeit, am Audit selbst eine Vorlage für einen individuellen Bericht hinzuzufügen. Hierzu können Sie entweder einen Bericht aus den Vorlagen wählen, oder einen eigenen Bericht in das System einstellen (“hochladen”) und diesen bei Bedarf im Nachhinein bearbeiten.

Zum Hochladen des Auditberichts am Audit, wählen Sie in der Gruppe Ausführung den Befehl:

Weitere Aktionen… ->Individueller Bericht > Hochladen.

Individuelle Auditberichte bearbeiten

In BITqms können Sie individuelle Auditberichte nutzen. Möchten Sie während eines Audits Ihren individuellen Auditbericht bearbeiten, wählen Sie in der Gruppe Ausführung den Befehl Weitere Aktionen… -> Individueller Bericht -> Bearbeiten.

Sie bekommen nun die Möglichkeit, Ihren Auditbericht mit MS Word zu bearbeiten. Nach der Bearbeitung speichern Sie das Dokument wie gewohnt ab und beenden Ihr MS Office Programm. Die Änderungen werden automatisch ins System übernommen. Dieser Schritt lässt sich beliebig oft wiederholen.

Der individuelle Auditbericht wird zu Beginn des Audits, oder auch allgemein als Druckvorlage, zunächst hochgeladen und kann dann während des Audits bearbeitet werden.

Im Anschluss daran kann der Bericht über die Gruppe Ausführung -> Weitere Aktionen… -> Auditbericht drucken gedruckt werden. Auditberichte lassen sich dort als PDF oder MS-Word Datei exportieren.

Konfiguration des Berichts

Im Dialog Auditbericht drucken haben Sie verschiedene Möglichkeiten, den Druck gemäß Ihren Wünschen zu konfigurieren.

Die Inhalte werden im Auditbericht nur dann ausgegeben, wenn Sie die entsprechenden Optionen angekreuzt haben.

Hier wählen Sie auch die Druckvorlage, die zum Druck verwendet werden soll (“Individueller Auditbericht”).