Inhaltsverzeichnis: Konditionale Workflows

Workflowschritte überspringen – mit konditionalen Workflows

Konditionale Workflows in BITqms: Workflows steuern in BITqms alle Prozesse. Sie helfen dabei, Aufgaben zu organisieren und zu strukturieren. Im Folgenden lernen Sie wie Sie Workflowschritte überspringen können. Durch die Flexibilität von BITqms können Workflows für jeden Prozess individuell definiert und so an die jeweilige Situation angepasst werden. Manche Prozesse haben Workflowschritte, für die sich der Ablauf oder die zuständigen Bearbeiter erst während des Prozesses – in Abhängigkeit bestimmter Zwischenergebnisse oder einzuholender Informationen – ergibt.

Mit BITqms kein Problem: Die Software kann mit wenigen Handgriffen auch an sehr komplexe Prozesse und Anforderungen angepasst werden. Mit den sogenannten konditionalen Workflows können Sie verschiedene Automatisierungen an den Workflows vornehmen.

Diese Möglichkeiten werden Ihnen nachfolgend kurz vorgestellt, anhand eines Praxisbeispiels erläutert und im Anschluss die Einrichtung in BITqms dargelegt.

Programmatische Workflows in BITqms:

  • Workflowschritte überspringen
  • Bearbeiter erst während des Workflows auswählen
  • Automatischer Mailversand
  • Ersteller als Leseberechtigter

Workflowschritte überspringen

Die Funktion, Workflowschritte in einem Prozess zu überspringen, ermöglicht eine individuelle Prozessgestaltung. Hierbei wird mithilfe der ausgewählten Antworten in Umlaufbelegen entschieden, ob der Workflow wie zuvor definiert weiter geht oder einer der nachfolgenden Schritte übersprungen werden soll. Übersprungene Schritte werden grau, wodurch einfach erkennbar ist, dass diese für den aktuellen Prozess nicht berücksichtigt wurden.

Im angezeigten Beispiel werden die Workflowschritte der Benutzerzuordnung sowie der Bestellprüfung beispielsweise übersprungen, wenn die Bestellung im ersten Schritt bereits abgelehnt wurde.

Workflow Bewertung Ablehnung BITqms

In der Praxis.

Ein Beispiel aus der Praxis, in der diese Funktionalität zum Einsatz kommt, ist das Ideenmanagement. Ein Mitarbeiter oder ein Kunde füllt ein Feedbackformular aus und startet so einen Prozess zur Bearbeitung. Die Verantwortlichen bekommen eine Aufgabe zur Bewertung des Feedbacks. Hier können sie u.a. angeben, ob die Weiterverfolgung sinnvoll ist.

Wird an dieser Stelle „ja“ ausgewählt, so wird der vorher definierte Prozess ohne Änderungen durchgeführt. Falls der zuständige Abteilungsleiter bspw. keine Möglichkeit für eine Umsetzung sieht und somit „nein“ im Umlaufbeleg auswählt, werden die nachfolgenden Workflowschritte, in denen das Feedback umgesetzt werden soll, automatisch vom System übersprungen.

So geht es.

Im Folgenden wird zur Vereinfachung die Erstellung eines programmatischen Workflowschritts, der Schritte überspringen kann, im Modul Maßnahmen erklärt. Dabei ist zu beachten, dass konditionale Workflowschritte in fast allen Modulen eingefügt werden können.

Legen Sie zuerst Ihren individuellen Workflow wie gewünscht an. Fügen Sie einen zusätzlichen Workflowschritt direkt nach dem Schritt ein, in dem (via Umlaufbeleg) entschieden wird, ob nachfolgende Schritte übersprungen werden sollen.

Workflowschritt überspringen BITqms

Im Feld „Benutzerauswahl/ Programmatische Ausarbeitung“ wählen Sie für den zusätzlichen WF-Schritt „System.
NET Code (synchron)“. Im Auswahlfeld „externe DLL“ kann dann die DLL ausgewählt werden – in diesem Fall „Beispiel DLL“ (diese kann bei Ihnen auch abweichend benannt sein). Geben Sie unter „externer Methode“ noch „Ref 1“ an – damit wird die Methode des Überspringens adressiert.

In den „Erläuterungen“ müssen jetzt die zu überspringenden Workflowschritte sowie die Bedingungen für das Überspringen angegeben werden. Diese Angaben bauen sich wie folgt auf: Fügen Sie zuerst die Formularreferenz des Formulars ein, in dem entschieden wird, ob Schritte übersprungen werden. Danach geben Sie die Antwortmöglichkeiten an, bei deren Auswahl die Schritte übersprungen werden sollen.

Hier können auch mehrere Antworten hinterlegt werden. Diese müssen dann mit Semikolon getrennt werden.

Zum Schluss werden noch die Namen der Schritte angegeben, die übersprungen werden sollen. Beispielhaft könnte das dann so aussehen: „Formularreferenz||Antwort1;Antwort2;…||Schritt1;Schritt2;Schritt 3…“

Ersteller als Leseberechtigter

Startet ein Mitarbeiter einen neuen Prozess, kann es vorkommen, dass dieser im System keine Zugriffsrechte auf die entsprechende Datenstruktur hat. Dies kann problematisch werden, da der Mitarbeiter oft den Zugang zu diesem Prozess braucht.

Damit dieser keine Rechte für das ganze Kapitel bekommen muss, setzt dieser Schritt automatisch Leseberechtigungen für den bestimmten Prozess.

Workflow Statuscheck BITqms

Ersteller als Leseberechtigter in BITqms einstellen – in der Praxis.

Erneut kann das Beispiel des Ideenmanagements genannt werden. Stößt ein Mitarbeiter eine neue Idee an, indem er ein Initialformular ausfüllt, sollte dieser ggf. auch verfolgen können, was basierend auf seiner Idee passiert.

Durch einen konditionalen Workflowschritt bekommt der Mitarbeiter auf genau diesen Prozess eine Leseberechtigung. Dadurch kann er einfach und unkompliziert den Prozess verfolgen und sieht trotzdem nur die für ihn relevanten Sachen.

Auch bei Urlaubsanträgen kann diese Funktion sehr hilfreich sein. Stellt ein Mitarbeiter einen Antrag auf Urlaub, sollte er natürlich auch sehen können, wie weit die Bearbeitung fortgeschritten ist bzw. ob /warum der Antrag bewilligt oder abgelehnt wurde. Auch hierbei können konditionale Workflows helfen, die Leseberechtigungen richtig zu setzten.

So setzt das System automatisch die Berechtigung und jeder Mitarbeiter kann nur auf seine eignen Anträge zugreifen und sieht keine vertraulichen Informationen über andere Mitarbeiter.

So geht’s.

Legen Sie zuerst Ihren individuellen Workflow wie gewünscht an. Fügen Sie am besten am Anfang des Workflows einen zusätzlichen Workflowschritt ein, sodass der Ersteller gleich zu Beginn des Prozesses Leseberechtigungen auf den Prozess bekommt.

Im Feld „Benutzerauswahl/ Programmatische Ausarbeitung“ wählen Sie für den zusätzlichen WF-Schritt „System. NET Code (synchron)“.

Workflow Berechtigung setzen BITqms

Im Auswahlfeld „externe DLL“ kann dann die DLL ausgewählt werden – in diesem Fall „Beispiel DLL“ (diese kann bei Ihnen auch abweichend benannt sein). Geben Sie unter „externer Methode“ noch „Ref 6“ an – damit wird die Methode der Leseberechtigung adressiert.

Der konditionale Workflowschritt setzt den Ersteller dann automatisch als Leseberechtigten, falls dieser noch keine Rechte auf den Prozess hat.

Bearbeiter während des Workflows automatisch auswählen

Startet ein Prozess durch ein Initiierungsformular, steht oft nicht der richtige Bearbeiter im Workflow.

Um dieses Problem zu lösen, kann ein Bearbeiter mithilfe eines programmatischen Workflows aus einer Liste möglicher weiterer Bearbeiter den richtigen auswählen und so den Prozess zielgerichtet weitergeben und die Zuständigkeiten definieren.

Workflow Bestellungsbewertung BITqms

Damit nicht alle Benutzer eines Unternehmens zur Auswahl stehen, wird vorher in einem Formular angegeben, welche Bearbeiter in Frage kommen. So können beispielsweise nur alle Abteilungsleiter oder alle Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung angegeben werden.

Die Praxis – Bearbeiter während des Workflows wählen

Auch im obigen Praxisbeispiel kann diese Funktion effektiv zum Gelingen des Prozesses beitragen. Ein Mitarbeiter füllt ein Feedbackformular mit einer neuen Marketingidee aus. Im nun automatisch initiierten Prozess steht ein zentraler Bearbeiter, der die angestoßene Idee an die zuständige Abteilung weiterleitet, was in unserem Beispiel die Marketingabteilung ist.

Hierfür könnte sich im passenden Umlaufbeleg bspw. eine Liste mit allen Abteilungsleitern befinden, in dem der Bearbeiter auswählt, an wen das Feedback gerichtet wurde.

So geht es.

Legen Sie zuerst Ihren individuellen Workflow wie gewünscht an. Fügen Sie einen zusätzlichen Workflowschritt direkt nach dem Schritt ein, in dem (via Umlaufbeleg) entschieden wird, welcher Benutzer in einen der folgenden Schritte gesetzt wird.

Im Feld „Benutzerauswahl/ Programmatische Ausarbeitung“ wählen Sie für den zusätzlichen WF-Schritt „System. NET Code (synchron)“.

Workflow Benutzer und Fälligkeit setzen BITqms

Im Auswahlfeld „externe DLL“ kann dann die DLL ausgewählt werden – in diesem Fall „Beispiel DLL“ (diese kann bei Ihnen auch abweichend benannt sein).

Geben Sie unter „externer Methode“ noch „Ref 4“ an – damit wird die Methode der Benutzerauswahl adressiert. In den „Erläuterungen“ müssen jetzt die Schritte angeben, auf die die Benutzerzuordnung angewendet werden soll.

Alle Benutzer, die in diesen Schritten bisher zur Bearbeitung standen, werden durch die im Formular ausgewählte Benutzer ersetzt. Damit der konditionale Workflowschritt funktioniert, müssen Sie bei dem entsprechenden Formularfeld, indem man die Mitarbeiter auswählen kann, die Referenz „Mitarbeiter“ eingeben.

Automatischer Mailversand im Workflow

Um eine schnelle und zielgruppengerechte Informationsbereitstellung zu gewährleisten, kann ein konditionaler Workflow auch aus einem automatischen E-Mail Versand bestehen.

Workflow Anhang Mailversand BITqms

Da die E-Mail automatisch vom System versendet wird, sobald ein bestimmter Workflowschritt bearbeitet wurde, kommt es nicht zu zeitlichen Verzögerungen und die entsprechende Person wird umgehend informiert.

Die E-Mail Vorlage und der Empfänger können vorab im System hinterlegt werden. Informationen aus Umlaufbelegen werden dann im Anhang angezeigt. Außerdem kann die Vorlage mit Platzhaltern versehen werden, die dann automatisch vom System mit den Informationen aus dem Prozess gefüllt werden.

Im Screenshot wurde der Name der Maßnahme sowie die entsprechende Nummer im System als Platzhalter im Betreff hinterlegt.

Automatischer Mailversand in der BITqms-Praxis

Ein Mitarbeiter prüft bspw. eine externe Filiale oder einen abgelegenen Produktionsstandort und dokumentiert alle Informationen am entsprechenden Prozess. Nach der Prüfung durch den Mitarbeiter steht im Workflow ein konditionaler Workflowschritt mit automatischem E-Mail Versand.

Dabei wird der Geschäftsführer/Standortleiter des Prüfortes per E-Mail über alle relevanten Ergebnisse der Prüfung informiert. Das hat den Vorteil, dass keine dritten Personen Zugänge zum System brauchen und die Weitergabe der Informationen nicht vergessen wird, da diese Aufgabe automatisch vom System übernommen wird.

So geht ein automatischer Mailversand im Workflow.

Legen Sie zuerst Ihren individuellen Workflow wie gewünscht an. Fügen Sie einen zusätzlichen Workflowschritt ein, der nach Abschluss automatisch eine E-Mail versenden soll.

Workflow Mailversand BITqms

Im Feld „Benutzerauswahl/ Programmatische Ausarbeitung“ wählen Sie für den zusätzlichen WF-Schritt „System. NET Code (synchron)“. Im Auswahlfeld „externe DLL“ kann dann die DLL ausgewählt werden – in diesem Fall „Beispiel DLL“ (diese kann bei Ihnen auch abweichend benannt sein).

Geben Sie unter „externer Methode“ noch „Ref 8“ an – damit wird die Methode des automatischen Mailversandes adressiert.

In den „Erläuterungen“ fügen Sie jetzt den Namen der Benachrichtigungsvorlage und der Druckvorlage ein. Die Benachrichtigungsvorlage dient als E-Mail Vorlage. Die E-Mail-Adresse unter BCC wieder vom System als Empfänger ausgewählt. Die Druckvorlage wird in der E-Mail als Anhang versendet.

So können Sie beispielsweise Informationen aus Umlaufbelegen versenden.