Inhaltsverzeichnis: Vordefinierte Ansichten in BITqms

Vordefinierbare Listenansichten in BITqms verwenden

Die relevanten Informationen einfach per Knopfdruck abrufen. Vordefinierbare Listenansichten lassen sich in BITqms ganz einfach in grafische Auswertungen umwandeln, die optimal an jegliche Benutzeranforderungen angepasst werden können.

Zu diesem Zweck stehen bei der Erstellung von Listenansichten zahlreiche Einstellungsmöglichkeiten bereit, um diese auf unterschiedliche Einsatzgebiete abstimmen und präzisieren zu können. Einmal angelegt können die verschiedenen vordefinierbaren Listenansichten in den entsprechenden Unternehmensbereichen einfach ausgewählt werden und sofort steht die richtige Grafik zur Verfügung.

Vordefinierbare Listenansichten Statistik BITqms

Vordefinierbare Listenansichten – Was kann mit ihnen dargestellt werden?

Bei der Erstellung von Listenansichten erhalten Sie von BITqms den größtmöglichen gestalterischen Freiraum. Welche Daten dabei in die Listenansichten einfließen steht Ihnen vollkommen frei.

Die darin betrachteten Daten können beispielsweise aus den Rahmendaten des Vorgangs, den Workflowinformation, den Feldern des Initialformulars und vielen weitere Datenquellen aus BITqms herangezogen werden.

Vordefinierbare Listenansichten sind einfach erstellt.

In wenigen Handgriffen lassen sich Listenansichten in der Verwaltung erstellen. Über Weitere Aktionen… und Vordefinierte Ansichten gelangt man zur Übersicht aller Listenansichten, die im jeweiligen Modul angelegt sind. In dieser Übersicht lassen sich die einzelnen Listenansichten, sowie die Selektionen und Ansichten, einzeln anwählen und bearbeiten. Eine Listenansicht wird dabei durch die Kombination einer Ansicht mit einer Selektion erzeugt.

Verschiedene Varianten einer Listenansicht lassen sich schnell über die Duplizieren-Funktion anlegen. Dabei erscheint ein neues Fenster mit den Informationen und Einstellungen der ausgewählten Listenansicht, die dann nur noch entsprechend angepasst werden müssen und schon ist die neue Listenansicht erstellt. Auf diese Weise lassen sich mit wenigen Klicks mehrere Listenansichten anlegen, die sich dann beispielsweise auf „Abgeschlossene“ und „Offene“ Vorgänge beziehen.

Vordefinierbare Listenansichten Auswahl BITqms

Ansichten – Aus welchen Feldern und Orten werden die Daten berücksichtigt?

Wichtig ist es, hier die richtige Darstellung auszuwählen. Grafische Darstellungen werden nämlich erst angezeigt, wenn bei der Darstellung „Statistiken“ oder „Listenansicht und Statistiken“ ausgewählt wurde. Durch einfaches Ankreuzen wird hier in den folgenden Feldern entschieden, ob die leeren Spalten oder die Spalten mit identischem Inhalt ausgeblendet werden sollen.

In dem Abschnitt „Details“ werden schließlich die zu betrachtenden Daten bestimmt. Dort lassen sich über „Auswählen“ vordefinierte Felder bestimmen, wie beispielsweise Nummer, Bezeichnung oder der aktuelle Workflowschritt. Direkt daneben kann über „Manuelles Feld“ eingestellt werden, ob weitere Formularfelder aus dem Initialformular oder aus Umlaufbelegen hinzugezogen werden sollen.

Das genaue Anwählen der verschiedenen Felder funktioniert über die Referenz, die in dem Formularelement bei der Formularerstellung eingetragen wurde.

Vordefinierbare Listenansichten Ansicht ändern BITqms

Bei jedem Element in diesem Abschnitt kann jeweils bestimmt werden, ob oder wie es dargestellt werden soll. Zur grafischen Darstellung stellt Ihnen BITqms Balken-, Kuchen- oder Donutdiagramme bereit, die nur angewählt werden müssen.

Selektionen – Wie werden die Daten gefiltert?

In der Selektion wird festgelegt, wie die in der Ansicht bestimmten Daten zusätzlich gefiltert werden. In den Rahmendaten lassen sich dazu die Einstellungen vornehmen, welche Anzahl an Elementen in die Statistik einfließen. Direkt darunter im Abschnitt „Selektionskriterien“ kann festgelegt werden, ob in der Statistik nur offene oder nur abgeschlossene Elemente berücksichtigt werden sollen.

Zudem kann ein bestimmtes Zeitfenster bestimmt werden, was eine genauere Selektion, wie „AbgeschlosseneRückmeldungen 2017“ ermöglicht. Weitere Kriterien zur Selektion lassen sich hier zum Beispiel auch auf Unternehmen, Formular, Auswahlfelder und Workflowschritt stellen.

So lassen sich in BITqms Listenansichten und zugehörige Statistiken anlegen, die genau die Daten enthalten, die für die Auswertung und weitere Arbeit relevant sind.

Vordefinierbare Listenansichten Selektion ändern BITqms

Einmal angelegt – immer bereit zum Abruf.

Mit den gezeigten Schritten lassen sich somit im Handumdrehen die richtige Auswahl an Daten in ansprechenden Auswertungen zusammenstellen. So lassen sich individuell angepasste Listenansichten erzeugen, die dann in den verschiedensten Unternehmens- und Aufgabenbereichen zum Einsatz kommen.

Vordefinierbare Listenansichten Rückmeldung BITqms

Formulardaten in vordefinierte Ansichten in BITqms einbinden

Mit den BITqms Listenansichten können Sie sich Informationen z.B. aus Vorgängen genau so zusammenstellen, wie Sie diese benötigen. Dabei ist es auch möglich, Filter oder Statistiken einzubauen. Wie Sie Formulardaten in vordefinierte Ansichten in BITqms einbinden, erfahren Sie im Folgenden.

Um die Flexibilität der individuellen Listenansichten zu maximieren, ist es auch möglich, Informationen aus Formularen zu integrieren. Dabei können sowohl Daten aus Umlaufbelegen, als auch aus den Initialformularen eingebunden werden.

Und wie funktioniert die Einbindung von Daten aus Formularen?

Im ersten Schritt müssen Sie eine Referenz an den Formularelementen hinterlegen, die in einer Listenansicht berücksichtigt werden sollen. Hierbei sollten Sie darauf achten, eindeutige Namen zu verwenden. Um eine Referenz zu hinterlegen, gehen Sie in die Formularbearbeitung (Weitere Aktionen -> Formularversion -> Formulardetails bearbeiten).

Dort gehen Sie dann in die Bearbeitung des gewünschten Formularelementes und geben eine eindeutige Referenz an. Falls ihr Formular schon freigegeben war, müssen Sie die Freigabe kurzzeitig zurücknehmen, um in die Bearbeitung des Formulars zu kommen. Nachdem Sie die Änderung vorgenommen haben, sollten Sie das Formular direkt wieder freigeben, damit es wieder ausgefüllt werden kann.

Formularbereich bearbeiten Referenz BITqms

Wenn Sie nicht sicher sind, ob schon Referenzen am Formular angelegt wurden, können Sie sich die Druckfelder auch anzeigen lassen (weitere Aktionen -> Information -> Druckfelder).

Druckfelder bearbeiten BITqms

Integration der Formulardaten in die (Listen)Ansichten

Nachdem die gewünschten Referenzen hinterlegt wurden, können diese in die gewünschte Listenansicht integriert werden. In diesem Beispiel bearbeiten wir eine Listenansicht im Modul Meinungen. (Verwaltung im Modul Meinungen -> weitere Aktionen -> vordefinierte Ansichten -> Rückmeldungen)

Nun wählen Sie entweder eine bestehende Listenansicht aus und bearbeiten die Ansicht oder Sie erstellen eine neue Ansicht. Um nun ein Formularelement zu integrieren, wählen Sie manuelles Feld aus. (Ansicht bearbeiten -> Manuelles Feld -> Formulardaten/Umlaufbeleg)

Wenn Sie Daten aus einem Umlaufbeleg einbinden möchten, wählen Sie in der Listenauswahl das Feld Umlaufbeleg aus. Bei Daten aus Initialformularen wählen Sie an dieser Stelle das Feld Formulardaten aus. In beiden Fällen tragen Sie nun die Referenz ein sowie eine Bezeichnung.

Im Feld Bezeichnung wird die Überschrift in der Listenansicht festgelegt. Ansonsten können Sie hier die gewohnten Einstellungen vornehmen, wie die Einbindung in Statistiken oder die Filtermöglichkeit.

Manuelles Feld bearbeiten BITqms

Nachdem die genannten Einstellungen vorgenommen wurden, sehen Sie das Ergebnis in der bearbeiteten Listenansicht. In diesem wurde die Spalte Pizzeria hinzugefügt. Außerdem wurde eine Statistik für dieses Formularfeld aktiviert.

Listenansicht von Rückmeldungen Pizzeria BITqms
Pizzeria Statistik Formulardaten BITqms

Die BITqms vordefinierten Ansichten von Listen bieten auch eine Reihe an Möglichkeiten der Formatierung. Damit können Sie Daten und Zahlen genau so darstellen, wie Sie möchten. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie hier.

Wo wird die Formatierung der vordefinierten Ansichten von Listen eingestellt?

Zuerst rufen wir im entsprechenden Modul die „Verwaltung“ auf und wählen unter „weitere Aktionen“ – „Vordefinierte Ansichten“ die gewünschte Ansicht aus. Die Formatierung kann dann direkt an der entsprechenden Listenspalte eingestellt werden. Hierzu gehen Sie einfach in den Bearbeiten-Dialog.

Formatierung vordefinierte Ansichten BITqms

Im Feld Formatierung können Sie nun Angaben zur gewünschten Formatierung machen.

Welche Möglichkeiten gibt es?

Für die Formatierung stehen viele Operatoren zur Verfügung. In dieser Tabelle finden Sie einen Überblick über einige der wichtigsten Möglichkeiten.

Formatierung Anzeige (beispielhaft)
{0:P} Prozent 70,00 %
{0:C} Währung 70,00 €
{0:d} Datumsangabe 01.10.2018
{0:D} Datumsangabe Montag, 1. Oktober 2018
{0:f} Datumsangabe Freitag, 7. Juni 2019 11:49
{0:F} Datumsangabe Sonntag, 7. Juni 2020 00:00:00
{0:g} Datumsangabe mit Uhrzeit 07.06.2019 11:46
{0:G} Datumsangabe mit Uhrzeit 01.10.2018 00:00:00
{0:m} Datumsangabe 7. Juni
{0:r} Datumsangabe mit Uhrzeit Sun, 07 Jun 2020 00:00:00 GMT
{0:s} Datumsangabe mit Uhrzeit 2019-06-07T11:46:19
{0:t} Uhrzeit 11:49
{0:T} Uhrzeit mit Sekunden 11:49:24
{0:u} Datumsangabe mit Uhrzeit 2020-06-07 00:00:00Z
{0:U} Datumsangabe mit Uhrzeit Freitag, 7. Juni 2019 09:46:19
{0:y} Datumsangabe Oktober 2018
{0:yyyy-MM} Datumsangabe 2020-01
{0:dd.MM.yyyy} Datumsangabe 01.01.2020
{0:CW} Kalenderwoche 2
{0:hh:mm:ss} Uhrzeit 17:04:22
{0:dddd, dd. MMMM yyyy} Datumsangabe Montag, 09. Dezember 2019
ddd Wochentag (abgekürzt) Mo., Di., Mi., …
dddd Name des Wochentags Montag, Dienstag, Mittwoch, …
dd Tag des Monats 02
d Tag des Monats 2
MMMM Name des Monats Januar
MMM Monat abgekürzt Apr, Jun, …
MM Monat (nummerisch) 01,02,03, …
yy Jahr zweistellig 19,20, …
yyyy Jahr vierstellig 2019, 2020, …
hh Stunde 17
mm Minute 04
ss Sekunde 22

Um die Formatierung in BITqms zu verwenden geben Sie diese in einer geschweiften Klammer an und beginnen mit „0:“. Beachten Sie, dass Bindestriche, Doppelpunkte, Leerzeichen etc. übernommen werden. Diese Tabelle dient als Orientierung für die Kombination der Formatierungsmöglichkeiten.

Rechenoperatoren in BITqms

Die Listenansichten in BITqms bieten viele Möglichkeiten. Unter anderem können verschiedene Rechenoperatoren über einzelne Listenspalten angewendet werden. So kann zum Beispiel problemlos die durchschnittliche Bewertungsquote von Begehungen oder die Summe der jährlichen Vertragskosten dargestellt werden. Wie genau sie die Summe und Durchschnitt in vordefinierten Ansichten einbauen können, zeigen wir Ihnen jetzt:

Einstellen der Summe & Durchschnitt in vordefinierten Ansichten

Um diese Einstellungen für eine Listenspalte zu übernehmen, wird zunächst die Verwaltung im entsprechenden Modul aufgerufen. Dort gelangen Sie dann über „weitere Aktionen“ zu den „Vordefinierten Ansichten“. Als nächstes wird die „Ansicht“ der entsprechenden vordefinierten Ansicht aufgerufen. Nun wählen Sie das Bearbeiten-Symbol für die gewünschte Spalte aus. Der folgende Dialog wird sich daraufhin öffnen.

Aggregationsebene BITqms

Hier wählen Sie unter „Aggregationsebene“ nun einfach die gewünschte Option. Neben der Summe oder dem Arithmetischen Mittel können Sie sich auch den Minimal- oder Maximalwert über die Spalte anzeigen lassen. Dies wird dann in einer Zeile unterhalb der Listenansicht angezeigt. Welche Möglichkeiten Sie bei der Anpassung der Formatierung haben, erfahren Sie in einem gesonderten Praxistipp.

Vordefinierte Ansichten in der Dokumentation von BITqms verknüpfen

Oftmals kann es nützlich sein, vordefinierte Ansichten in die Dokumentation zu verknüpfen. Bei der Erstellung eines Mitarbeiterportals zum Beispiel können dadurch Aufgabenlisten problemlos miteinbezogen werden. Und wie das Ganze funktioniert erfahren Sie im Folgenden.

Wie kann man vordefinierte Ansichten in der Dokumentation verknüpfen?

Zu Beginn müssen Sie im Strukturbaum den Bereich auswählen, unter dem die Verknüpfung angelegt werden soll.

Danach wählen Sie in der Funktionskachel den Befehl „Neue Verknüpfung“ aus.  Daraufhin öffnet sich ein Bearbeitungsdialog.

Vordefinierte Ansichten Offene Maßnahmen BITqms

Um vordefinierte Ansichten zu verknüpfen, wählen wir den Verknüpfungstyp „Übersicht aus anderen Modulen“ aus. Danach muss das betroffene Modul ausgelegt werden. Im Feld „Vordefinierte Ansichten“ haben Sie dann die Möglichkeit, die gewünschte Ansicht auszuwählen.

Hier erscheinen alle im Modul zur Verfügung stehenden Ansichten. Nachdem alle erforderlichen Angaben getätigt wurden, werden die Eingaben mit „Speichern“ bestätigt.

Damit ist die entsprechende Listenansicht nun in der Dokumentation verknüpft bzw. steht im Portal zur Verfügung, wenn es sich bei der Dokumentation um eine Dokumentation für ein Portal handelt.