Inhaltsverzeichnis: Workflowmanagement

Vorlagen für das Workflowmanagement erstellen

Die Bearbeitung von Vorgängen, wie z.B. Beschwerden oder Urlaubsanträgen, erfolgt oft über denselben bzw. einen ähnlichen Prozess. In diesem Fall wäre es unnötige Arbeit, für jeden einzelnen Vorgang einen Workflow zu definieren. Aus diesem Grund können mit BITqms Vorlagen für Ihr Workflow Management erstellt werden, die dann für neue einzelne Maßnahmen oder ganze Kapitel verwendet werden können. Bei Bedarf können Workflows auch nachträglich noch auf ein gesamtes Kapitel übertragen werden.

Und wie funktioniert das Ganze?

Erstellung einer neuen Workflowvorlage

Um eine neue  Vorlage für Ihr Workflow Management zu erstellen, gehen Sie im entsprechenden Modul (z.B. Meinungen oder Maßnahmen) auf die Verwaltung und wählen das Feld „Neue Workflow-Vorlage“ aus.

Nun können Sie den Namen und den Gültigkeitsbereich auswählen, Speichern, eine Beschreibung hinterlegen sowie die Workflowschritte definieren.

Workflow Bearbeitung BITqms

Sie können hier nun wie gewohnt einen individuellen Workflow mit den gewohnten Funktionalitäten, wie dem Terminieren von einzelnen Workflowschritten, der dynamischen Benutzerauswahl oder der Integration von Umlaufbelegen erstellen.

Mit dem Speichern der Einstellungen wird die Vorlage mit in die Übersicht unter Workflows übernommen.

Verwendung der Vorlage für Ihr Workflowmanagement

Wenn Sie nun wie gewohnt eine neue Maßnahme, Rückmeldung etc. anlegen, haben Sie unter dem Reiter Daten die Möglichkeit, eine der bereits erstellten Vorlagen auszuwählen. Damit ist die Auswahl des Workflows auch schon getan.

Workflow Vorlage Übernahme BITqms

Auch bei dem nachträglichen Bearbeiten eines Workflows einer bestehenden Maßnahme, können Sie noch nachträglich eine Vorlage Ihres Workflow Managements auswählen. Hierzu wählen Sie im Feld Maßnahmen unter weitere Aktionen -> Workflow -> Bearbeiten aus und klicken auf Vorlage verwenden.

Nun erscheint wieder die Auswahl über Ihre bereits hinterlegten Vorlagen.Hinweis: Umgedreht haben Sie hier auch die Möglichkeit, einen bestehenden Workflow als Workflowvorlage abzuspeichern. Hierzu wählen Sie im Bearbeitungsfenster des Workflows unter weitere Aktionen den Befehl in Vorlage übernehmen aus. Jetzt öffnet sich dasselbe Fenster wie auch direkt in der Verwaltung des Moduls. (siehe Abbildung 1).

Sie müssen jedoch nur noch die Bezeichnung, Gültigkeit und wahlweise Beschreibung der neuen Vorlage angeben.

Workflowvorlage für ein gesamtes Kapitel

Wenn Sie eine Vorlage für ein gesamtes Kapitel verwenden möchten, können Sie diese einfach für das gewünschte Kapitel festlegen. Dazu wählen Sie das entsprechende Kapitel aus und wählen dann weitere Aktionen -> Workflow-Vorlage -> Bearbeiten aus.

Im nun öffnenden Fenster wählen Sie die gewünschte Vorlage auf die gleiche Weise wie zuvor beschrieben aus. Wichtig ist jedoch, dass Sie das gewünschte Kapitel angewählt haben, damit die Einstellungen auch für dieses Kapitel übernommen werden.

Workflow-Vorlage bearbeiten BITqms

Wenn im gewünschten Kapitel schon Maßnahmen vorhanden sind, kann mit der Option Auf offene Objekte übertragen die Vorlage auf die bestehenden Maßnahmen übertragen werden.

Wenn Sie diese Option auswählen, haben Sie zudem die Wahl, ob die Vorlage auf das gesamte Kapitel oder nur einzelne Maßnahmen übertragen werden soll.

Workflowsteuerung mit Umlaufbelegen

Zur einfachen und effizienten Steuerung von BITqms nutzen wir Workflows, die festlegen, welcher Bearbeiter für welche Arbeitsschritte verantwortlich ist. Damit auch Sie alle Vorteile der individuellen Workflows nutzen können, stellen wir Ihnen im Folgenden die wichtigsten und hilfreichsten Funktionen in Bezug auf die Nutzung von Umlaufbelegen in Ihrer Workflowsteuerung vor.

Informationen im Workflowmanagement weitergeben

Sie wollen Informationen in einem Prozess weitergeben und wissen nicht, wo diese am besten hinterlegt werden sollen? Mit BITqms ist das kein Problem. Formulare können unkompliziert als Umlaufbelege in Workflows eingebaut werden, wodurch immer alle wichtigen Informationen an jedem Schritt dokumentiert werden können.

Damit das Formular auch zum Prozess passt, kann dieses im gleichnamigen Modul frei zusammengestellt werden, wodurch für jede Situation ein geeignetes Formular erstellt werden kann. Dabei stehen Auswahlelemente wie Einzel- oder Mehrfachauswahl, offene Textfelder, Datumsangaben, Losprüfungen, Bildaufnahmen, Unterschriftsfelder und vieles mehr zur Verfügung.

Diese Vielzahl verschiedener Formularelemente sowie die weiteren Gestaltungsmöglichkeiten des integrierten Formulareditors ermöglichen eine individuelle Erstellung der Formulare – genau angepasst an die Anforderungen Ihrer Prozesse.

Beispiel für ein Workflowmanagement: Beschwerdemanagement

Gehen wir von einem Beschwerdeformular aus, das als Prozessinitiierung dient und nach dem Ausfüllen automatisch eine Maßnahme zur Beschwerdebearbeitung anlegt, die aus mehreren Workflowschritten besteht. In den meisten dieser Workflowschritte erfolgt eine Bearbeitung oder Bewertung durch den zuständigen Bearbeiter, die natürlich auch am Vorgang dokumentiert werden muss – an dieser Stelle kommen die Umlaufbelege zum Einsatz.

An jedem Workflowschritt kann ein Umlaufbeleg hinterlegt werden, der vom zuständigen Bearbeiter ausgefüllt wird. Enthält das Formular Pflichtangaben, so kann die Workflowaufgabe erst dann abgeschlossen werden, wenn der Bearbeiter die entsprechenden Angaben im Formular gesetzt hat.

So wird gewährleistet, dass bestimmte, für den Prozess benötigte Informationen in jedem Fall eingeholt bzw. dokumentiert werden. Alle ausgefüllten Umlaufbelege können direkt am Vorgang von den Bearbeitern eingesehen werden – das sorgt für eine erhöhte Nachvollziehbarkeit der bisherigen Bearbeitung und eine gezielte Informationsbereitstellung direkt am Vorgang.

Workflowsteuerung BITqms

Bei unserem Beispiel des Beschwerdeprozesses wäre es beispielsweise denkbar, dass im ersten Schritt eine Beurteilung der Beschwerde erfolgt. Für die Dokumentation der Beurteilung wird einfach ein entsprechender Umlaufbeleg am Workflowschritt hinterlegt. Diese Bewertung könnte beispielsweise der Vorgesetzte des Unternehmensbereichs, den die Beschwerde betrifft, durchführen. Hierfür können entsprechende Platzhalter bei der Definition der Workflow-Vorgaben eingesetzt werden (Dynamische Workflows).

In Abschnitt “Dynamische Workflows” können Sie mehr zu diesem Thema und der Umsetzung in BITqms lesen. Die Ergebnisse der Bewertung werden direkt am Vorgang zur Verfügung gestellt werden, sodass diese für alle nachfolgenden Bearbeiter sichtbar sind. Denkbar wäre es sogar, die weitere Bearbeitung (=Abfolge der Workflow-Schritte) von den Angaben im Umlaufbeleg abhängig zu machen.

Entscheidet der Vorgesetzte, dass keine Abarbeitung stattfinden soll, können beispielsweise automatisch die Workflowschritte für die Bearbeitung und Prüfung der Bearbeitung übersprungen werden (programmatische Workflowschritte). In unserem Praxistipp „Konditionale Workflows“ finden Sie detaillierte Informationen dazu, wie programmatische Workflowschritte umgesetzt werden können.

Entscheidet der Vorgesetzte, dass eine Abarbeitung stattfinden soll, definiert er bei der Weitergabe den zuständigen Bearbeiter und übergibt die Beschwerde an diesen Mitarbeiter, der sich um die Umsetzung kümmert. Auch an diesem Workflowschritt befindet sich ein Umlaufbeleg, worin alle vorgenommenen Schritte und Anpassungen nachvollziehbar dokumentiert werden.

Durch diese Dokumentation können nicht nur weitere Bearbeiter nachvollziehen, was in diesem Workflowschritt unternommen wurde, sondern die Angaben im Umlaufbeleg können auch für verschiedene Auswertungen zugrunde gelegt werden

Workflowsteuerung bearbeiten BITqms

Im letzten Workflowschritt können dann beispielsweise der Erfasser und/oder der Vorgesetzte des betroffenen Bereichs, dessen Vorgesetzter etc. stehen und eine Kenntnisnahme über den gesamten Bearbeitungsverlauf erhalten.

Durch die bereits ausgefüllten Umlaufbelege können die Ergebnisse der einzelnen Bearbeitungsschritte inklusive der zuständigen Bearbeiter schnell nachvollzogen werden.

Workflowsteuerung Umlaufbeleg BITqms

An diesem Beispiel ist gut erkennbar, welche Vorteile Umlaufbelege in Workflows bieten.

Um diese Vorteile noch auszuweiten, können die Informationen aus den Formularen und Umlaufbelegen unkompliziert in flexibel definierbaren Listenansichten verwendet und so individuelle Auswertungen zusammengestellt werden.

Im Workflowmanagement jederzeit den Überblick behalten.

Flexibel definierbare Listenansichten und Statistiken bieten die Möglichkeit, auch die Angaben aus Umlaufbelegen systematisch auszuwerten. Dabei können alle benötigten Informationen aus den Umlaufbelegen sowie zum Vorgang unkompliziert in Listenansichten berücksichtigt werden. In unserem obigen Beispiel wäre es für ein Unternehmen beispielsweise interessant zu sehen, wieeffizient das Beschwerdemanagement ist.

So können beispielsweise die Frage “Problem gelöst?” oder die Einschätzung der Auswirkung der Beschwerde als anschauliche Kreis-, Donut- oder Balkendiagramme ausgewertet werden – so wird auf Knopfdruck eine aussagekräftige Einschätzung angezeigt.

Workflowsteuerung Rückmeldungen BITqms

Die Auswertungen können flexibel in Listenansichten und Diagrammen dargestellt werden. Für grafische Auswertungen können dabei alle Formularelemente (außer offene Antwortmöglichkeiten wie freie Texteingaben etc.) einbezogen werden.

Workflowsteuerung Statistik BITqms

Alle Informationen in einem Ausdruck.

Bei machen Vorgängen ist es nötig, alle Informationen nicht nur im System abzuspeichern, sondern als Bericht zusammenzustellen und in PDF- oder Papierform weiterzugeben oder aufzubewahren.

Daher bietet BITqms die Möglichkeit, mithilfe von flexibel definierbaren Druckvorlagen und entsprechende Platzhalter alle benötigten Informationen zu einem Prozess inklusive der Umlaufbelege in den Ausdruckmiteinzubinden. So können alle Informationen genau so zusammengestellt werden, wie Sie diese benötigen.

Workflowsteuerung Verbesserungsvorschlag BITqms

Dynamische Workflows in BITqms verwenden

Workflow-Bearbeitung noch flexibler gestalten. Workflows dienen bei BITqms als Grundgerüst aller Arbeitsabläufe, denn sie legen Arbeitsschritte, zuständige Bearbeiter und bei Bedarf auch den Bearbeitungszeitraum fest. Im Folgenden lernen Sie wie Sie dynamische Workflows in BITqms definieren können.

Die Definition von Workflowvorlagen für bestimmte Module oder Bereiche reduziert den Arbeitsaufwand drastisch, denn so muss so wenig wie möglich händisch nachjustiert werden.

Der besondere Clou.

Bearbeiter von Workflows können mit BITqmsdynamisch definiert werden. Somit kann der Arbeitsablauf noch flexibler und gleichzeitig automatisierter gestaltet werden.

Intelligente Weiterleitung der Aufgaben

In der Workflowvorlage eines Vorgangs kann beider Zuordnung des zuständigen Bearbeiters zu einem Workflowschritt gezielt eine bestimmte Personengruppe ausgewählt werden. So kann ein Schritt z.B. dem Erfasser des Initialformulars zugeordnet werden bzw. dessen Vorgesetzten.

Workflow Dynamische Auswahl BITqms

Auch kann ein ganzer Unternehmensbereich, also alle Mitarbeiter dieses Bereichs, oder die Verantwortlichen des entsprechenden Bereichs ausgewählt werden.

Dynamische Workflows sind natürlich praxistauglich – Beispiel: Urlaubsantrag

Der Prozess eines Urlaubsantrags inklusive seiner Prüfung, Freigabe und Kenntnisnahme kann durchgehend mit dynamischen Benutzern abgebildet werden.

Dynamischer Workflow Beispiel BITqms

So kann die Prüfung und Genehmigung des Antrags erst durch einen Mitarbeiter des Bereichs, dann durch den Vorgesetzten des Erfassers und anschließend durch einen Verantwortlichen des Bereichs erfolgen.

Anschließend erfolgt die Kenntnisnahme, d.h. der Workflowschritt wird an den ursprünglichen Erfasser zurückgegeben.

Dynamische Workflows sind echte Arbeitserleichterung.

Mit der dynamischen Auswahl von Benutzern können Workflows exakt definiert werden, ohne konkrete Namen einzusetzen. Eine einzige Vorlage kann so einfach auf viele Bereiche übertragen werden. Ein einfaches und unkompliziertes Workflowmanagement ist mit BITqms problemlos möglich.