E-Mail-Benachrichtigungen und automatische Eskalation.

Je größer die Einrichtung ist und je mehr Mitarbeiter involviert sind, desto mehr Aufgaben unterschiedlichster Art fallen an. Oft entsteht dabei die Schwierigkeit, diese Aufgaben und deren Verantwortlichkeiten aufeinander abzustimmen, zu koordinieren und einen Überblick über die entsprechenden Abgabefristen zu behalten. BITqms bietet ein automatisierte E-Mail Benachrichtigungen, damit keine Aufgabe und kein Termin in Vergessenheit gerät.

Sollte doch eine Aufgabe überfällig werden, kann durch das Eskalations-Management Abhilfe geschaffen werden.

Automatisierte Kommunikationsstruktur.

Mit dem automatischen E-Mail Benachrichtigungen von BITqms werden die Mitarbeiter rechtzeitig über anstehende Aufgaben informiert. Sobald eine neue Aufgabe ansteht bzw. ein Schritt im Arbeitsablauf (Workflow) weitergegeben wird, wird der (neue) zuständige Bearbeiter automatisch vom System benachrichtigt.

Dieser erhält dann eine E-Mail-Benachrichtigung, in der alle relevanten Informationen, wie der Direktlink zum Vorgang, enthalten sind. Wenn die Aufgabe nicht zu definierten Zeitpunkt erledigt wird, können automatische Erinnerungen versendet werden.

Das Benachrichtigungssystem kann jedoch nicht nur im Fall von neuen Aufgaben verwendet werden: Die automatischen Benachrichtigungen können ebenso für angeforderte Lesebestätigungen, Kenntnisnahmen oder bei neuen Kommentaren zu Dokumenten versendet werden, sodass keinerlei Information im alltäglichen Stress untergeht.

Flexible Definition von Fälligkeiten und deren Erinnerungsregeln.

Für alle Arbeitsabläufe können Fälligkeitsdaten in Form von Zeiträumen für die Bearbeitung hinterlegt werden. Wird diese Abgabefrist nicht eingehalten, besteht die Möglichkeit, Erinnerungen zu versenden.

Je nach Wichtigkeit der Aufgabe können Intervalle, Stufe und Inhalt der Erinnerungen anhand der Erinnerungsregel flexibel bestimmt werden.

Generell kann der Inhalt der E-Mail Benachrichtigungen in BITqms und Erinnerungen frei definiert werden. Für die jeweiligen Benachrichtigungsfälle können E-Mail-Vorlagen hinterlegt werden. Relevante Informationen können über Platzhalter passend eingefügt werden.

Beispiele für solche Platzhalter können die Aufgabenbezeichnung oder die Nachricht des vorherigen Bearbeiters sein. So weiß der Mitarbeiter sofort, um welche Aufgabe es sich handelt.

…wenn die E-Mail Benachrichtigungen in BITqms keine Wirkung zeigen: Eskalation an den Vorgesetzten.

Sind alle Benachrichtigungen und Erinnerungen wirkungslos oder überschreitet eine besonders wichtige Aufgabe ihre Fälligkeit, kann eine automatische Eskalation an den Vorgesetzten erfolgen. Das heißt, Vorgesetzte erhalten eine Benachrichtigung mit einer Übersicht über den aktuellen Stand der Aufgabe.

Zeitpunkt und Empfänger der Nachrichten können über Eskalationsregeln an der entsprechenden Aufgabe hinterlegt werden. Hier kann bestimmt werden, nach welcher Zeit die Eskalation startet und an welche Verantwortliche sie gerichtet ist.

Zudem können mehrere Stufen der Eskalation an immer höhere Positionen bestimmt werden (Abteilungsleiter, Bereichsleiter, …). Somit kann sichergestellt werden, dass die Aufgabe in jedem Fall abgearbeitet wird.