Prozesssteuerung in BITqms verwenden

Viele Aufgabe und Prozesse laufen in einer Einrichtung parallel ab und müssen mit einer Prozesssteuerung geplant werden.

Dies ist bei vielen verschiedenen Abteilungen und Bereichen kompliziert, sodass der Überblick schnell verloren geht: Wer macht wann was?
Und was muss geschehen, bevor der nächste Bearbeiter weiterarbeiten kann? Und welche Informationen müssen wem für die Bearbeitung bereit gestellt werden? Dafür benötigt man eine funktionierende Prozesssteuerung.

Die Lösung? Die BITqms Prozesssteuerung:

„Mit BITqms können Unternehmensprozesse optimal unterstützt werden.“
– Thomas Elenz, Qualitätssicherung J.E. Schum GmbH & Co. KG

Übersichtliche Prozessabläufe.

Alle Prozesse der Einrichtung werden in BITqms mithilfe von Workflows abgebildet.

So ist ganz klar ersichtlich, wer wann was zu tun hat und welche Schritte zu welchem Zeitpunkt erledigt werden müssen. Workflowschritte können nicht nur nacheinander, sondern auch parallel ablaufen.

Zusätzlich gibt es noch die Möglichkeit, konditionale Workflowschritte einzubauen. Durch diese können automatisierte Aktionen, wie das Zuteilen des richtigen Bearbeiters oder das Überspringen von irrelevanten Workflowschritten, durchgeführt werden. Näheres hierzu erfahren Sie in den verlinkten Praxistipps.

Der entsprechende Workflow wird in BITqms direkt an der entsprechenden Aufgabe, Maßnahme, Prüfung, Begehung, etc. hinterlegt und steuert somit den jeweiligen Prozess.

Über Workflows kann der Ablauf von Prozessen im Vorhinein effizient geplant und individuell an den jeweiligen Vorgang angepasst werden. Dies gewährleistet eine hocheffiziente Umsetzung aller Arbeitsschritte in einer Einrichtung.

Mithilfe von Workflows ist also genau geregelt, welcher Mitarbeiter für welchen Arbeitsschritt verantwortlich ist. Die für einen Workflowschritt zuständigen Bearbeiter werden entsprechend per Mail benachrichtigt, sobald der vorherige Schritt abgeschlossen ist und sie mit der Bearbeitung beginnen können.

Dadurch wird ein reibungsloser Ablauf aller Prozesse gewährleistet und es wird sichergestellt, dass kein Ablauf aufgrund von unzureichender Planung zum Erliegen kommt, weil möglicherweise unklar ist, wer für die nächsten Schritte zuständig ist oder weil nicht klar kommuniziert wurde, dass der vorherige Bearbeiter seinen Arbeitsschritt bereits abgeschlossen hat.

Effiziente Informationsbereitstellung.

Die Informationsvermittlung in einer Einrichtung muss so koordiniert werden, dass die relevanten Informationen für eine Aufgabe zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind und den entsprechenden Mitarbeitern unkompliziert und intuitiv zur Verfügung gestellt werden.

Mit BITqms ist das kein Problem: Die an einem Prozess beteiligten Mitarbeiter haben mit Hilfe des Workflows stets im Überblick, was der aktuelle Stand ist und welche Arbeitsschritte als nächstes anstehen. Durch die Workflowhistorie werden automatisch alle bereits erledigten Schritte dokumentiert und können bei Bedarf eingesehen werden. Weiterhin können mit Notizen und Kommentaren direkt an der Aufgabe zusätzliche Informationen hinterlegt werden.

Für eine größere Informationsfülle können auch ganze Dokumente als mitgeltende Unterlagen in den Prozess eingebunden werden oder Verknüpfungen zu weiteren relevanten Vorgängen in BITqms erstellt werden.

Die Informationen müssen also nicht lange zusammengesucht werden, sondern stehen dem verantwortlichen Mitarbeiter direkt am Arbeitsschritt zur Verfügung. So kann mit BITqms sehr effizient Zeit gespart werden – das kann auch Thomas Elenz, Qualitätssicherungsbeauftragter bei J.E. Schum GmbH & Co. KG, bestätigen:

Wir haben die enorme Zeitersparnis durch BITqms hochgerechnet: Wir sparen ca. 75% bei der Erstellung einer Bestellung ein – alleine durch die Automatisierung der Abläufe und Vermeidung unnötiger Schnittstellen.“

Durch Umlaufbelege können neue relevante Informationen direkt am entsprechenden Arbeitsschritt festgehalten, Prozessfortschritte anhand von Checklisten überprüft, Ergebnisbeurteilungen früherer Arbeitsschritte vorgenommen werden und vieles mehr.

Da die Umlaufbelege aus selbst erstellten Formularen bestehen, können Sie hier ganz individuell bestimmen, was genau am jeweiligen Arbeitsschritt benötigt wird und den Umlaufbeleg Ihren Bedürfnissen entsprechend gestalten

Durch individuell definierbare Listenansichten können die Inhalte der Umlaufbelege aufgegriffen und so die zusammengetragenen Informationen passgenau zusammengestellt werden.

So unterstützt BITqms nicht nur die zielgerichtete Prozesssteuerung, sondern auch -auswertung.