Elektronische Formulare
BITqms - die Software für flexibles Formularmanagement.
Über die flexibel definierbaren Formulare in BITqms können alle benötigten Informationen im Unternehmen elektronisch erfasst werden. Dabei sind die Einsatzmöglichkeiten von Formularen, Umlaufbelegen und Checklisten in BITqms vielfältig: Prozessfortschritte können überprüft, Ergebnisse beurteilt und relevante Details erfasst werden. Abhängig von den erfassten Daten werden nach dem Ausfüllen automatisch passende Bearbeitungsprozesse angestoßen.
Wie läuft Formularmanagement mit der Software BITqms ab?
Die elektronischen Formulare in BITqms unterstützen Ihre individuellen Abläufe und Prozesse optimal: Die Formulare können flexibel definiert und mithilfe von über 30 verschiedenen Formularelementen an Ihre Anforderungen angepasst werden, sodass alle benötigten Informationen effizient erfasst werden können. Zur Erhöhung der Nutzung können elektronische Formulare an verschiedenen Stellen in der Software eingebunden werden, z.B:
- direkt im Formularmanagement
- mobil auf dem Tablet für z.B. anonyme Kundenbefragungen am Eingang oder Informationseingaben in der Produktionshalle
- integriert im Dokumentenmanagement für bspw. das Formular für den Urlaubsantrag direkt neben der passenden Arbeitsanweisung
- zielgruppenorientiert im Intranet oder Extranet für z.B. anonyme Umfragen oder Feedbackformulare für Mitarbeiter oder Kunden
- effizient direkt an einer Aufgabe in Form von Umlaufbelegen und Checklisten
Durch das Ausfüllen eines Formulars können automatisiert die passenden Bearbeitungsprozesse gestartet werden: Maßnahmen, Vorgänge, Prüfungen, Wartungsaufgaben, Risiken. Hierbei erhält der zuständige Bearbeiter vom System eine E-Mail-Benachrichtigung zu der entsprechenden Aufgabe, sodass der Prozess direkt gestartet wird.
Die Auswertung der Formulare erfolgt standardisiert nach festgelegten Bewertungsgrundlagen und Punktequoten. Zur systematischen Analyse der ausgefüllten Formulare stehen verschiedene Auswertungen wie z.B. Statistiken, Vergleichs- oder Trendauswertungen in der Software zur Verfügung.
Erstellen: Wie unterstützt unsere Software die flexible Gestaltung elektronischer Formulare?
Sowohl das Layout als auch die einzelnen Formularelemente können frei gestaltet werden, um passgenaue Formulare für den jeweiligen Anwendungsbereich zu definieren. Dabei kann aus über 30 verschiedenen Formularelementen ausgewählt werden: Von klassischen Formularelementen wie Einfachauswahlen, Mehrfachauswahlen, Datumsauswahlen, Texteingaben, Unterschriftsfelder, Skalen bis hin zu berechneten Feldern und Stichprobenprüfungen.
Bei der Gestaltung der Formulare mit BITqms spielt neben
Flexibilität auch intelligentes Formulardesign eine Rolle: So kann das Ausfüllen der Formulare antwortabhängig gesteuert werden, sodass das Überspringen einzelner Passagen möglich ist. Die integrierte Daten- und Plausibilitätsprüfung sowie Pflichtfelder sorgen zudem dafür, dass alle gewünschten Daten erfasst werden und nur sinnvolle Werte eingetragen werden können.
Durch diese flexible Definition können die Formulare in praktisch jedem Anwendungsbereich eingesetzt werden – ob als Meinungsumfragen, Feedbackformulare, Urlaubsanträge, Formulare zur Mitarbeiterbeurteilung, Prüfformulare für Qualitätssicherung oder Produktprüfung, Checklisten für Aufgabenschritte, Umlaufbelege für Prozesse, …
- Passgenaue Formulargestaltung für jeden Anwendungsbereich
- Intelligente Formulare: Antwortabhängiges Überspringen, integrierte Daten- und Plausibilitätsprüfung usw.
Einsetzen: Wie unterstützt unsere Software die Einbindung von Formularen an verschiedenen Stellen?
Formulare können an verschiedenen Stellen in BITqms eingebunden werden: Die Bereitstellung von Formularen kann über Portale erfolgen (z. B. Feedbackformulare im Kundenportal oder Urlaubsantragsformulare im Intranet). Zudem können Formulare in das Dokumentenmanagement verknüpft und so in beliebige Zusammenstellungen (nach Thema, Abteilung, usw.) integriert werden. Formulare können zudem als Umlaufbelege oder Checklisten an einzelnen Arbeitsschritten verwendet werden und somit die Dokumentation und Standardisierung der Arbeitsabläufe unterstützen.
Mit BITqms2Go ist auch das mobile Ausfüllen von Formularen am Tablet möglich – auch ohne bestehende Internetverbindung. Hierbei kann die Navigation durch den Kiosk-Modus eingeschränkt werden, sodass außer dem auszufüllenden Formular nichts zugänglich ist. So kann das Formular am Tablet problemlos für Befragungen an öffentlichen Orten zur Verfügung gestellt werde
Besonders praktisch: Die Einbindung der Formulare in BITqms erfolgt dynamisch, sodass Änderungen am Formular automatisch an allen verwendeten Stellen angepasst werden.
- Flexible Einbindung: In Portale, in das Dokumentenmanagement, an Arbeitsschritten etc.
- Mobiles Ausfüllen am Tablet - auch ohne bestehende Internetverbindung möglich
- Keine Plattformbeschränkung: iOS, Android und Windows werden unterstützt
- Dynamische Anpassung der Änderungen an allen verwendeten Stellen
Ausfüllen: Wie unterstützt unsere Software die Erfassung über elektronische Formulare?
Das Ausfüllen der elektronischen Formulare mit BITqms ist besonders intuitiv gestaltet: Die Informationen können direkt im Arbeitskontext eingegeben werden. Zudem verfügen die elektronischen Formulare über eine Ausfüllhilfe: Das Ausfüllen der Formulare wird z.B. durch automatische Eingabevorschläge unterstützt. Weiterhin kann das Ausfüllen antwortabhängig gesteuert werden, sodass das Überspringen oder Ausblenden einzelner Passagen möglich ist. Die integrierte Daten- und Plausibilitätsprüfung sowie Pflichtfelder sorgen dafür, dass alle gewünschten Daten erfasst werden und nur sinnvolle Werte eingetragen werden können.
Selbstverständlich ist ein anonymes Ausfüllen der elektronischen Formulare möglich. Dies kann an jedem Formular individuell definiert werden. Ist dies nicht gewünscht, wird der angemeldete Benutzer als Erfasser gekennzeichnet und kann beispielsweise in nachfolgende Bearbeitungsprozesse automatisiert eingebunden werden.
- Effizientes Ausfüllen durch automatisierte Eingabevorschläge
- Integrierte Daten- und Plausibilitätsprüfung
- Anonyme Formularabgabe oder Ausfüllen mit Benutzerkennung
Bewerten: Wie unterstützt unsere Software die standardisierte Bewertung der Antworten?
Die Bewertung der ausgefüllten Formulare erfolgt standardisiert nach individuell definierten Punktequoten und Bewertungsgrundlagen. Hierbei können im Vorfeld an den Antwortoptionen entsprechende Punktzahlen hinterlegt werden. Zudem können auch Auswirkungen auf das Gesamtergebnis definiert werden wie z.B. ein Gesamtergebnis von 0 Punkten bei Wahl einer bestimmten Antwortoption. Die Gewichtung der verschiedenen Formularelemente für das Gesamtergebnis kann ebenfalls individuell definiert werden.
- Vergleichbarkeit durch standardisierte Bewertungen
- Individuelle Punkteverteilung und Bewertungsgrundlagen
- Vielfältige Möglichkeiten zur Auswertung der Ergebnisse
Anstoßen: Wie unterstützt unsere Software die automatische Anlage von Prozessen?
Durch das Ausfüllen eines Formulars können automatisch die passenden Prozesse wie Maßnahmen, Vorgänge, Prüfungen, Wartungsaufgaben oder Risiken gestartet werden. Dies kann an bestimmte Bedingungen geknüpft sein und beispielsweise nur dann erfolgen, wenn eine bestimmte Antwort ausgewählt oder ein entsprechendes Gesamtergebnis erreicht bzw. unterschritten wurde. So kann z.B. bei einem schlecht bewerteten Formular direkt eine Verbesserungsmaßnahme gestartet werden.
Einzelne Formularangaben können dabei für die Benennung oder weitere Eigenschaften der resultierenden Prozesse übernommen werden. Zudem kann auch die Zuordnung des Prozesses zu einem Unternehmensbereich bestimmt werden: Eine Beschwerde oder eine Idee, die sich auf eine bestimmte Abteilung bezieht, kann so bspw. gezielt in dieser Abteilung bearbeitet werden. Sobald das Formular abgesendet wurde, wird vom System automatisch der passende Prozess gestartet und die zuständigen Bearbeiter per E-Mail informiert.
Mithilfe von dynamischen Berechtigungen ist es möglich, den Erfasser eines Formulars oder dessen Vorgesetzten auf die daraus hervorgehenden Prozesse (z. B. Maßnahmen, Vorgänge, Prüfungen) zu berechtigen, sodass diese den aktuellen Bearbeitungsstand des Prozesses nachvollziehen können.
All diese Voreinstellungen ermöglichen es Ihnen, Prozesse innerhalb Ihres Qualitätsmanagements zu automatisieren und sicherzustellen, dass kein ausgefülltes Formular ins Leere läuft, sondern jeder Input passgenau bearbeitet wird.
- Automatisierte Anlage von Prozessen nach definierbaren Bedingungen
- Sicherstellung der Verarbeitung aller Meldungen und ausgefüllten Formulare
- Zusammenspiel mit anderen BITqms-Modulen
Auswerten: Wie unterstützt unsere Software die systematische Auswertung und Identifikation von Verbesserungspotenzialen?
Verschiedene Auswertungsfunktionen ermöglichen eine zielgerichtete Auswertung der erfassten Informationen. Grafische Auswertungen verdeutlichen u.a. Trends und Häufungen.
Durch die Integration der Formularinhalte in frei definierbare Listenansichten können zudem alle benötigten Informationen in jeden beliebigen Zusammenhang gebracht werden. So können Sie Ihre eigenen Auswertungen erstellen und die Daten miteinander verbinden, die für Sie Relevanz haben.
- Trends und Häufungen auf Knopfdruck verfügbar
- Einfache Analyse von Verbesserungspotenzialen
- Frei definierbare Listenansichten nach individuellen Anforderungen
Modulbroschüre
Laden Sie hier die Modulbroschüre für elektronische Formulare mit der Software BITqms herunter.
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Und dann?
Über den Tellerrand hinaus: Im Zusammenspiel mit anderen BITqms-Modulen
Durch das automatisierte Auslösen von Prozessen haben elektronische Formulare Verbindungen in viele andere BITqms-Module: Aus ausgefüllten Formularen können Maßnahmen, Vorgänge, Prüfungen, Wartungsaufgaben oder Risiken resultieren. An jedem Objekt, das durch ein Formular automatisch angelegt wurde, kann das zugehörige Initialformular sowie der Erfasser (sofern keine anonyme Formularabgabe) eingesehen werden. Dies stellt die Nachvollziehbarkeit des Prozesses sicher und liefert zugleich alle notwendigen Informationen für die jeweiligen Bearbeiter.
Während der Bearbeitung von Vorgängen, Maßnahmen, Wartungsaufgaben, Prüfungen oder weiteren Arbeitsabläufen in BITqms können Sie die Formulare zudem als Checklisten für erledigte Aufgaben und als Umlaufbelege für die Erfassung relevanter Informationen einsetzen. So können die Formulare genutzt werden, um Bearbeitungsfortschritte und Ergebnisse zu dokumentieren oder bestimmte Informationen in Zusammenhang mit dem Prozess einzuholen.
Formulare werden dafür bei der Definition von Arbeitsabläufen unkompliziert dem jeweiligen Bearbeitungsschritt zugeordnet.
Während dem Prozessablauf wird das Formular dann dem entsprechenden Bearbeiter angezeigt. Das Ausfüllen des Formulars ist dabei an den Aufgabenabschluss der Aufgabe gekoppelt. Sind noch Pflichtfelder offen, kann die Aufgabe nicht abgeschlossen werden. So wird gewährleistet, dass alle benötigten Informationen angegeben werden.
Durch das Ausfüllen der Umlaufbelege können alle relevanten Informationen direkt am jeweiligen Vorgang erfasst und übersichtlich zusammengetragen werden.
Dynamische Workflowschritte mit Platzhaltern wie „Erfasser“ oder „Vorgesetzte(r) des Erfassers“ bieten die Möglichkeit, bestimmte Personen in Abhängigkeit vom Erfasser eines Formulars in den nachfolgend ausgelösten Prozess automatisch einzubinden. So könnte beispielsweise der Vorgesetzte des Erfassers die Aufgabe erhalten, die eingegebene Idee zu beurteilen oder den beantragten Urlaub zu genehmigen. Zudem könnte der Erfasser des Formulars bei Abschließen des letztes Aufgabenschritts eine E-Mail zur Kenntnisnahme des Ergebnisses erhalten.
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