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Elektronische Formulare

Elektronische Formulare

Unkompliziert, automatisch, flexibel

Formulare bieten vielfältige Einsatzmöglichkeiten und dienen in erster Linie der elektronischen Erfassung von Informationen. Bei der Gestaltung der Formulare sind Sie flexibel. In Abhängigkeit von den erfassten Daten können nach dem Ausfüllen automatisch passende Bearbeitungsprozesse angestoßen werden.

Erstellung eines Formulars mit vielen Formularfeldern BITqms

Flexible Formularerstellung

Für die Erstellung von Formularen steht eine Vielzahl an unterschiedlichen Formularelementen zur Verfügung, wie die folgenden:

  • Artikelauswahl, Aus einer Liste wählen, Kontaktauswahl
  • Berechnetes Feld
  • Bildaufnahme, Datei anfügen
  • Einfachauswahl, Mehrfachauswahl
  • Kombination, Losprüfung

Nachdem alle benötigten Elemente eingefügt wurden, kann die Reihenfolge noch angepasst werden.

Feedback-Formular im Kundenportal BITqms

Verwendung im Portal

Formulare können natürlich direkt im BITqms System ausgefüllt werden. Oft macht aber auch die Bereitstellung in Portalen Sinn. So können Sie Formulare für Ihre Kunden, Patienten, Partner etc. zur Verfügung stellen.

Wird dann zum Beispiel in einem Kundenportal Feedback abgegeben, entsteht in BITqms automatisch eine Maßnahme zur Bearbeitung dieses Feedbacks.

Maßnahme die aus einem Beschwerdeformular abgeleitet wurde BITqms

Prozessintiierungen durch Formulare

In BITqms wird dann nach dem Ausfüllen des Formulars, egal auf welchem Wege, eine Maßnahme angelegt. In diesem Beispiel handelt es sich um eine Maßnahme zur Bearbeitung einer Beschwerde.

Direkt am Vorgang können Sie auf das ausgefüllte Formular zugreifen und sich die Eingaben des Kunden ansehen. Außerdem können Sie im Vorfeld viele Einstellungen wie die Beschreibung oder Bezeichnung der Prozessinitiierung treffen. In diesem Fall wird für die Beschreibung automatisch der Inhalt aus dem Formularfeld “Beschreibung Ihres Anliegens” herangezogen.

Umlaufbeleg mit Punktebewertung BITqms

Umlaufbeleg mit Punktebewertung

Umlaufbelege sind Formulare, die an Workflowschritten hinterlegt werden können. Der Benutzer kann den Arbeitsschritt dann erst abschließen, wenn das Formular ausgefüllt wurde. Somit wird die Abfrage wichtiger Informationen sichergestellt. Auch aus Umlaufbelegen können weitere Prozesse eingeleitet werden.

Wenn eine Punktebewertung für einen Umlaufbeleg hinterlegt wird, wird das Ergebnis der Bewertung direkt am Vorgang angezeigt. So sehen Nutzer die entsprechende Bewertung auf den ersten Blick. Dabei können Sie die Bewertungsgrundlage natürlich auch nach Ihren individuellen Bedürfnissen erstellen.

Formularstatistik grafische Auswertung BITqms

Grafische Auswertung von Formularen

BITqms bietet auch für Formulare einige Auswertungsmöglichkeiten.

So gibt es beispielsweise die grafische Auswertung. Hier kann nach dem Ausfülldatum oder bestimmten Formularfeldern gefiltert werden. Daraufhin wird die gewünschte Formularstatistik erzeugt. Wie bei den Listenansichten erscheint unter der Grafik noch eine Tabelle mit den Verteilungen der Antworten.

Die Auswertung kann dann auch als Word- oder PDF-Dokument exportiert werden.

In der Gestaltung des Layouts sowie der einzelnen Formularelemente sind Sie völlig flexibel. Sie können dabei aus einer Vielzahl von Formularelementen wie der Texteingabe, Einfach- oder Mehrfachauswahl oder Skalen auswählen.

Dadurch ist es möglich, nahezu jeden Anwendungsbereich abzudecken: Meinungsumfragen, Urlaubsanträge, Mitarbeiterbeurteilungen, Prüfformulare für Qualitätssicherung und Produktprüfung, Checklisten, Umlaufbelege aller Art und mehr.

Die elektronischen Formulare ermöglichen die papierlose Informationserfassung. Das Ausfüllen der Formulare kann antwortabhängig gesteuert werden, sodass irrelevante Felder automatisch ausgeblendet werden können.

Durch die integrierte Daten- und Plausibilitätsprüfung und Pflichtfelder wird sichergestellt, dass alle gewünschten Daten erfasst werden und nur sinnvolle Werte eingetragen werden können. Und sollte der Verzicht auf Papier nicht möglich bzw. gewünscht sein, können Formulare unkompliziert mit Texterkennung (OCR) eingelesen und ausgewertet werden.

Abhängig von den erfassten Daten im Formular können passende Bearbeitungsprozesse automatisch angestoßen werden. Dabei können die Prozessinitiierungen individuell definiert werden. Benennung, Beschreibung und viele weitere Informationen können flexibel gestaltet werden.

Damit dienen Formulare nicht nur der Informationserfassung, sondern unterstützen auch die gezielte Weiterverarbeitung.

Die erfassten Informationen können direkt am Formular grafisch ausgewertet werden. Somit werden Trends und Häufungen direkt ersichtlich. Außerdem können beliebige Formularinhalte auch in Listenansichten integriert werden.

Dadurch werden Auswertungen ganz individuell zusammengestellt und an Ihre Bedürfnisse angepasst.

Individuelle Schnittstellen sind auch im Modul elektronische Formulare kein Problem, und können von uns entwickelt werden. Weitere Informationen gerne auf Anfrage.

Ergänzend zu unserem Modul elektronische Formulare empfehlen wir Ihnen die Module Projekt- und Maßnahmenmanagement und das Meinungsmanagement, um alle Funktionen optimal nutzen zu können.



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